Gestion Documental

TAREA 1

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL G II

ARMENIA

2012

TAREA I

TAREA EN ISSUU

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIV´STICA

GESTION DOCUMENTAL G II

ARMENIA

2012

TABLA DE CONTENIDO

Contenido

INTRODUCCIÓN 4

JUSTIFICACIÓN 5

OBJETIVOS 6

OBJETIVO GENERAL 6

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6

DESARROLLO 7

CONCLUSIONES 15

INTRODUCCIÓN

En muchas entidades tanto de nivel nacional departamental y en mi caso capital logramos evidenciar la falta de un Programa de Gestión Documental (PGD) ya que encontramos oficinas conservando documentos no correspondientes a sus funciones o asuntos encargados, de igual forma encontramos en ocasiones custodia excesiva o mínima sobre la documentación; esto genera que exista congestión documental, disminución de los espacios de conservación de los documentos y en ocasiones perdida de los mismos.

En esta ocasión veremos todo la parte normativa teórica y un poco de la práctica de lo anteriormente mencionado, de tal manera que podamos identificar la importancia del tema tratado en este documento.

JUSTIFICACIÓN

Esta actividad tiene como objetivo la identificación de la importancia de un buen programa de gestión documental así como la valoración de los diferentes documentos, de igual forma la identificación de cuales merecen su conservación y cuales no .

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Identificar la importancia de los documentos y el ¿por qué? de las normas que rigen y cobijan los mismos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar los diferentes niveles de análisis que se presentan a la hora de elaborar un PGD.

 Conocer la forma en la cual nace la Gestión documental y el ¿por qué? de su nacimiento.

 Conocer las diferente s normas y entidades que se encargan de conservar y preservar el patrimonio documental.

DESARROLLO

1. 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar

• Para iniciar y tomando en cuenta el hecho de que en la gestión documental todo su entorno está compuesto y conformado por la escritura en sus diferentes idiomas, así como las técnicas y procesos aplicados a estos se pueden realizar de manera empírica y sin ningún conocimiento acerca de la materia, tomando como punto de partida el hecho de la aplicación de los mismos requieren simplemente de la lógica de quienes producen la documentación, ya que este último punto facilita muchísimo más la aplicación de los procesos a la misma.

En el documento llamado “GESTIÓN DOCUMENTAL” de Luis David Fernández Valderrama se habla de un nacimiento afirmado por Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía quienes, están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.

Como adicional encontramos en este documento que se nos aclara el hecho de que al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

En otro documento podemos encontrar un fragmento en el cual se nos habla, de que el uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel, dándonos a conocer otro ciclo que está iniciando en la gestión documental aplicada en las bibliotecas y centros de consulta.

En resumen podemos afirmar que la gestión documental como tal nace a partir del momento en que se encuentra la necesidad de dar tratamientos a los documentos y/o materiales de consulta de acuerdo a su necesidad a su frecuencia de consulta así como a las leyes y normas que rigen sobre estos; de igual forma tomamos en cuenta el hecho de que frecuente mente aplicamos procesos de esta ciencia simplemente que se le dan nombres más comunes, desde la existencia de los Quipus en culturas indígenas hasta la creación de software que regulan y producen la documentación, encontramos la gestión documental con la diferentes evoluciones de los soportes en que encontramos estas.

De igual forma podemos concluir que los procesos de gestión documental son aplicables a la vida cotidiana la diferencia es que no se habla de gestión documental simplemente porque no existen documentos.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

• Tomando como base la definición dada en la ley 594 del 2000 ley general de archivos, puedo afirmar que la gestión documental es la actividad aplicada a los documentos producidos y recibidos en las diferentes entidades o porque no en la vida cotidiana como lo dije anteriormente, ya que estos procesos enmarcan la eliminación de documentos innecesarios y de igual forma la conservación de aquellos que tiene valores incalculables.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

• Documento: es todo aquel registro de información producido con el objetivo de informar, comunicar y/o avisar sin que exista alguna función o norma que reglamente u obligue a la producción de este.

• Documento de archivo: a diferencia del documento original este se produce enmarcado por una norma, ley o función; por ende este debe ser custodiado y tratado de manera diferente al anterior.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

• Desde mi punto de vista el archivo general de la nación (AGN) es el ente rector de políticas archivísticas a nivel nacional para todas las entidades de orden estatal o que trabajen en función de estas.

Adicionalmente a la realización de las normas y políticas que deben seguir los archivistas está encargado de guiar en la implementación de las mismas a todas aquellas entidades que así lo requieran.

Este también cumple la función de custodiar y albergar la memoria histórica de la nación ya que allí encontramos documentos antiguos que pueden ser consultados con el objetivo de revivir la historia o tal vez aclarar dudas que el material bibliográfico no lo puede

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