BANQUETES

Servicio individual y de banquetes en centros vacacionales

INTRODUCCION

Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensión de contactos internacionales y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han traído como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin número de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

Los centros vacacionales han sido de gran utilidad, ya que gracias a estos se puede tener un punto de reunión y un lugar agradable donde se pueden disfrutar diversos platillos a la par de un buen servicio de atención individual o en conjunto.

El banquete funge como una comida espléndida, que se organiza con el motivo de celebrar un determinado acontecimiento (una visita oficial, una boda, un aniversario, etc.). Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que un banquete (lunchs, vinos de honor, cóctel, etc.). El banquete puede tener un aperitivo previo o una continuación; puede ir seguido a su término de un baile o un espectáculo. Todo ello debe guardar relación con el motivo de la celebración.

DESARROLLO

SERVICIO INDIVIDUAL Y DE BANQUETES EN CENTROS VACACIONALES

En el servicio de mesa o individual el comensal es atendido desde el momento de su llegada, generalmente por la hostess quien lo conduce hasta la mesa y le presenta al capitán o al mesero que lo estará atendiendo.

Por regla general el camarera/o solicita los platos o bebidas a los comensales, quienes los eligen de una carta preestablecida por el restaurante, de acuerdo a su preferencia y posteriormente los meseros sirven, manteniéndose pendiente de el comensal por si este necesita algo más. En este tipo de servicio los clientes pagan antes de abandonar la mesa y generalmente lo hacen a la persona que les atendió, para que este a su vez lleve el pago caja.

Por otra parte se conoce bajo el título de banquete a aquellas celebraciones en las cuales la comida (en abundancia) es el centro de atención. Un banquete es una reunión alrededor de grandes cantidades de comida de todo tipo y color, incluyendo desde las entradas hasta los postres.

Los servicios de Banquetes se pueden definir como aquellos que ofrecen alimentos, bebidas y complementos en el mismo lugar y momento donde se confeccionan, para un número prefijado de comensales, mediante acuerdo expreso sobre el menú y precio global. Si el banquete es servido en distinto lugar donde se confecciona se denominara banqueting.

Atributos del producto

* La comida es el elemento principal.

* El acompañamiento de guarniciones y salsas ha de resaltar el elemento principal.

* La calidad estará definida (cocción, color, calidad de las materias primas, ligazón y formas de presentación. * Variedad de platos que faciliten la elección.

* Presentación de platos que tengan atractivo visual.

* La adecuación de uso, calidad y manejabilidad de la vajilla, la cubertería y la cristalería.

* Comodidad y aspecto del mobiliario.

* El servicio funcional, eficaz y amable.

* Adorno de las mesas.

* Decoración ambientación y animación.

* La uniformidad del servicio.

Organización

A la hora de organizar un banquete debemos tener en cuenta varias cuestiones:

1. Donde se celebra.

Desde un restaurante de lujo a sitios especializados en la celebración de banquetes generales como un restaurante, hotel o similar. El banquete puede ser abierto (casos habituales como bodas) o a puerta cerrada (comidas más oficiales, con asistencia de personalidades). En este último caso, el establecimiento es reservado solo para esa celebración.

2. Elegir menú.

El menú, para los banquetes de cierta importancia, suele estar compuesto de tres platos y postre. Los banquetes suelen terminar con café, coñac y licores. Este es el momento de encender su cigarro puro o cigarrillo, pero nunca antes.

3. Elección de mesas y servicio.

Primero debemos elegir qué tipo de mesas vamos a colocar para el banquete. Generalmente nos orientarán en el hotel o restaurante. La colocación de la mantelería, la vajilla, la cristalería, etc. debe ser en su orden.

Los Banquetes se clasifican en:

-Bodas -Bailes de Empresas -Desfiles de Moda

-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de Negocios

-Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes

-Congresos -Conferencias -Cumpleaños

-Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa -Inauguraciones

Organización Administrativa:

La organización administrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.

Es importantísimo tener controlados los más mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo. Los impresos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:

A-) RESERVAS DE SALONES:

Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita del cliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un “Salón dos veces”, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:

-Salón, Fecha en que se registra la reserva.

-Nombre del cliente, domicilio y teléfono, tipo de Banquete, Hora, Número de personas, Observaciones.

Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.

B-) PRESUPUESTO DE BANQUETE - ORDEN DE SERVICIO:

La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.

Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:

• Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.

• Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.

• Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.

Políticas de reservaciones:

Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas o Fax) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando tentativamente una fecha y el salón. Para bloquear tentativamente una fecha y salón se requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

• 50% de anticipo del costo total solicitado.

• Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse verbal y escrito.

• En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas.

• En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del grupo.

• No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito.

CONFIRMACIONES:

Sólo se entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido. En ese caso de cancelación antes de las 48 horas se retendrá el 50% del anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas el hotel reservara el total del depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y esta sujeto a políticas de ventas de cada establecimiento en particular.

TIPO DE MONTAJE: cambiara de acuerdo al evento y los servicios que el cliente solicite

Confección de Menús:

La confección de menús para banquetes es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta, ya que de su composición y precio depende en gran parte el éxito de la contratación del servicio. En principio, existen una serie de menús, tipo estándar que sirve para podérselos

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