SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE LOS EXÁMENES EN EL LABORATORIO OCCIDENTE UBICADO EN EL CENTRO COMERCIAL EDIVICA

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En la actualidad las organizaciones en todo el mundo invierten grandes cantidades de dinero en la implementación de sistemas de información, aproximadamente entre el 4 y 7% de sus ingresos totales anuales (information week, 2004). En un mundo tan globalizado y cada vez más competitivo las organizaciones han notado que uno de sus recursos más importantes es la información. Pues, estas buscan que la información sea confiable y oportuna para facilitar una toma de decisiones precisa y reaccionar más rápido a los requerimientos del mercado. Todos los sistemas contienen datos, pero no sirven de nada sino tienen un sentido, una elaboración; cuando se procesan es cuando se obtiene lo que se conoce como información. (Ackoff, 1999). Los usuarios de un sistema son los responsables de indicar cómo un sistema debe procesar los datos para que tenga como salida información útil.

En las últimas décadas los sistemas de información se han convertido en la herramienta funcional de una organización, casi todas las organizaciones alrededor del mundo dependen de la tecnología para procesar información. El papel principal es apoyar la coordinación de las unidades de una organización. La manera en que la información está distribuida y analizada dentro de una organización es un factor importante para el éxito de la misma, puesto que los sistemas de información desempeñan un rol esencial en la organización. (Mensching y Adams, 1991).

Para O’Brien (2001), los tres papeles principales de los sistemas de información son: apoyo a las operaciones comerciales, apoyo a la toma de decisiones gerenciales y apoyo a la ventaja estratégica.

Sin embargo, para adquirir un sistema de información que cuesta millones de dólares no significa que éste va a ser exitoso o va mejorar la productividad o va reducir costos; a menudo las organizaciones fracasan en la implementación de innovaciones tecnológicas. Por ejemplo, en Estados Unidos entre el 50 y 80% de las compañías que invierten en sistemas de información cancelan los proyectos y si no son cancelados no cumplen con las metas trazadas. En muchos casos los problemas de implementación ocasionan que los proyectos cuesten y tomen más tiempo del que originalmente se tenía planeado (Dawes et al.,2004).

Por su parte, O´Brien (2001), expresa que los sistemas de información son una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización.

Mientras que, Laudon y Laudon (2000), consideran a los sistemas de información de gran utilidad para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Los sistemas de información mejoran la efectividad gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción de una empresa garantizándole ventajas competitivas sostenibles.

Específicamente, en Venezuela la mayoría de las organizaciones se han visto en la necesidad de implementar los sistemas de información, para competir en este mundo tan globalizado, ya que estos ayudan a dar respuestas más efectivas en los procesos dentro de las organizaciones. Sin embargo, en la gestión de los sistemas de información visto desde la óptica nacional, el punto nodal estriba en cómo organizar, involucrar y evaluar la tecnología existente en un ámbito organizacional, con miras a enfatizar un radio de acción para un colectivo quien le demanda la prestación de un servicio o la entrega de un producto con altos rasgos de calidad y eficiencia.

En el Estado Trujillo, existen algunos laboratorios que han implementado sistemas de información para el desarrollo de sus procesos, sin embargo, existen otros que carecen de esta importante herramienta como lo son los sistemas de información, es decir, no disfrutan de los beneficios planteados que produce la implementación de un sistema de información, para mejorar sus procesos.

El Laboratorio Occidente, se encuentra ubicado en el centro Comercial Edivica, en la Ciudad de Valera, Estado Trujillo, estableció como meta a mediano y largo plazo, dar cobertura creciente a la demanda de todos los clientes que asisten a dicha organización, llegando estratégicamente cada año, a más clientes atendidos en todo el Estado, si perder la calidad que los caracteriza; razón por la cual deciden implementar continuamente nuevas tecnologías y mejoras en sus procesos.

