Gestion Documental

1. DOCUMENTACIÓN GENERAL, SISTEMAS, REDES Y CENTROS

1.1. El concepto de documentación general

La mayoría de los autores están de acuerdo en que la comunicación es la

transmisión de un mensaje que va de un emisor a un receptor por medio de

una señal que se da a través de un canal. Es un proceso informativo en el que

intervienen elementos básicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un

mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un

conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor.

Para hacerlo, la fuente debe encontrar alguna forma de codificar ese mensaje

para transmitirlo de forma exacta al destino. Para ello puede utilizar

expresiones, palabras y algún otro tipo de código siempre que sea familiar para

el receptor. Se trata de que entienda el significado. A su vez la fuente debe

encontrar un canal apropiado a través del cual transmita el mensaje. Una vez

que el receptor ha recibido el mensaje lo codifica dentro del alcance de su

propia experiencia. El reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona

lo que denominamos retroalimentación para el emisor en el sentido de que el

mensaje ha sido recibido. En este punto consideramos que el modelo básico de

comunicación se llega a invertir.

La retroalimentación da al emisor alguna indicación de la forma en la que el

receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar, repetir o

explicar el mensaje con mayor detalle. Como características generales

podemos decir que el programa (disciplina que consta en un programa) es

información; abierta, flexible, dinámica, y a demás se consolida en su

andadura.

Los criterios para establecer la definición de Documentación son:

• Generalidad

• Autonomía

• Instrumentalizad

• Ciencia informativa

• Objeto de estudio

• Especificidad.

Documentación como comunicación: (proceso informativo).

Es uno de los posibles objetos de la información. No podemos negar que la

documentación es información y que además se acoplan entre ambas. El

concepto información constituye la base de la documentación. La

documentación tiene como fin último la noticia de los documentos, es decir,

transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar.

La documentación es información:

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• Potencia la información

• E informa acerca de la información.

Pero la documentación no es solamente información en el sentido superficial;

es más bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un documento que

contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un sujeto

receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver

fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la

información hemos visto que intervienen unos elementos básicos de modo

paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso

documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A

través de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el

investigador o el usuario con carácter general la naturaleza de este proceso

peculiar de información se deriva del objeto transmitido: el documento., pues en

el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente

un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el

que transforma el documento primario en secundario. Ej. LIBROS −

BIBLIOTECARIO − REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Por lo tanto el documentalista transforma un mensaje documentado en

documental, generando otro mensaje o documento secundario para hacerlo

llegar al usuario que lo decodificará.

Mensaje documental: se reflejará en el momento en que pasa de potencia a

acto, de mensaje difundible ha difundido. Es el mensaje documentado una vez

comunicado.

2. ORÍGENES HISTÓRICOS DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

2.1. La fundación del Instituto Internacional de Bibliografía

El movimiento de la documentación se institucionaliza por la acción de dos

abogados belgas: PAUL OTLET y HENRY LAFONTAINE. Otlet realiza estudios

de diversa índole en el Derecho, Economía, Historia, etc. De su figura podemos

destacar su vocación por la organización de los conocimientos y la búsqueda

permanente de una síntesis que permita conocer la formación y el crecimiento

de los conceptos. Se inicia en el ámbito de la documentación al entrar en

contacto con Lafontaine, encargado de la sección bibliográfica de la Sociedad

de Estudios Sociales y Políticos de Bruselas (última década del XIX). La

pretensión de ambos es institucionalizar la documentación. Pretendían llevar a

cabo un proyecto de documentación mundial. En el año 1895, a raíz de la

primera conferencia internacional que se llega a inaugurar en septiembre de

ese año, adoptan las siguientes conclusiones:

• Creación de un Instituto Internacional de Bibliografía (IIB) con el

objeto de estudio de todas las cuestiones relacionadas con la

bibliografía.

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• Creación de un Repertorio Bibliográfico de carácter Universal

(RBU)

• La Clasificación Decimal Universal (CDU).

A este instituto internacional se le dotó para su funcionamiento de primeros

estatutos que recogían y definían la misión principal del instituto como era la

creación de un repertorio bibliográfico universal. Este repertorio, considerado

como medida importante, va a controlar todas las publicaciones sobre cualquier

materia, lengua y procedencia. De esta manera se facilitaría la tarea del

investigador a encontrar en el repertorio todas las aportaciones científicas que

se iban dando en cada momento. Pero este instituto a lo largo de la historia va

a ir tomando distintas denominaciones, entre otras cosas por la evolución que

va teniendo la ciencia documental.

A partir de 1895 se institucionaliza la documentación y a lo largo de los años la

documentación se va ampliando y cambiando y el instituto va cambiando de

denominación hasta llamarse FID (Federación Internacional de

Documentación).

2.2. El Tratado de Documentación de P. Otlet

Otro de los hitos importantes (principios del s. XX) y también llevado a cabo por

Otlet va a ser la publicación del tratado de documentación. Publicado en

Bruselas en 1934, se ha considerado el primer libro de estas características

que se escribe. Es el punto de arranque sobre lo que se fundamentará la

contención científica de la documentación. Al mostrarnos la génesis y una

primera fase en la evolución histórica de esa materia en el preámbulo, el autor

reconocía que su objetivo era exponer las nociones relativas al libro y al

documento así como el empleo separado de los elementos que constituyen la

documentación. El autor utiliza el binomio libro−documento y fue consciente de

la necesidad de uniformar el término optando por documento frente a libro

puesto que es mucho más amplio que el de libro puesto que abarca cualquier

tipo de soporte e incluye el libro como un tipo más de documento.

En las primeras líneas del tratado, Otlet expresa la necesidad de hacer

accesible la documentación generada día a día por procedimientos nuevos y en

esta parte expone las líneas fundamentales de la concepción de documento y

de documentación. Propone tres denominaciones para la ciencia como son

bibliología, documentología y documentación.

Estas ciencias tienen como fin:

1) Analizar los datos adquiridos,

2) Elaborar formas documentarias

3) Exposición metódica y racional

4) Provocar investigaciones dentro de este ámbito.

Igualmente, Otlet señala cuatro objetivos básicos de la documentación:

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1. Registro del pensamiento humano en os documentos

2. Conservación y análisis de los documentos

3. Elaboración a partir de los documentos primarios de otros más

complejos

4. Registrar los datos de modo cada vez más rápido siguiendo un plan

universal y mundial.

Podemos considerar a la documentación como ciencia, técnica y organización.

La documentación como ciencia hoy no se puede discutir, ya que reúne las

condiciones necesarias.

• Es técnica porque establece el conjunto de reglas e instrumentos

relativos a las operaciones de producción, conservación y difusión

• Es organización porque se refleja en las fuerzas individuales e

institucionales para llevar la cooperación documentaria en todos

los campos

• A su vez es organización dentro de los contextos donde se van

a desarrollar las tareas documentales.

3. EL CONCEPTO DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

3.1. Actividades e instituciones predocumentarias:

En las culturas prehistóricas el hombre dibujaba en las cuevas. Era un

documento guardado que transmitía información. También tenemos constancia

de que en el mundo griego y romano se conservaban documentos

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