Análisis Y Diseños De Sistemas Y Gráficas De Flujo

5.1 CONCEPTO. ANÁLISIS DE SISTEMAS

Según Gómez G. (2002), proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

Para analizar la información recabada es conveniente responder a las preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, y por qué se realiza el trabajo.

MÉTODO PARA ABORDAR UN ANÁLISIS DE SISTEMA

Preguntas Componentes

¿Qué se quiere hacer? Naturaleza del proyecto.

¿Por qué se quiere hacer? Origen y fundamentación.

¿Para qué se quiere hacer? Objetivos y propósito.

¿Cuánto se quiere hacer? Metas.

¿Dónde se quiere hacer? Ubicación en el espacio.

¿Cómo se va hacer? Actividades, tareas, métodos.

¿Cuándo se va hacer? Calendarización o cronograma.

¿A quiénes va dirigida dirigido? Beneficiarios.

¿Quiénes lo van hacer? Recursos humanos.

¿Con qué se va hacer y se va a costear? Recursos materiales y financieros.

5.2. Fases del Proceso del Análisis de los Sistemas y Procedimientos.

5.2.01. Planeación del Estudio.

Es el proceso por el cual los sistemas proyectados son identificados, evaluados y situados en prioridad para después ser desarrollados. Durante esta fase él o los proyectos son evaluados en términos de desarrollo y operación con costos y beneficios deberán basarse en una designación preliminar de los sistemas propuestos y sobre un plan para su desarrollo e implantación. (Gómez G. pág. 172).

5.2.01.01. Solicitud.

El conocimiento de los planes de la organización al aceptar las peticiones para estudios, proporciona buenos resultados. El de mayor importancia es la cooperación que aumenta el valor del estudio cuando todo el personal empleado se da cuenta que sus superiores son parte de la petición. Más aún, el ejecutivo toma interés sustancial en el informe resultante. Aun cuando el personal de asesoría de sistemas, a causa de la naturaleza de la organización de su empresa, puede operar de modo informal si se le compara con grupos similares de otras compañías, su administrador deberá hacer lo posible para que todas las peticiones de estudios procedan de la jefatura ejecutiva de la organización o división de la función que va a estudiarse.

5.2.01.02. Asignación del Proyecto.

La hoja de asignación de proyecto, preparada por el Administrador, ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyectos. Podrá ser un informe práctico, un informe de avalúo acción, una recomendación del plan de acción, un procedimiento, un diagrama de organización, un manual de instrucciones de trabajo y otros resultados, según los objetivos y naturaleza del problema.

La hoja de asignación del proyecta deberá estudiar los métodos a seguir por el analista del mismo y deberá indicar el fondo pertinente del problema. Es de imaginar que el administrador que tiene un amplio conocimiento de la organización y sus peculiaridades administrativas, podrá reducir con moderación la búsqueda y el análisis estudiando para el analista el enfoque al problema y los factores fundamentales que deben tomarse en cuenta.

5.2.01.03. Planeación del Proyecto.

Cuando el analista de sistemas recibe la hoja de asignación del proyecto, hace uso de la sección “antecedentes y métodos de proyectar” como una guía para la preparación de un bosquejo del estudio. El administrador deberá aprobar el bosquejo antes de dejar en libertad al analista para principiar el estudio.

El analista debe tener en cuenta varios puntos antes de principiar el estudio. El examen de los manuales, gráficas de organización y registros del personal, revisión de estudios previos en los campos afectados, discusión del problema con los otros miembros del personal de asesoría de sistemas, demostrarán ser inversiones valiosas antes de dar principio a la investigación misma.

5.2.01.04. Estudio Preliminar

Una oficina puede dejar de producir los resultados esperados en términos de calidad, oportunidad o economía de los informes. Deberá hacerse un estudio preliminar para determinar las condiciones generales de la oficina y establecer proyectos específicos con prioridad de estudio, resultando de dichos proyectos las recomendaciones para alcanzar los objetivos de la oficina.

En otros casos, el estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un proyecto de métodos para desarrollar la solución específica de un problema, lo divide en proyectos practicables y recomienda un programa para llevarlo a cabo

El estudio preliminar está encaminado a separar los factores del problema no a descubrir soluciones. Es, por lo tanto, una acumulación rápida de datos en una forma amplia o general con fines de exploración. Puesto que los detalles se eliminan, es posible celebrar entrevistas con los más altos niveles de supervisión.

