ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LA EMPRESA

El desarrollo de los sistemas económicos, la diversidad de mercados, la evolución tecnológica y la necesidad de información razonable y oportuna, trae como consecuencia precisar de sistemas de información administrativo-contables que estén en sintonía con dicha evolución. Por lo tanto la UNA plantea en su plan de estudio de la carrera Contaduría Pública, el curso denominado Modelos Contables que le permitirá al futuro egresado conocer y aplicar principios, normas y procedimientos contables ajustados a los diferentes tipos de organizaciones que hacen vida en el sistema económico.

Para el desarrollo del estudio se contó con la colaboración de la Asociación Venezolana de Educación Católica (AVEC), organización civil, sin fines de lucro que trabaja de la mano con el Ejecutivo Nacional, específicamente con el Ministerio del Poder Popular para la Educación, ofreciendo una educación de excelencia, centrada en los valores evangélicos permitiendo el proceso constante de superación y de cambios positivos para la sociedad venezolana. Al analizar el sistema contable y administrativo de la AVEC, su funcionamiento y características, se podrá obtener una visión global de la organización, además de verificar el uso eficiente de los recursos para el logro de los objetivos, a propósito de conocer las fortalezas, debilidades y aspectos a mejorar del sistema, con el fin de mantener una estructura sostenible a los cambios y enmarcada en el beneficio social que representa.

ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LA EMPRESA

1.1 Características de la Empresa

La empresa en estudio se identifica bajo la razón social “ASOCIACIÓN VENEZOLANA DE EDUCACIÓN CATÓLICA” ubicada en la ciudad de Caracas-DC, específicamente en la esquina de Luneta, Edif. Centro Valores, piso 2, Ofic. 2-2, parroquia Altagracia, cuenta con el apoyo de 32 seccionales a nivel nacional y con 68 años de servicio.

La asociación es un ente no lucrativo cuya actividad principal es la satisfacer sin discriminación el acceso libre a la educación, con el apoyo del Estado y la familia venezolana. La AVEC pone al servicio de la educación tanto su capacidad instalada en la Oficina Central y sus 32 Seccionales como toda la planta física de los diferentes Centros Escolares o Centros Participantes que se acogen al Convenio con toda la tecnología educativa existente y el voluntariado del personal presente en cada centro. El Estado a través de la Ley de Presupuesto de cada año, ofrece el apoyo financiero para cubrir el déficit de funcionamiento de los Centros participantes del Convenio MPPE-AVEC. La Familia aporta al Convenio no sólo el entusiasmo y participación comunitaria, sino también una contribución voluntaria adecuada a sus posibilidades socio-económicas, de tal modo que, a través de una modalidad de contribuciones diferenciadas todos puedan sentirse orgullosos de colaborar con algo tan valioso como lo es la educación de sus hijos. El aporte puede ser en efectivo o en especie con trabajo voluntario al servicio del centro participante. El capital social de la asociación es de Bs. 25,20 donado por la Conferencia Episcopal de Venezuela.

1.2 Funcionamiento del Proceso Administrativo-Contable

Objetivos del sistema contable

El objetivo del sistema Aspel (Software Administrativo-Contable) es mantener actualizada la información contable y fiscal de la empresa de forma segura y confiable, pretendiendo brindar a los usuarios servicio de alta calidad y tecnología, reflejando ante todo uno de los principales objetivos, simplificar las actividades administrativas y facilitar la correcta toma de decisiones.

Integración del sistema administrativo-contable y su funcionamiento

Mantiene interfaces con los sistemas Aspel COI (sistema para la información contable y fiscal) y Aspel Banco (sistema para el control bancario) e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa. El sistema administrativo-contable realiza Interface al momento de registrar un cheque, un cargo o abono, generándose automáticamente la póliza correspondiente, lo que permite mantener actualizada la información contable de la empresa en forma segura y confiable.

Tareas que se realizan en el sistema contable

- Controlar eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento.

- Manejar movimientos y saldos en moneda nacional y extranjera, la programación de movimientos periódicos, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.

