Auditoria Administrativa

FASES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Para poder hablar de las fases de la auditoria de administración debemos de contar con una metodología de auditoria administrativa que sirva como marco de actuación para que las acciones a realizar en sus diferentes fases de ejecución de forma programada y sistemática, que unifiquen criterios y delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo, para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

La metodología facilita la tarea del auditor al permitir la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.

La auditoria administrativa según el modelo que presentamos se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. , las etapas que integran la metodología Son:

• Planeación

• Instrumentación

• Examen

• Informe

• Seguimiento

1._ PLANEACIÓN

La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnóstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

1.1 Objetivo

Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

1.2 Factores a revisar

Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la organización, en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

1.2.1._El proceso administrativo

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

Este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el punto de partida para estudiar a la organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos. servicios y entorno; lo que representa una visión de conjunto de cómo interactúan todos y cada uno en relación con su objeto o atribución sustantiva.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA:

Planeación: Definición del marco de actuación de la organización

• Visión

• Misión

• Objetivos

• Metas

• Estrategias/tácticas

• Políticas

• Procedimientos

• Programas

• Enfoques

• Niveles

• Horizonte

Organización: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización

• Estructura organizacional

• División y distribución de funciones

• Cultura organizacional

• Recursos humanos

• Cambio organizacional

• Estudios administrativos

• Instrumentos técnicos de apoyo

Dirección: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización.

• Liderazgo

• Comunicación

• Motivación

• Grupos y equipos de trabajo

• Manejo del estrés y conflicto

• Información y tecnología

• Toma de decisiones

• Creatividad e innovación

Control: Medición del progreso de las acciones en función del desempeño

• Naturaleza

• Sistemas

• Niveles

• Proceso

• Áreas de aplicación

• Herramientas

• Calidad

c)._ Acceso a redes de información

El acceso a redes, permite detectar información operativa o norma¬tiva de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, vía Intranet, Internet o Extranet, además de mantener una situación interactiva con el entorno.

d)._ Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y custíonarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posible¬mente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contac¬to con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. •

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conve¬niente observar estos aspectos:

• Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar previamente una guía de entrevista sobre la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas.

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarro¬llar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y de¬terminando las áreas o unidades a auditar.

• Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información, con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

• Clasificar la información que se obtenga. gn cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

e)._ Cuestionarios

Se emplean para obtener la información deseada en forma homogé¬nea. Están constituidos por series de preguntas escritas, predefini¬das, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica. La calidad de la información que se obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, podrá incluirse un instructivo de llenado.

f)._ Cédulas

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agru-pación y división de su contenido para su revisión y análisis, amén de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera de la auditoría, por lo tanto, se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar a todas las áreas de la organización.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especifica¬

ciones y el volumen de la información, establecen cuál es la mínima

cantidad de información representativa del todo muestra que es

necesario recabar para dar validez a los resultados que se obtengan

a partir de ésta. No obstante, si en el curso de la revisión se advierten

situaciones de las que se pueda inferir la existencia de irregularida¬

des, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente. .

2.3 Medición

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro.

Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.

La elección y el uso de las escalas de medición están vinculados con las normas y directrices acordadas para aplicar la auditoría administrativa; aunque su variedad, alcance y precisión dependen también de las acciones que de manera particular ejerza el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y con¬gruente.

2.4 Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referen¬tes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También se indica¬rán las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

El

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