Aplicación De La Gerencia De Proyectos A Un Caso Real

La Gerencia de Proyectos aplicado a un caso real: Proyecto de obtención de licencias de construcción para el Banco ABC

Curso: Sistemas de Control Gerencial

Resumen

Este trabajo busca introducir la teoría que nos brinda el libro “Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK)” aplicada a un proyecto real. Lo que buscamos es probar que tan aplicable es la guía proporcionada por el PMI (Project Management Institute) a proyectos que se ejecutan en la vida real. En este caso específico, aplicaremos la mayoría de los fundamentos, los que se consideren más importantes, a un proyecto desarrollado por una empresa de servicios, que se especializa en obtener todo tipo de licencias y autorizaciones en instituciones gubernamentales. Se desarrollaran los 5 grupos de procesos según la guía a nuestro proyecto: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre. Finalmente se concluirá respondiendo a la pregunta de este paper: ¿la Guía del PMI es aplicable en proyectos reales y que tan útil es o en qué manera mejora el manejo de un proyecto?

Introducción

Lo primero que debemos hacer es definir qué es un proyecto. El PMI lo describe como “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único” (PMI, 2013, p.3). Por otro lado, Anthony y Govindarajan dicen que es “conjunto de actividades que buscan un resultado específico, suficientemente importante para ser del interés de la gerencia” (Anthony y Govindarajan, 2008, p.730).

Lo que diferencia un proyecto de las operaciones regulares de una empresa, básicamente es que el proyecto tiene un objetivo establecido, tiene un inicio y un fin, existe un cronograma para la entrega del producto objeto del proyecto y principalmente, genera algo único.

El límite de un proyecto empieza en el momento que este fue autorizado para que inicie y la finalización del mismo, que se da cuando se termina el grupo de procesos de cierre (PMI, 2013). El gráfico a continuación nos permite ver lo explicado anteriormente:

Otra pregunta clave que debemos hacernos es: ¿Qué es la dirección de proyectos? El PMI nos dice que “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” (PMI, 2013, p.5).

La dirección de un proyecto se puede clasificar por los 5 grupos de procesos: Inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Estos grupos de procesos interactúan y tienen un nivel de superposición, como se muestra en el siguiente cuadro:

Finalmente, respecto a los 5 grupos de procesos que hemos mencionado, existen 47 procesos según la guía del PMI que deben ejecutarse a lo largo del proyecto, o en caso el proyecto este conformado por dos o más fases, en cada una de las fases. A su vez, existen 10 áreas de conocimiento que se relacionan con los cinco grupos de procesos (PMI, 2013).

Desarrollo

Para empezar con el desarrollo, explicaremos lo requerido por el Banco ABC a la empresa, y luego se procederá a aplicar paso a paso la guía del PMI al proyecto, donde separaremos las distintas fases del proyecto según los cinco grupos de procesos y las 10 áreas de conocimiento.

EL Banco ABC nos solicitó la obtención de la licencia de obra para un total de 90 oficinas distribuidas en 20 distritos en Lima. El servicio se dividirá en tres paquetes, el primero de 30 oficinas, el segundo de 30 oficinas y el tercero de 30 oficinas. Cada paquete será una fase de nuestro proyecto. Una vez culminada la primera fase, se empezará la segunda fase y una vez terminada la segunda fase, se empezará con la tercera fase.

Una vez que ya tenemos claro lo que requiere el cliente, procedemos a realizar el análisis de los cinco grupos de procesos y a relacionarlos con las áreas de conocimiento.

1. Grupo de procesos de inicio

Según el PMI, “El Grupo de Procesos de Inicio está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase” (PMI, 2013, p.54). Dentro de este grupo, existen 2 procesos claves, el primer es el desarrollo del acta de constitución y el segundo es la identificación de los interesados.

