ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Se puede constatar que el tipo de archivo que se maneja en la institución donde se realizan indagaciones, es de gestión, ya  que se manejan documentos desde el momento de la planeación, elaboración, trámite, clasificación, ordenación y transferencia documental.

El batallón de mantenimiento en Apoyo Directo, cumple con lo estipulado en la Ley General de Archivo 594 del 2000, así mismo cumple a cabalidad con los reglamentos y acuerdos ordenados por el Archivo general de la Nación en cuanto a la producción tramite, preservación y conservación de la memoria histórica documental de las Fuerzas militares, teniendo en cuenta que el derecho a la información es de carácter público y por lo tanto debe estar debidamente organizado para facilitar su consulta.

Las actividades que realiza la unidad son de mantenimiento, razón por la cual la gestión documental es uno de los pilares fundamentales dentro del correcto funcionamiento de los diferentes procesos debido a que el planeamiento empieza con una necesidad, la cual se ve reflejada en una solicitud de mantenimiento. Esta solicitud es radicada en la oficina de registro (ventanilla de correspondencia), lugar donde se da inicio al respectivo tramite del documento, el encargado de la dependencia una vez radicada la solicitud, se encarga de dirigirla al ente superior para objeto de revisión y posterior orden con respecto a la solicitud requerida, dicho esto el documento vuelve nuevamente a la oficina de registro donde se direccionara a la dependencia que deberá hacerse responsable por cumplir con el respectivo proceso.

Cabe resaltar que la dependencia que recibe la solicitud, es la responsable de dar respuesta y archivar la documentación que requiera dicho trámite.

Como se Organiza el Archivo?

El archivo se organiza teniendo en cuanta a estructuración de las dependencias y sus respectivas funciones, cada sección maneja distintos procesos que a su vez se organizan teniendo en cuenta las tablas de retención documental de la Unidad.

Para empezar a organizar un archivo primero se clasifica la documentación, es decir se verifica a que dependencia pertenece cada documento, al tratarse de un  archivo de gestión, este se clasifica según su tiempo de retención, en este caso la mayoría de la documentación cumple con un ciclo de 2 años en la dependencia que los genera.

El archivo, que se deberá organizar de acuerdo con lo establecido en las TRD y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones relacionados con el tema. Toda dependencia sigue las pautas establecidas para su organización, entre as cuales están contar con Organigrama actual de la unidad, identificando la ubicación de la dependencia, el acto administrativo de creación y asignación de funciones de la unidad o dependencia, las tablas de retención documental de cada dependencia y el listado general de series y subseries 

Para la  utilización de las cajas y carpetas que sirven para el almacenamiento de la documentación, se tiene en cuenta lo establecido en la NTC 5397:2005, donde se señalan las características de calidad de la cartulina, del cartón corrugado con recubrimiento interno y del cartón de archivo; así como lo establecido por el AGN respecto a las especificaciones para cajas y carpetas de archivo. El archivo de gestión cuenta con dos tipos de cajas las X-100 en las cuales se almacena el archivo activo del año en curso, y las cajas X-200, las cuales contienen la documentación debidamente organizada, cumpliendo con todos los parámetros de ordenación, clasificación, depuración, foliación y sistematización en el formato único de inventario documental.

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