Ambiente De Control

“AMBIENTE DE CONTROL”

El ambiente de control define el carácter de una organización y busca promover el compromiso hacia un buen control.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas, controladas y monitoreadas para lograr los objetivos al nivel de la entidad.

La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes, la que deberá ser formalizada en un organigrama.

Características:

 Define áreas críticas

 Establece líneas de reporte

 Se desarrolla en base a la naturaleza de sus actividades

 Permite una gestión efectiva de riesgos

 Dependencia de la estructura organizacional

Etapas:

1. Departamentalización.- Se agrupan por actividades de trabajo similares de manera lógica y eficiente. El criterio que se adopte para esta agrupación depende del tamaño de la empresa, el bien o servicio que presta y hacia qué mercado se dirige.

Los beneficios deben estar asociados al ahorro de costos, es decir, la mejor utilización de los recursos y la empresa pueda obtener mejores resultados en la gestión.

2. Asignación de Actividades.- La asignación de actividades se hace a las unidades definidas en la departamentalización, esta asignación se la realiza por diferentes criterios como por ejemplo la semejanza, intereses o jerarquía.

Estas actividades son de dos tipos:

2.1. Cadena de Valor: Recepción, Producción, Entrega, Mercadeo, Venta, Servicios

2.2. Respaldo: Administración, Talento Humano, Desarrollo de Tecnología.

En esta asignación de actividades se deben dejar claramente definidas el nivel de responsabilidad, en el cual el Informe C.O.S.O. le asigna una importancia particular. Deben de establecerse las líneas apropiadas para elevar informes, por ejemplo la auditoría interna debe de tener los canales adecuados para poder hacer llegar la información al Directorio, de forma tal que su actuar sea totalmente independiente de la Dirección.

Es imprescindible que cada una de las estructuras se fije en correspondencia al tamaño y necesidad del funcionamiento de la entidad, debiendo considerar los elementos siguientes:

 Que la estructura organizativa esté debidamente centralizada o descentralizada dada la naturaleza de las operaciones que realice la entidad; o sea, que su diseño cumpla con los niveles de información necesaria, así como los fines que ésta persigue.

 Que cada estructura esté lo debidamente fundamentada no sólo en la descripción de las funciones de cada directivo y trabajador, sino con el flujo informativo necesario ¿Qué se hace con la información recibida? ¿De dónde proviene? ¿Hacia dónde va la que emite un puesto de trabajo o área?

Organigrama:

En el proceso de definir responsabilidades cada directivo o trabajador debe conocer su verdadera responsabilidad para con la función que realiza, tanto desde el punto de vista informativo como de lo que hace, con relación a los medios y recursos en su poder; poseer un nivel de información constante con relación a los cambios o reingenierías de procesos internos, a los efectos de ir actualizándose en cuanto a lo que debe exigir y por lo que se le va a exigir.

Además, el trabajador debe conocer mediante sus experiencias, formación y capacitación continua, las funciones inherentes al cargo que ocupan, a los efectos de delimitar la responsabilidad del mismo en cualquier momento.

La estructura organizativa debe evaluarse al menos una vez al año, teniendo en cuenta los cambios

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