5.2.01.05. Redefinición del Proyecto.

El analista deberá reconocer que la definición del problema, el alcance, los objetivos y los resultados que se desean del estudio, están sujetos a redefinición hasta que el progreso indica que los resultados del estudio serán satisfactorios.

El problema tal vez fue remitido al administrador de sistemas por un ejecutivo que estaba preocupado por una falla específica en su área de responsabilidad.

En gran parte, por lo tanto, la solicitud del proyecto representa el diagnóstico del ejecutivo, y puede estar desfigurado por un error de apreciación de los hechos, o falta de conocimiento de los sistemas en otros campos que afectan directamente su funcionamiento. En consecuencia, siempre es conveniente volver a definir el problema y algunas veces es esencial.

5.2.02. Análisis de la Situación Actual.

5.2.02.01. Recopilación de la información.

La forma más importante de reunir hechos es el sistema de entrevistas. Una entrevista hábil no es una tarea fácil.

La segunda manera importante de reunir hechos es el examen físico de documentos, la lectura cuidadosa de los archivos, considerando el trabajo terminado y el que está en proceso, recogiendo copias de los documentos completos.

El analista observa con cuidado cómo está arreglado el lugar de trabajo obtiene los nombres del personal clave. Observa el orden de la organización, el tipo de equipo que están usando, su estado y antigüedad. Si el análisis abarca todo el trabajo ejecutado por una unidad de la organización, el analista obtiene, con la ayuda de los supervisores y de los operadores, listas de las tareas para cada trabajo que se ejecuta en la unidad.

5.2.02.02. Registro de Datos.

La exigencia más general y la única importante es ejercer un extremo cuidado al hacer los registros. Lo que aparece claro hoy, puede ser confuso unas cuantas semanas después, cuando los hechos sean analizados. Por lo tanto, deberá hacerse uso de cuadros, gráficas y tablas, dependiendo la naturaleza de los datos.

Siempre será la primera regla: “Haga los registros claros, para que cualquier otro empleado lo entienda”.

Claro está que cierta clase de datos se registran mejor en formas especiales. Cuando el estudio se refiere a todos los deberes de una oficina, es necesario conocer su organización. Esto puede ser un organigrama de puestos, uno de funciones, o probablemente una combinación de ambos

Formas especiales para registrar los datos o hechos.

1) Tabla de distribución de trabajo: Donde se refleja. a) Actividades en su orden de importancia, b) Empleados por nombre, grado y puesto, en orden a su responsabilidad, c) Tareas para cada empleado, en los lugares adecuados de la forma y d) Total de horas para cada empleado y para cada actividad.

2) Hoja de trabajo para análisis de procedimientos: Esta es una forma impresa que puede llenarse con todos los detalles del flujo de documentos y del proceso. Permite registrar con orden el quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo, del procedimiento.

5.2.02.03. Análisis de la Situación Actual.

Para permitir un análisis lógico, los hechos deben organizarse en tal forma que se relacionen con los objetivos de los diferentes pasos más importantes del sistema y descubran los motivos de la falla del mismo para alcanzarlos. El propósito del estudio y su alcance tienen una relación muy importante en la organización de los hechos. La regla general es agrupar los hechos de acuerdo con el objetivo del sistema, los factores externos que puedan afectar seriamente la realización de los objetivos y los pasos más importantes del sistema

Siguiendo cualquier método de organización de los hechos, se debe dividir el estudio en secciones fáciles de estudio. Las secciones deberán permitir un estudio lógico, tratando en primer lugar los rasgos más significativos.

En los estudios de sistemas se pone gran atención en la elaboración de diagramas.

Tipos de diagramas:

1) El diagrama de procedimientos.

2) El diagrama de análisis de formas.

3) El diagrama de la afluencia de trabajo.

4) El organigrama se emplea para estudiar las posibilidades de ajustar la estructura de la organización.

5) El diagrama de distribución del trabajo.

6) Las gráficas estadísticas con frecuencia ayudan en el análisis de datos.

5.2.03. Diseño y Presentación a la Gerencia.

5.2.03.01. Diseño.

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