Auditoria Y Control Logistico

I. INTRODUCCIÓN.

la Auditoria Logística en consecuencia es interdisciplinaria para detectar las oportunidades de mejoramientos en la organización. Y las empresas deberán considerar el perfil multidisciplinario, sistémico y orientado a costos del auditor logístico.

Para la operación satisfactoria de los Sistema Logístico se hace imprescindible dotar a los mismos de métodos o procedimientos, que permitan mantener la conducta de los sistemas dentro de ciertos y determinados límites de confianza, a fin de garantizar la eficiencia y eficacia de los mismos. Las diversas actividades que integran dichos sistemas y muy esencialmente de aquellas con naturaleza económica, tienen una repercusión muy significativa en la rentabilidad y factibilidad, por lo cual una observación periódica de las posturas de las mismas, se torna como un aspecto necesario y cuidadoso a valorar.

Los sistemas logísticos pueden tener diferentes comportamientos y una de las vías más seguras y efectivas para supervisar las operaciones y por ende comprobar si dichos sistemas se encuentran dentro de un marco de confiabilidad es a través de las Auditorías Logísticas ( AL ).

II.MARCO TEORICO

Un sistema logístico comercial puede verse como una cadena de almacenes,

transportes y tiendas que va agregando el valor de tiempo y lugar a un producto pero con determinado costo. Cuando el producto se vende, este valor agregado se hace efectivo y es entonces cuando la cadena logística ha actuado según lo previsto y el sistema ha cumplido su misión. Una forma de medir la efectividad de la cadena logística lo constituyen las Auditorías Logísticas.

Las AL, son una herramienta de Gestión de Dirección basadas en técnicas de Manipulación, Almacenamiento, Transporte, Procesos Informacionales, Protección, etc. que utilizando una metodología científicamente argumentada permite detectar e interpretar las debilidades, insuficiencias, amenazas, etc. que pueden estar presentes en las actividades propias de una empresas, con la finalidad de minimizar .Los Costos y por ende disminuir a su vez los riesgos que pueden aparecer en estos Los Costos y por ende disminuir a su vez los riesgos que pueden aparecer en estos entornos. Las AL tienen como objetivo una continua revisión y valoración de los elementos que integran el sistema y de las operaciones que tienen lugar a fin de determinar si estas son conducidas de acuerdo con los objetivos de la dirección previstos. La documentación técnica señala, que las Auditorías Logísticas, deben ser realizadas al menos una vez al año, motivado por la garantía, de mantener el proceso bajo control, lo cual constituye una de las tareas más dificultosa en la operación del sistema.

LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LAS “AL” SON:

- Detectar los cambios en el Sistema Logístico Proyectado o Analizado para que puedan ser examinados.

- Evaluar los cambios.

- Proveer de datos significativos en función de los cuales, tomar decisiones para actuar sobre los cambios.

Dentro de las motivaciones más importantes que inciden en la realización de una AL se encuentran:

- Asegurarse que los elementos integrantes del sistema funcionen como proyectaron.

- Detectar los cambios, determinar cómo y por qué llegaron a la práctica y el efecto que tienen en el sistema y recomendar las acciones correctivas.

- Evaluar la efectividad del sistema proyectado; formar juicio sobre las capacidades instaladas y demás elementos del sistema.

Denominación de los Elementos o Pasos a Seguir

Dicha secuencia constituye, el procedimiento o método que debe realizarse, a fin de que la AL pueda desarrollarse de forma efectiva.

En el presente, las soluciones logísticas deben tener un denominador común, estas deben ser soluciones económicamente rentables, no solo en el momento que se remodelan y/o proyectan los sistemas, sino cuando se realizan acciones en la operación o análisis de la conducta técnica y financiera del mismo, por lo que se pone de manifiesto la importancia de disponer, de un medio efectivo para comprobar la conducta del Sistema Logístico.

La auditoria tiene como propósito entregar un mensaje acerca del estado actual de una organización en los aspectos de la logística y de su dedicación al mejoramiento de su gestión.

Una auditoria que examine todos los aspectos de la gestión logística, puede al mismo tiempo extraer información sobre los procedimientos y las condiciones de trabajo.

La auditoria puede consistir en un cuestionario de una sola página o en un examen exhaustivo por escrito seguido de una serie de entrevistas.

