Gestion Documental

LA ADMINISTRACION.

Es el proceso de planificar organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación, localización de procesos en la comunicación de negocios, para alcanzar estos objetivos necesitas de toda la información concentrada en los archivo para así establecer su organización, plantación, dirección y métodos de sus procesos lo cual le permite tomar decisiones acertadas.

Básicamente los archivos son creados por personas u organizaciones para sus propios fines y deben recurrir a ellos para buscar la información precisa acerca del producto, actos administrativos, determinar, verificar y tomar la decisión más rápida que necesite para el funcionamiento de esta misma.

COMO ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA

Establecer un programa de administración de archivo eficaz le ahorra dinero y apoya operaciones eficientes y productivas. Estos archivos se pueden clasificar en tres fases:

1. ACTIVOS: actualmente en usos

2. SEMIACTIVOS: necesarios para referencias o retención legalmente requerida.

3. DESTRUCCION: ya no son útiles y listos para destruirse.

EL PROGRAMA EN TRES FASES

1. haga un inventario de sus archivos: sepa cuales archivos tienen, donde están y en qué cantidad

2. programe los periodos de retención: establezca un calendario para saber cuándo deben transferir dichos archivos.

3. almacené los archivos de manera conveniente: el almacenamiento eficiente es la clave para un programa que recorte gastos y de información efectiva y rápida.

De ahí que los archivos se hayan ido configurando, como centro de producción de información. Esto debe continuar recogiendo los hechos, como las actuaciones referentes a la evolución y desenvolvimiento de la administración

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACION.

Visto desde la perspectiva de la administración es fundamental la protección del patrimonio, en cumplimiento de su obligación legal, a través de protocolos de conservación que aseguren la preservación de los documentos en soporte electrónico a lo largo del tiempo. Pero también asegurar la integridad, autenticidad y fiabilidad de los documentos conservados en el archivo: el archivo es el custodio y garante de los derechos y obligaciones de la administración y de los ciudadanos. Sin olvidar que para cumplir estos deberes es imprescindible que la localización de la información sea rápida y fácil.

La administración en los documentos requerirá de un servicio de archivo que permita a los ciudadanos acceder a ellos generados por las administraciones: para demostrar un derecho, acreditar un pago, obtener un certificado, como prueba ante la ley… y además se debe asegurar el control del acceso a la documentación y la protección de los datos personales de los ciudadanos.

Qué beneficios obtienen pues la organización y el ciudadano de un buen sistema de archivo de documentos en la administración:

1. Contribuye a una mejora de la gestión administrativa, haciéndola más ágil, más eficaz y más rápida.

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