Administracion Documental

2.

Objetivos de la gestión documental

• El objetivo principal es simplificar la búsqueda de documentos teniendo en cuenta sus ciclos vitales

Demás objetivos

• Conservar el historial corporativo de las diferentes organizaciones.

• Servir de apoyo para distintas decisiones que la empresa tienda a determinar

• Agilizar el proceso proceso organizacional con la información debidamente archivada

Ensayo

Para hablar sobre la gestión documental debemos de tener claro este concepto, el cual sus mayores referencias las tiene en el siglo XX y surge con la necesidad de tener una debida organización en cuanto a la vida útil de los documentos, los cuales eran provenientes de actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

La gestión documental en términos coloquiales «es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía ».

Otro de los términos de gestión documental es «Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación », esta definición la encontramos en la ley 594 de 2000 la cual es la ley general de archivos que nos muestra cuales son los lineamientos, normas y demás conceptos tales como archivo, archivo total, documentos, soporte documental, tablas de retención documental, categorización de archivos, etc, los cuales necesitamos para una excelente gestión documental.

En estos tiempos el concepto de gestión documental se ha expandido en un alto grado ya que con el tema de la tecnología cada vez se ven distintos medios de almacenamiento los cuales tienen un papel importante en este tema ya que se deben de dar diferentes soluciones para la debido archivamiento de la información que las empresas consideren importantes teniendo en cuenta el ciclo vital de estos los cuales pueden ser de gestión, central o histórico.

En las organizaciones es indispensable la ordenación de todos los procesos pero aun más la clasificación en el archivo ya que la función de este es la de salvaguardar cada uno de los documentos importantes en una forma ordena, y en donde se pueda llegar a consultar lo necesitado sin tener que acudir a la persona o dependencia encargado de estos documentos.

Esta documentación puede ser administrada por la misma empresa la cual deberá tener instalaciones

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