- Para una mayor eficiencia administrativa e integridad de la información, Aspel-BANCO mantiene interfaz en línea con Aspel-COI permitiendo la contabilización automática de todos los movimientos bancarios.

- En relación a las Cuentas Bancarias se manejan diferentes tipos de cuentas: cheques, inversiones, caja y crédito, entre otros. Así como consultar el saldo actualizado de cada una de las cuentas bancarias, desglosando los montos en tránsito y en inversiones en cualquier momento.

- Registrar varios conceptos de cargo en el mismo cheque (multiconcepto), además de facilitar la impresión personalizable.

- Capturar depósitos, retiros, pagos, cheques y transferencias entre cuentas.

- Registrar abonos de diferentes clientes (multiconcepto).

- Capturar transferencias entre cuentas; su consulta permite una rápida apreciación de las afectaciones.

- A cada movimiento se puede asociar cualquier archivo (doc., xls., pdf., jpg.) como comprobante del mismo, incluso se pueden asociar y consultar comprobantes fiscales digitales tales como las facturas electrónicas (Almacén Digital de Documentos).

- Programación de cargos y abonos repetitivos.

- Desde la consulta de la agenda es posible: confirmar movimientos, autorizar cargos y asignar el número de cheque; para mayor dinamismo, la consulta permite la selección múltiple de movimientos.

- Práctica presentación y manejo de la consulta con filtros de los movimientos por día, semana, quincena o mes, entre otros.

- Consultas, reportes y estadísticas, tales como Diario de bancos, Estados de cuenta, Movimientos en conciliación, Pronóstico de ingresos y egresos, Flujo de efectivo y Creación de reportes definidos por el usuario.

Operaciones financieras que realiza la empresa y su adecuación al sistema contable

- Elaborar y sustentar los Estados Financieros, a través de la emisión de reportes de libro de Diario, Mayor, Estado de Resultados, Balance General, así como el Cierre Contable y el análisis de cuentas, lo cual se lleva a cabo mediante la revisión de los reportes emitidos del sistema contable, evaluando las diferentes cuentas para efectuar oportunamente las correcciones y/o ajustes a que hubiere lugar, así como controlar los Ingresos y Egresos, los inventarios y Activos Fijos y manejo de indicadores de gestión.

- Analizar la consistencia de las operaciones contables procesadas diariamente en el sistema contable, permitiendo verificar el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados, cumpliéndose que durante un período Contable, se deben aplicar las normas y los principios de manera uniforme. Si por cualquier motivo se presentan cambios o ajustes a estas normas o principios y en los métodos de aplicación de éstas, es preciso identificar y determinar de qué manera inciden en la información contable.

- Coordinar y evaluar la información contable de cada Centro bajo su responsabilidad y consolidarla, a fin de preparar los estados financieros mensuales, trimestrales y anuales, para la elaboración de informes o cuadros demostrativos sobre el comportamiento contable financiero.

- Se efectúan los registros correspondientes a las transacciones generadas en las diferentes Cuentas Institucionales diariamente en el sistema contable, con el fin de obtener la información financiera confiable en un determinado momento y facilitar el proceso de conciliación mensual.

- Se realiza arqueo de caja para garantizar la integridad y disponibilidad efectiva de la misma y se emite cheque correspondiente con el detalle de la póliza generada al momento de contabilizar la transacción.

- Modificación del catálogo de cuentas según los requerimientos de la empresa, mediante la inclusión o exclusión de cuentas principales y/o auxiliares, dichas modificaciones se hacen a través de las herramientas que suministra el sistema contable, respetando las normas internacionales de contabilidad.

1.3 Fortalezas y Debilidades que Presenta el Sistema Contable

Descripción del tipo de código de cuentas que utiliza la empresa

El plan de cuentas de la AVEC está estructurado en nueve dígitos y seis niveles, el primer dígito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o cuentas de orden).

El segundo dígito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al circulante, el grupo 2 que hace referencia a los no circulantes, el grupo 3 hace referencia a otros activos y el grupo 4 a posición monetaria.

El tercer dígito identifica la cuenta

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