La información general del proyecto, como el alcance, los recursos financieros iniciales, etc. se plasman en el acta de constitución (PMI, 2013). En este caso, al ser un proyecto bastante claro, no se desarrolló el acta de constitución, y sus elementos se manejaron a detalle en el grupo de procesos de planeación. Sin embargo, si se desarrollará el alcance del proyecto, para dejar claro lo que debe hacerse a la hora de la planificación:

• El “Banco ABC” se encargará de pedir a la “Empresa Consultores” los expedientes técnicos según el TUPA de cada Municipalidad.

• El “Banco ABC” deberá entregar a “Empresa de Gestión” los expedientes técnicos de todas las oficinas de cada paquete un día antes del inicio de cada fase según el cronograma.

• La “Empresa de Gestión” deberá revisar el expediente técnico de cada oficina antes de ingresarlo a la Municipalidad.

• El “Banco ABC” deberá porporcionar el dinero para que la “Empresa de Gestión” se encargue de los 4 pagos que deben efectuarse para ingresar el expediente: CIP, CAP, INDECI y la tasa municipal.

• La “Empresa de Gestión” deberá indicarle al “Banco ABC” el monto total correspondiente a los 4 pagos una vez tengan el expediente técnico. El “Banco ABC” no deberá demorarse más de 24 horas en entregar un cheque del monto total por oficina.

• La “Empresa de Gestión” deberá efectuar todos los pagos e ingresar el expediente técnico a la municipalidad, con un cargo que luego deberá mandarse al “Banco ABC” y a la “Empresa Consultores” para dejar constancia del ingreso.

• La “Empresa de Gestión” deberá recoger todas las notificaciones realizadas por las distintas comisiones y deberá enviárselas vía correo electrónico al “Banco ABC” y a la “Empresa Consultores”.

• Cuando existan observaciones por parte de la comisión en alguna especialidad, una vez que la “Empresa Consultores” subsane éstas, la “Empresa de Gestión” deberá recoger los documentos (planos, memorias descriptivas, etc.) e ingresarlas nuevamente a la municipalidad, con un cargo que luego deberá mandarse al “Banco ABC” y a la “Empresa Consultores” para dejar constancia del ingreso.

• Una vez estén aprobadas todas las especialidades, la “Empresa Consultores” deberá entregarle a la “Empresa de Gestiones” el cronograma de obras y la Poliza CAR. Ambos documentos deben ser ingresados por la “Empresa de Gestión” a la municipalidad, con un cargo que luego deberá mandarse al “Banco ABC” y a la “Empresa Consultores” para dejar constancia del ingreso.

• Finalmente, la “Empresa de Gestión” deberá recoger la licencia de obra y los planos resellados proporcionados por la Municipalidad de cada oficina, y entregárselos al “Banco ABC” con un cargo para que se deje constancia que se terminó el trabajo con determinada oficina.

Por otro lado, es muy importante identificar a los interesados principales:

Interesados Razón

Banco ABC Necesitan las licencias para poder remodelar sus agencias

Empresa de Gestión Deben cumplir con un contrato y futuros contratos dependen del éxito del proyecto

Jefe de proyecto Su obligación es terminar el proyecto exitosamente

Equipo de trabajo Su asignación a otros casos y proyectos depende del desempeño que tengan en el proyecto

Empresa Consultores Ellos están encargados de entregar el expediente técnico con todos los planos y de subsanar las observaciones que pongan la comisión de la municipalidad

Municipalidades El otorgar una licencia de obra significa una responsabilidad, por lo que se asegurarán de que no haya ningún error en el proyecto

La finalidad de este grupo de procesos es “alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos (…). Estos procesos ayudan a establecer la visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar” (PMI, 2013, p.54).

2. Grupo de procesos de planificación

Este grupo de procesos es considerado por muchos el más importante del proyecto, pues establece las bases y lineamientos del proyecto, y en muchos casos, es al que menos importancia y tiempo se le da. Este grupo tiene mucha importancia pues incorpora aspectos de prácticamente todas las áreas de conocimiento como: alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, interesados, etc.

Para el PMI, este grupo de procesos “está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos” (PMI, 2013, p.55).

Es importante resaltar que este proceso se alimenta continuamente principalmente de los grupos de Ejecución y de Monitoreo y control. Nueva información en esos procesos

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