Trabajo De Grado

INTRODUCCIÓN

La tecnología de la información se ha convertido en una herramienta indispensable en el ámbito de todo quehacer laboral, las organizaciones no son ajenas a este cambio y necesidad de información. Se esta viviendo en lo que muchos han llamado la “ERA DE LA INFORMACIÓN”, la rapidez de este cambio tecnológico ha traído grandes cambios en las actividades gerenciales y operacionales, lo que más se aprecia en el mundo de hoy son máquinas y la información que fluye a través de las computadoras. Todo este conocimiento tecnológico permite a las organizaciones, brindar respuestas rápidas a los niveles de servicio y nivel superior, mediante el empleo de herramientas que permitan el manejo de una información concreta, precisa y oportuna.

Teniendo presente lo anterior El INSTITUTO DE EDUCACION TECNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, no puede ser ajeno a esta “era de la información” por cuanto, se vio la necesidad de efectuar una verificación del funcionamiento del software de Registro y Control Académico, de tal manera que se mejore el servicio en esta dependencia, puesto que, se observa que desde su funcionamiento a partir del 10 de mayo de 1973 hasta hoy, población de estudiantes se ha ido incrementando sustancialmente, lo que implica el manejo y proceso de grandes volúmenes de Información correspondiente a: Programación Académica, Inscripción Matricula de Alumnos, Actualización de registros y la atención a los estudiantes a través de los servicios académicos; dichos procesos requieren de un adecuado tratamiento del manejo de la información efectuados en un ambiente rápido y seguro.

En sus inicios el registro y control del Instituto de Educación Técnica Profesional, realizaba de forma manual e independiente los procesos antes mencionados; como consecuencia existían más de una copia de los mismos datos y en diversos formatos, Ello hacía difícil la integración de los datos a través de diferentes aplicativos que permitían recuperar posteriormente la información. En la actualidad esta dependencia cuenta con una base de datos que requiere una nueva verificación del funcionamiento de la base de datos, de manera que sea eficiente y confiable, que permita trabajar y brindar respuestas efectivas a las necesidades de la institución y en futuro se mejoren los procesos en el aplicativo.

2. TÍTULO DEL PROYECTO

EVALUAR EL FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO- VALLE.

3. PLANTEAMIENTO, FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, es una entidad que ofrece programas Técnicos Profesionales y por ciclos propedéuticos, viéndose incrementada su población semestre a semestre, lo que implica el manejo y proceso de grandes volúmenes de Información.

Igualmente El Instituto de Educación Técnica Profesional ofrece los programas dos veces por año, realizando inscripciones cada semestre de donde se obtiene la historia académica del estudiante, de allí, parte el proceso académico que incluye: la programación académica, matrícula de alumnos nuevos, matrícula de alumnos antiguos, realizados de acuerdo a un Calendario Académico y actualizando los registros de notas, para elaborar historiales académicos y cuadros de mérito; procesos que exigen un adecuado tratamiento en un ambiente de seguridad, confiabilidad y rapidez.

Se observa que los usuarios del software de Registro y Control Académico del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo – Valle, directamente relacionados con éste, tienen dificultades en el manejo de los diferentes módulos al momento de generar reportes y suministrar información veraz, oportuna y limpia, tanto a los clientes internos como externos; igualmente, en la institución no está definida una política de seguridad no existe un administrador del sistema que parametrice el mismo y dé a los usuarios los permisos de acceso al software académico. También existen fallas con respecto a validaciones de entrada de los datos en la creación de la asignaturas en el campo tipo de asignatura que corresponde a FORMATIVA O CERTIFICATIVA está definido que N=formativa S=Certificativa, pero en el momento de ingresar en el campo él recibe cualquier letra, Se observa que en el aplicativo presenta lentitud en el proceso de matricula académica y consulta de reportes.

En este sentido: la uniformidad, precisión (información correcta), oportunidad (Información disponible), plenitud (Información completa), significado (Información interpretable) e integridad (Información coherente), se ven seriamente afectadas por causas críticas como:

Ralentización de los procesos ejecutados desde el aplicativo.

El aplicativo no exige permisos o claves de acceso para la realización de cambios en el sistema por parte de los usuarios.

El aplicativo de RC no genera Backups automáticas.

El aplicativo RC no tiene un administrador definido.

La oficina de registro y control carece de un modulo de consulta individual para estudiantes.

No descargue automático de notas desde la plataforma.

El aplicativo carece de un proceso generador de informes de acuerdo al modelo pedagógico tratado (SFERE/TRADICIONAL).

El aplicativo carece de un modelo o esquema que formalice (documente) los respectivos cambios (ley/estructura) que se realicen al mismo.

La institución tiene implantados dos modelos pedagógicos (SFERE/TRADICIONAL).

El reglamento estudiantil presenta inconsistencias respecto los esquemas de calificación.

El

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