Administración Y Contabilidad

Administración y Contabilidad

3.1 Definición, funciones y conceptos principales de la contabilidad.

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Funciones.

De acuerdo a lo expresado por Redondo (1989:1), «La finalidad de la contabilidad es suministrar, en momentos precisos o determinados, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado. Para obtener esta finalidad:

Registra, en base a sistemas y procedimientos técnicos adoptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

Clasifica las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin.

Resume la información obtenida, resaltando los hechos más importantes ocurridos en el patrimonio.

Interpreta los resúmenes con objeto de proporcionar información razonada.

Maurice Moonitz, en su obra titulada The Basic Postulates for Accounting (1962) [citado por Kohler, 1979:110], «afirma que la función de la contabilidad es quíntuple: a) medir los recursos de las entidades; b) reflejar los derechos de propiedad en relación con las mismas; c) medir los cambios en unas y otros; d) lo anterior en relación con períodos (y posiciones) y e) todo ello expresado en términos monetarios. Pero la contabilidad tiene aún varias funciones, amén de proveer los componentes de los estados financieros: entre aquellas podemos destacar su contribución al desarrollo de ideas modernas sobre administración participativa, tales como: mejores políticas de operación; la formación y mejoramiento de controles a altos niveles de la administración; delegaciones claras de autoridad; presupuestos operantes desde su iniciación hasta su administración y cumplimiento a todos los niveles de responsabilidad; conciencia del costo a través de la organización; puntos de vista más precisos sobre costos alternativos a niveles básicos de operación, y más aún, establecimiento de mejores conductos de información dentro de la organización. Sin las técnicas proporcionadas por la contabilidad para ayudar en la dirección y coordinación ordenadas de los intrincados asuntos de las empresas comerciales de hoy, puede decirse que el desarrollo y el éxito de la operación lucrativa de una empresa comercial moderna sería casi imposible.»

La contabilidad de costos.

Para Polimeni y otros (1990:2). «Los objetivos de la Contabilidad Gerencial [costos], expuestos por la NAA [Asociación de Contadores de EE.UU.], son los siguientes:

Proveer información requerida para las operaciones de planificación, evaluación y control, salvaguardando los activos de la organización y estableciendo comunicaciones con las partes interesadas ajenas a la empresa.

Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, contribuyendo a coordinar los efectos en toda la organización.

Para lograr los objetivos arriba mencionados, los contadores deben asumir las siguientes responsabilidades: planeación, evaluación y control, asegurar la contabilización de los recursos y la presentación de los informes para uso externo.»

Según Rayburn (1987:13). «Uno de los objetivos de la contabilidad de costos es transmitir información financiera a la dirección para que ésta pueda planificar, evaluar y controlar los recursos. Para lograr esta meta los contadores deben acumular los elementos del costo para llegar a una base y poder decidir el precio de venta. La información sobre costos, de servir para este objetivo principal, se recopila para efectuar la valuación del inventario.»

La Contabilidad Por Actividades

Para Brimson (1997:26). «Un sistema de contabilidad por actividades simple y eficaz utiliza los siguientes enfoques:

Establece las actividades de la empresa.

Establece el coste y el rendimiento de la actividad. El rendimiento se mide en función del coste por salida, el tiempo de ejecución de la actividad y la calidad de la salida.

Establece la salida de la actividad. La medida de actividad (salida) es el factor por el cual el coste de un proceso varía más directamente.

Imputa el coste de la actividad a los objetivos de coste. Los costes de las actividades son imputados a los objetivos de costes tales como productos, procesos y órdenes basándose en el uso de la actividad.

Establece los objetivos corporativos a corto y largo plazo (factores claves de éxito). Esto requiere el conocimiento y la comprensión de la estructura de coste existente, la cual indica el grado de eficacia de las actividades operativas para suministrar valor al cliente.

