Sistemas Administrativos y Contables

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en términos operativos de las actividades necesarias para que los datos ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones.

Implican además, la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

El Sistema Administrativo es básicamente una estructura de relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

Las condiciones económicas del mundo actual han impactado sobre la dimensión, configuración y comportamiento de las organizaciones. La aparición de las grandes corporaciones a nivel mundial ha provocado nuevas formas de administración y necesidad de aplicar nuevas técnicas y nuevos mecanismos de comunicación, colocando a la información y al conocimiento en un lugar de privilegio en el momento de acceder a los elementos básicos de los procesos de decisión.

En el presente informe trataremos de explicar en forma ordenada el estudio realizado acerca del tema “SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN”, elegido por común acuerdo de los integrantes de este equipo.

Para la realización del trabajo nos proponemos analizar los conceptos de sistemas, sistemas administrativos, las 5 disciplinas y la dirección de las organizaciones y gestión del conocimiento, los cuales son de gran utilidad para la organización de una empresa.

PÚBLICO DESTINATARIO

Se pretende brindar los conocimientos adquiridos mediante la realización de este proyecto a toda la comunidad docente y estudiantil perteneciente al Instituto Universitario de Tecnología READIC – UNIR, así como también, a todas aquellas personas quienes necesiten consultar información sobre Los Sistemas de la Administración, específicamente a través del siguiente material didáctico.

JUSTIFICACIÓN

Las condiciones económicas del mundo actual han impactado sobre la dimensión, configuración y comportamiento de las organizaciones. La aparición de las grandes corporaciones a nivel mundial ha provocado nuevas formas de administración y necesidad de aplicar nuevas técnicas y nuevos mecanismos de comunicación, colocando a la información y al conocimiento en un lugar de privilegio en el momento de acceder a los elementos básicos de los procesos de decisión. El éxito de una organización se apoya en diversos factores entre los que se destacan:

• La elección del producto o servicio con el que se opera; su originalidad, innovación, especialización y oportunidad de lanzamiento influyen en su nivel de éxito.

• El mercado, es decir el conjunto de potenciales clientes o usuarios.

• La gestión del conocimiento (knowledge management); este es un factor quizás de más reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta indispensable para sobrevivir en la competitividad.

• La estructura financiera, o sea disponibilidad de capital o de crédito suficiente.

• El aporte de la tecnología en los adecuados niveles de actualización.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un material didáctico digitalizado, donde se destaque todo lo referente a los Sistemas de la Administración, la 5 Disciplinas en la Dirección de las Organizaciones conjuntamente con La Gestión del Conocimiento

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Diseñar un material didáctico digitalizado que sirva de apoyo para dar a conocer la información más relevante sobre los Sistemas de la Administración, la 5 Disciplinas en la Dirección de las Organizaciones conjuntamente con La Gestión del Conocimiento.

2. Determinar las herramientas utilizadas en la elaboración del material didáctico sobre los Sistemas de la Administración, la 5 Disciplinas en la Dirección de las Organizaciones conjuntamente con La Gestión del Conocimiento.

3. Describir los conocimientos científicos adquiridos mediante la investigación sobre los Sistemas de la Administración, la 5 Disciplinas en la Dirección de las Organizaciones conjuntamente con La Gestión del Conocimiento.

BASES TEÓRICAS

1.- SISTEMAS

Según Bennis, W. G.; Benne, K. D.; Chin, R.(1961) Sistema no es mas que un conjunto de unidades combinadas en forma natural o artificial para formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad que trabaja ordenadamente; una unificación coherente.

2.- SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Según Barrios (2000), un Sistema Administrativo es: "El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información". Para nosotros, sin embargo, un Sistema Administrativo es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos.

Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento. De acuerdo con las anteriores definiciones, El Sistema Administrativo es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

3.- ELEMENTOS INTEGRANTES DE LOS SISTEMAS ADMINSISTRATIVOS

Si bien el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las rutinas, procesos y generación y transmisión de información necesarios para su concreción.

• Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento, almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas.

• Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanner, códigos de barra); elementos de procesamiento de la información (hardware y software); elementos de transmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranet).

• Gestión del conocimiento: El knowledge management se ha convertido en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción empresaria. Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo. Este tema está tratado con amplitud en otra sección de este trabajo.

4.- ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos y las normas que los acompañan deben cumplir las siguientes condiciones:

• Deben producir la información necesaria para que las diversas áreas componentes de la empresa en sus diversos niveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas.

• Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan ser ejecutados en la oportunidad en que las operaciones se necesite, Los plazos para las tareas de la administración empresaria deben cumplirse. Los elementos para la producción deben ser requeridos y estar disponibles cuando se los necesite. Si se los recibe antes originarán inmovilización innecesaria de capital de trabajo; no disponer de ellos por atrasos en las operaciones de adquisición o recepción implica demoras o paralización de la línea de producción.

• Deben responder a condiciones de alto grado de seguridad en todos los niveles y pasos de su ejecución. Deben existir formas o mecanismos que permitan controlar

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