Cabe señalar que dicho laboratorio no cuenta con un sistema de información, pues todos sus procesos son llevados de forma manual, lo que implica mucha pérdida de información con respecto a los exámenes de los clientes que visitan la organización, así como pérdida de tiempo, haciendo que todos los procesos se realicen muy lentamente. Esto revela lo ineficaz del proceso, lo cual origina alto grado de desorganización, lentitud en la recepción y entrega, entre otros.

Todo lo expresado conlleva al planteamiento de la propuesta, es decir, la necesidad de un cambio, implantando un sistema de información automatizado, el cual agilice los procesos del control de los exámenes, siendo de esta manera más confiables y seguros. De esta manera, la organización brindaría un mejor servicio a sus clientes, sin tener que repercutir en grandes costos. De lo anterior, se desprenden las siguientes interrogantes:

¿Será factible económicamente implantar un sistema de información para controlar los exámenes en el Laboratorio Occidente?

¿Será factible psicosocialmente implantar un sistema de información para controlar los exámenes en el Laboratorio Occidente?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Desarrollar un sistema de información para el control de los exámenes en el Laboratorio Occidente.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual para llevar el control de los exámenes en el Laboratorio Occidente.

Determinar los requerimientos de información para el control de los exámenes en el Laboratorio Occidente.

Diseñar el modelo lógico y físico de la base de datos para cumplir con los requerimientos de almacenamiento.

Diseñar los prototipos del sistema de información.

Justificación

Por lo anteriormente expuesto, se propone desarrollar un sistema de información para controlar los exámenes en Laboratorio Occidente, que permitirá mejorar el actual, agilizarlo y garantizando la consistencia de los datos indispensables para la generación de reportes en forma rápida y eficiente. El uso de este sistema evitará a los usuarios realizar procedimientos manuales para el logro de las actividades encomendadas.

En lo teórico, la investigación se justifica, puesto a que el investigador recoge información actualizada y pertinente sobre los sistemas de información, como elemento fundamental que determina la aceptación o rechazo del uso de las tecnologías, convirtiéndose en fuente de referencia para otros investigadores interesados en estas variables. En lo metodológico, se justifica por la búsqueda de métodos científicos, siguiendo así la metodología desarrollada por James Senn, para desarrollar sistemas de información. En cuanto a lo práctico, el desarrollo del sistema de información logrará solventar los problemas que allí se presentan, pues esto generará realizar los procesos más ágilmente, eficaz, rápida y sencillamente.

Delimitación

La temática de la presente investigación está basada en el área de desarrollo de sistemas de Información, el mismo será implantado en el Laboratorio Occidente, para controlar los exámenes de los clientes, el cual se encuentra ubicada en el Centro Comercial Edivica, Municipio Valera, Estado Trujillo. El mismo tendrá una duración de Seis (6) meses aproximadamente, iniciándose en el mes de Marzo del 2012 y culminándose en Agosto del 2012.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación

Son difíciles algunos segmentos de las sociedades que no hayan sido afectados, de alguna forma, por el manejo de la información. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de información para ejecutar las labores. En diferentes fuentes de información se puede mencionar como posibles puntos de referencia anteriores a esta investigación, la importancia de contar con un sistema para controlar la recepción y entrega de equipos electrónicos.

Alvarado, E. y otros (2008), en su trabajo de grado titulado "Sistema de información referente a los aportes de los afiliados y patronal de la caja de ahorro de la Contraloría del estado Trujillo”. El mismo tuvo como objetivo general optimizar la información referente a los aportes de los afiliados y patronal de la caja de ahorro, cuyo proceso de retiro, préstamos, ahorros, los aportes y retrasos en su ejecución diaria, por tal motivo se diseñó el sistema de información a registrar y procesar dicha información. La investigación se realizó mediante el tipo de investigación descriptiva y de campo, para el diseño del sistema se utilizó el software Visual Basic y sus datos se almacenaron en una base de datos creada en Access. Este aporte, fue relevante en la presente investigación, debido a que nutrió mediante las experiencias realizadas en el

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