Evalúa la eficacia y la eficiencia de la actividad. conocer los factores clave de éxito (paso 5) permite a la empresa examinar lo que está haciendo ahora (paso 4) y la relación de esta acción con el logro de dichos objetivos. Todo lo que una empresa hace - o no hace - es medido en función de los objetivos a corto plazo y largo plazo. Esto supone una fórmula útil sobre la cual basar la decisión de continuar realizando una actividad o, por contra, la de reestructurar dicha actividad. Además, el control de los costes resulta mejorado en la medida en que se indaga constantemente si existen métodos superiores para ejecutar una actividad, se localizan las actividades despilfarradoras y se determina la causa del coste.»

Sistema De Costos Por Actividades (ABC)

Para Brimson (1997:40). «...contribuye a que la empresa alcance la excelencia al hacer realidad los siguientes puntos:

Mejora las decisiones de hacer o comprar, y de estimación y de fijación de precios que se basan en un coste del producto que refleja el proceso productivo.

Facilita la eliminación de despilfarros al poner en evidencia las actividades de coste.

Identifica las fuentes de coste mediante la determinación de los inductores de coste.

Vincula la estrategia corporativa con la toma de decisiones operativas, lo que permite a la dirección capitalizar aquellas actividades que constituyen los puntos fuertes de la empresa y reestructurar aquellas actividades que contribuyen a alcanzar los objetivos de la misma.

Proporciona una realimentación permanente sobre la aptitud de las estrategias diseñadas para alcanzar los objetivos establecidos, de modo que pueda iniciar, en caso de ser necesario, las medidas correctivas.

Fomenta la mejora continua y el control de la calidad total en la medida que la planificación y el control están orientados a los procesos.

Mejora la rentabilidad mediante el control del coste del ciclo de vida total del producto y el control del rendimiento.

Aporta una visión más profunda y un mayor conocimiento de los componentes de costes/gastos generales menos visibles y de mayor crecimiento.

Garantiza el logro de los planes de inversión mediante el control de las inversiones a través del sistema de contabilidad por actividades de un modo tal que, cuando se detectan desviaciones, se pueden adoptar las medidas correctivas.

Posibilita una evaluación continua de la eficacia de las actividades para identificar las oportunidades de inversión potenciales.

Incorpora objetivos de coste y objetivos de rendimiento fijados externamente y establece objetivos específicos a nivel de las actividades.

Elimina muchas crisis al tratar los problemas en lugar de los síntomas.

Además, es importante señalar que el sistema de gestión de costes no servirá más que para identificar donde se localizan los problemas potenciales. en efecto, es lo que las personas realizan con la información disponible lo que, en última instancia, determina si una gestión de costes es efectiva o no lo es.

La contabilidad de costos.

Señala Rayburn (1987:12). «El contador de costos trabaja en estrecha relación con mucha gente de otros departamentos. Los informes de contabilidad de costos deberán estar diseñados específicamente para satisfacer las necesidades de los usuarios. En consecuencia, el contador de costos debe comprender los requisitos de información del usuario y ser capaz de comunicarse eficazmente con los empleados que no son contadores. el contador de costos trabaja frecuentemente con los siguientes departamentos:

Tesorería. El tesorero utiliza los presupuestos e informes de contabilidad relacionados con los mismos para predecir las necesidades de efectivo y capital circulante, y el contador de costos es quien le suministra esta información. Los informes de contabilidad de costos ayudan al tesorero a la inversión de fondos temporales excesivos.

Contabilidad financiera. El contador de costos trabaja también en estrecha relación con los contadores financieros, dado que la información de costos generalmente está integrada en el sistema de contabilidad financiera...El contador de costos proporciona una base para la determinación de los beneficios al determinar el costo del inventario.

Producción. Los contadores de costos trabajan en estrecha relación con el personal de producción, para calcular e informar sobre los costos de fabricación. La contabilidad de costos tiene como misión medir la eficacia del departamento de producción en la asignación

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