Gestion Documental

1) LUGAR DE TRABAJO: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GERENCIA VICHADA

CARGO: TECNOLOGO DE SISTEMAS

ACTIVIDADES O LABORES DIARIAS DE ACUERDO AL MANUAL DE FUNCIONES:

 Apoyar las bases de datos y sistemas de información

 Responder por la administración de las bases de datos

 Garantizar la conservación de archivos de seguridad

 Apoyar el diseño de software e instrumentos de gestión desarrollados por la oficina de sistemas

 Velar por el uso racional eficiente de los elementos y equipos

 Solicitar oportunamente el mantenimiento de lose quipos en software y hardaware

 Apoyar la capacitación y actualización de los funcionarios de la gerencia departamental

 Proponer la automatización para el mejoramiento de procesos y procedimientos de la gerencia

 Cumplir con los objetivos y metas concertadas de acuerdo con los indicadores y desempeño formulados por la gerencia

 Preparar y presentar los informes de las actividades desarrolladas

 Las demás funciones asignadas por su superior inmediato y relacionadas con la naturaleza del cargo.

2) QUE ES ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:

Es el manejo y procedimientos que se le deben dar a los documentos ya sean públicos o privados y que cumplan con objetivos y políticas en pro de la seguridad, calidad,

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

El objetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.

 Consolidar toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.

 Conservar la memoria corporativa, de esta manera la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

 Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.

 Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.

 Incrementa la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.

 Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

 Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva, mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.

 Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivistas.

3) ENSAYO ADMINSITRACION DOCUMENTAL

Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy importante puesto que en ellos se basa la seguridad jurídica tanto de las personas, como de las administraciones. Como cada día se multiplica la cantidad de documentos, esto se convierte en un problema que requiere una pronta solución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.

Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros

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