En un primer paso se debe establecer un diagnóstico para examinar los factores que retardan o estimulan las funciones logísticas. Luego se profundiza sobre los problemas más graves que afectan a cada función

La auditoria se concentra en factores que influyen en: la cantidad, la oportunidad y la calidad.

A tal fin es posible establecer una encuesta en base a las siguientes cuestiones:

A) CUALES SON LOS PROBLEMAS MAS GRAVES DEL SECTOR?

- Tiempos ociosos de los recursos

- Rechazos de producción

- Mala calidad de los suministros o materias primas

- Ausentismos del personal

- Accidentes

- Retardos, etc...

B) QUE CARACTERÍSTICAS DE LAS OPERACIONES CONTRIBUYEN A UN COMPORTAMIENTO INFERIOR AL ESPERADO?

- Falta de atención

- Ausencia de entusiasmo

- Improvisación

- Falta de respeto por la calidad

- Flujo deficiente de trabajo

- Lentitud

- Asignaciones equivocadas

- Exceso de demoras, etc...

C) QUE OPINAN LOS EMPLEADOS DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO?

- Suficiencia de las instalaciones (alumbrado, ventilación, ruido, etc.)

- Estado del equipo y herramientas

- Comodidades (cafetería, estacionamiento, salas de descanso, etc.)

- Disponibilidad de equipos modernos, etc....

La auditoria brinda también el escenario para introducir la medición de la performance, haciendo conocer los resultados para que los empleados entiendan mejor la relación entre performance y prosperidad.

A modo de aplicación de la auditoria en Logística se desarrollan tres casos orientados a Proveedores, Almacenes y Servicio al Cliente.

AUDITORIA DE PROVEEDORES

Existen diferentes metodologías para realizar esta tarea, pero todas se basan en criterios similares que puedes ser: tecnología, calidad, estado financiero, capacitación y aptitud del personal, cumplimiento de plazos de entrega, estado de sus instalaciones, posibilidad de responder adecuadamente ante demandas puntuales, y precio.

Todos estos criterios deben ser ponderados, ya que en cada caso en particular, se podrá dar preponderancia a un criterio sobre el otro. De cualquier manera, el precio siempre tendrá el papel de ser el primero entre iguales.

La filosofía del trabajo, debe ser la de evaluar a los proveedores a través del existencia de los siguientes conceptos: programa de calidad, capacidad de proceso, control estadístico de procesos, métodos de implantación y seguimiento, relación de nuestro proveedor con sus proveedores, y entrenamiento constante y programado, etc.

Metodología:

Al elegir adecuadamente a los proveedores, se recorre gran parte del camino hacia la buena compra, se pueden alcanzar las condiciones básicas: precio, calidad, plazo de entrega y cantidad.

Salvo casos puntuales, los proveedores no responden con exactitud a nuestras necesidades, no nacieron “pensados para nosotros” por la sencilla razón que sus objetivos pueden diferir de los que persigue nuestra empresa, por esta razón debemos realizar esfuerzos para seleccionar los que mejor se adapten a nuestras necesidades. Para lograr este objetivo, la empresa debefijar Políticas, y el sector de Compras debe establecer un Método para el desarrollo de Proveedores.

Aspectos a tener en cuenta:

- El precio no siempre es el factor más importante para definir cuál es el mejor proveedor.

- También se debe considerar la calidad del producto y la calidad del servicio.

- Cada empresa dará prioridad a estos aspectos según su necesidad.

En la búsqueda de nuevos proveedores, es necesario contar con información proveniente del mercado y de la propia empresa, tal como:

- Cantidades a consumir, y calidad solicitada.

- Proceso de fabricación habitual del o los equipos o productos a comprar, sus materias primas, volumen de producción, etc.

- Demanda del mercado, e importancia relativa de la demanda de nuestra empresa en el conjunto.

- Leyes, Reglamentos, y normas que aplican sobre el producto a adquirir, especialmente en cuanto a Seguridad Industrial e Impacto Ambiental.

- Precio del producto, fluctuaciones, influencia estacional, etc.

La consulta con otros proveedores, con empresas del mismo rubro, y con contactos en el mercado es fundamental para afianzar la información recogida.

Los métodos más comúnmente empleados, se basan en :

• Precio, Calidad y Servicio.

• Estado Financiero.

• Capacidad Operativa

...