SubGerencia de Cuentas por Pagar Ultima

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Versión : 01 Manual de Operación en Workflow SAP – IM Rol del Punto de Contacto

Tema: Sub­Gerencia de Cuentas por Pagar Ultima

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23/09/2015

De la pantalla inicial de SAP en la barra de

control superior pulsar el botón de ​SAP

Business Workplace.

Se desplegará una visual con carpetas similares a un correo, pulse la carpeta entrada.

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Pulsar Workflow : opción “Agrupados por Tareas”

En el despliegue buscar la carpeta denominada “Panel de Documento DP”

Prefiera utilizar la visual “Panel de Documento DP” dado que le permitirá tener una variante de visualización distinta con la descripción del contenido de la información en el Panel de Control de WF: Columnas con el id de WF, Estatus, N° Factura, Calificación (N:Nacional,E:Exportación,I:Importación), Fecha de Emisión, Glosa , Vendor id (Código SAP Acreedor)

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1.El botón permite refrescar la pantalla.

2.El botón permite apartar la tarea. Si una tarea

se abre, otro usuario no la podrá ver si usted la tiene abierta, pero además si tocó el WI y no lo liquidó, tampoco la tarea WF podrá ser vista por otra persona si no se aparta.

3. este Estatus significa

que usted abrió el workflow y nadie más lo puede liquidar.

4. este Estatus significa

que usted recibió un workflow y está listo para ser tratado, no ha sido abierto.

Para apartar una tarea bastará posicionarse en la tarea con el cubo obscuro

y pinchar el botón

“apartar” y la tarea podrá ser vista por otro usuario y quedará en estatus Listo.

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Al pulsar el workflow se abrirá la tarea mostrando dos pestañas con información:

En la pestaña” Panel” se observan los botones que permiten el intercambio del WF entre los interlocutores.

Si a la factura le falta el pedido aparecerá el Botón Consultar Buyer, este interlocutor se refiere al usuario que debe colocar el pedido.

Si a la factura le falta la recepción (EM) en SAP , entonces aparecerá el botón Receiver, este interlocutor se refiere al usuario que realizará la Aceptación del Servicio o la Entrada de Mercancía.

Revisar los comentarios del AP‐processor y realizar comentarios para los usuarios Buyer y Receiver.

A continuación un ejemplo de pantalla con interlocutor Receiver o Receptor:

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Al pie se observa el log del proceso con los tiempos y nombres de usuarios intervinientes.

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La segunda pestaña “Datos de Indice” contiene los datos de la factura :

a) Datos de documento: trazabilidad del Workflow b) Datos de Indice: los datos de la factura considerando los códigos SAP de la Sociedad y Acreedor c) Información de Impuestos: IVA, valores no afectos y retenciones de impuestos.

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En esta pestaña en la barra de control encontrará un botón llamado “Derivar/Simular Reglas de Negocio”, al pulsar este botón se desplegará una lista de validaciones preparadas para detectar posibles errores y corregirlos.

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En las lineas de:

a) Lista de PO: debe digitar el N° de pedido b) Lista de GD: debe digitar la Guia de Despacho c) Lista de HAS: debe digitar el N° de HAS

Si los documentos son más de uno el separador debe ser el punto.

Esta información debe ser copia fiel de SAP, si así fuese se contabilizará automaticamente.

Una vez actualizados los datos en las lineas de lista, deben ser actualizadas las opciones ubicadas al pie del workflow y pinchar OK para tomar las posiciones

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Para tomar las posiciones deberá marcar los flag de las posiciones necesarias y pinchar la opción añadir lineas seleccionadas y grabar.

Si la EM no tiene diferencias con la factura podrá pulsar el botón “Ejec. Reglas Comerciales” y logrará contabilizar la Factura.

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Selección de usuarios de la lista

Si envía una tarea haciendo doble click en la lista, enviará la tarea WF al grupo completo de usuarios, para lograr enviar la tarea a un interlocutor único, debe borrar los usuarios restantes arrastrando el cursor, dejando las líneas seleccionadas en amarillo y pulsando el botón con el signo negativo logrará borrar el resto de los interlocutores.

Imagen de la Factura

En la parte superior de la pantalla se observan algunos botones, entre los cuales se encuentra “imagen”, al pulsar este botón se desplegará la imagen de la factura y los comentarios realizados por los actores del proceso.

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Rol del Receiver o Receptor

Una vez que el punto de contacto envió la tarea Workflow al Receiver, esté deberá realizar las entradas desde el panel de comando del Workflow

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Este panel tiene disponible los siguientes botones:

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