Auditoria Aministrativa

Planeación.

Teoría de la administración y la auditoria administrativa.

El examen que efectué la auditoria administrativa debe tomar como guía a los principios dictados por la propia teoría administrativa. Los fundamentos de este criterio, que debe comprender el auditor, están reflejados en los puntos siguientes:

1- Toda persona que dirija el trabajo de dos o más subordinados es un jefe, y su capacidad común es precisamente la administrativa.

2- Cada jefe, sus subordinados y los recursos materiales y técnicos de que disponga constituirán una unidad orgánica dentro de la empresa.

3- Cada unidad orgánica tendrá fisonomía propia, pero, siempre estará interrelacionada con todas las demás que integran la empresa.

4- La unidad orgánica de más bajo nivel será la más simple y formara parte de otra mayor y así sucesivamente hasta llegar a las unidades denominadas departamento o división, que en conjunto integran la empresa.

5- Toda unidad orgánica, independiente de su magnitud o características particulares, tiene como denominador común al elemento administrativo, es decir, para que la unidad orgánica cumpla con sus objetivos, necesita un jefe que guie y supervise sus subordinados para que estos alcancen eficientemente las metas que se les ha fijado.

Como podemos ver, la AA revisará y examinará ese común denominador que es el elemento administrativo, basándose en los principios que sustenta la teoría de la admón.

En el actual mundo de los negocios ya no se concibe una empresa sin planes, por muy pobres que sean. Esta necesidad nace de cualquier situación en la que el futuro es incierto y se debe actuar sobre la base de previsiones.

Revisión de pronósticos.

La fuente principal de los ingresos de una empresa es a través de las ventas, que contribuyen el principal generador de utilidades una vez deducidos todos los costos de operación. La determinación del objetivo de ventas por alcanzar exige la formulación de un pronóstico para determinar cuánto se puede vender y que es posible hacer ante cierto mercado potencial.

La importancia que representa el pronóstico para un negocio exige, por otra parte, una revisión sobre los mismos principios en los cuales se formuló.

Información.- Un pronóstico depende de la calidad de información. La revisión debe enfocarse sobre las fuentes de donde se extrajo, la fecha de su formulación y la relación que tenga con la actividad económica de cada empresa en particular. Tal información se refiere a:

• Política fiscal.

• Nivel de precios

• Características de empleados

• Demanda de la industria

• Competencia

• Ingreso per cápita

• Situación política

Periodo.- Debe estudiarse, para determinar si incluye cuando menos un siclo normal de operaciones, el cual no necesariamente corresponde a un año.

Unidades.- Los planes económicos y financieros formulan siempre en unidades financieras, los pronósticos también deben prepararse con en otro tipo de unidades que correspondan a las necesidades de la empresa en general y a cada departamento en particular: Unidades de producción, horas-máquinas, horas-hombres, etc.

Método de pronóstico.- También debe exterminarse el método de pronóstico elegido. El auditor debe verificar todas las variedades que integran el método y estudiar la conveniencia de utilizar otro con mejores resultados.

Cuando la empresa no formule pronósticos formales o estos sean deficientes, el auditor debe sugerir el pronóstico más adecuado para las necesidades de la empresa, y en ese caso debe tomar en cuenta los puntos a considerar en la elección del método de pronósticos, que son principalmente los siguientes:

1. –COMPLENSIBLE.- El método utilizado debe ser fácilmente comprendido y entendido por quien lo va a formular

2. –EXACTITUD.- El método elegido debe reportar la mayor exactitud, que deberá medirse en términos del porcentaje de pronósticos correctos.

3. –USOS.- El método elegido debe suministrar pronósticos que puedan traducirse en diferentes unidades además de las monetarias de modo de pueda utilizarse en todos los departamentos de la empresa.

4. –ECONOMICO.- El método debe tener presente las indicaciones del personal y de gastos, y no resultar costoso en la relación a los beneficios que se esperan obtener de él.

Revisión de objetivos.- Los objetivos, que constituyen la razón de ser de la empresa y representan lo que se espera alcanzar en un futuro como resultado de todo el mecanismo administrativo, debe ser sujetos a una completa y meticulosa revisión por parte de la AA, mas aun cuando los propios objetivos darán la pauta para evaluar las funciones y actividades que se desarrollaron dentro de la empresa y aun a los propios directivos.

1- Los objetivos generales de una empresa se derivan de los objetivos de las diferentes partes interesadas en la empresa: Inversionistas, acreedores, clientes, personal.

2- Toda actividad tiene un fin y todo fin exige el cumplimiento o la realización de una actividad. En toda empresa se llevan a cabo varias funciones y actividades, encaminadas cada una a un fin.

Esto nos lleva a precisar que la empresa no se debe conformar con fijar el objetivo el objetivo único y exclusivo en las utilidades, sino también en todas aquellas aéreas en que quiera penetrar y que directa o indirectamente siempre influyen en el logro del objetivo de utilidades.

Principios en la Fijación de Objetivos.

Para la AA, el análisis, la revisión, y la evaluación de los objetivos deben llevarse en base a los mismos principios que se observan en la propia fijación y determinación

...