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Apuntes sobre eventos…

Síntesis de apuntes sobre organización de eventos (desde

fiestas sociales, ferias, campañas filantrópicas, etc.)

Asignatura: Diseño de evento, carta –menú.

Docente: Enrique García V.

Eventos

La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso imprevisto”, “suceso imprevisto o de realización contingente”. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra “Evento” cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convención o una exposición.

Evento: Acontecimiento con previa organización en donde

confluyen que personas con algo en común.

• Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.

• Un grupo de personas tienen un interés que los une.

• Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.

Los eventos pueden clasificarse según

diversos criterios

 Gubernamentales, no gubernamentales, corporativos y particulares.

 Internos o Externos.

 Amplio o limitado.

 Temáticas,religiosas,de colectividades,etc.

 Carácter formales, informales, etc.

Otro criterios los clasifica:

 De intercambio(mesa redonda, foro, debate)

 De capacitación(seminarios, coloquios y las macroreuniones)

 De exposición y/o venta(Ferias y exposiciones)

 Gastronómicos (desayunos, brunch, cenas, almuerzos, cocteles).

 Sociales (desfiles, entrega de distinciones, etc.)

 Empresarios (Conf. Prensa, worshop, promociones)

 De esparcimiento (espectáculos)

 Culturales (recitales, festivales de música y danza, etc)

Análisis de cada tipo de evento

Eventos gubernamentales:

convocados por organismos oficiales, que cuentan en su estructura con áreas que manejan estos temas en particular.

Análisis de cada tipo de evento

No gubernamentales:

Dentro de esta categoría podemos ubicar a toda entidad incluida dentro de las instituciones que no persiguen fines de lucro como por ejemplo, fundaciones , ONGs, cámaras profesionales, federaciones, asociaciones, cámaras de comercio, universidades, etc.

Análisis de cada tipo de evento

 Los eventos de tipo Corporativo (o mejor dicho los empresarios)son aquellas múltiples reuniones y acontecimientos convocados por las empresas con diferentes finalidades y objetivos, como por ejemplo los lanzamientos de un producto o servicio al mercado, una conferencia de prensa, celebraciones,etc.

Marketing de Eventos

 Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.

 Un buen organizador debe ser ante todo un buen

asesor.

 Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe escuchar bien.

 Una acción de MKT es lo que ayude a la promoción

del servicio para lograr su contratación.

Plan de Marketing

 Implicará analizar el proyecto a priori para ver si es viable.

 Análisis F.O.D.A.:

 FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

 DEBILIDADES

AMENAZAS

Ceremonial

Actúa como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el ejercicio de las reglas prácticas del buen tono social revelan respeto y cortesía.

¿En qué consiste?

En actos, recepciones y ceremonias de carácter formal, que tienen lugar en un ámbito público, institucional o empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, será necesario reconocer las normas protocolares que eviten la provocación de algún incidente grave.

¿En qué ocasiones puede aplicarse?

 Actos de diversa índole: botaduras, inauguraciones.

 Actos patrios.

 Entrega de premios, distinciones

 Firmas de acuerdo.

 Conferencias de Prensa y Congresos.

 Comidas y recepciones formales.

 Bendición de instalaciones.

 Homenajes, conmemoraciones y Honras fúnebres.

 Corte de cinta.

Planificación de una fiesta

 VENTA: Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar - Guiar y

Asesorar.

 PLANIFICACIÓN: Asignación y supervisión de tareas en todas las etapas previas y durante el evento. DESDE Proyecto – Contacto /Contratación y seguimiento de personal y proveedores. HASTA Supervisión del evento.

 SERVICIO: Puesta en marcha y desarrollo del evento.

Calendarización

 Cronograma: Es la regulación de los tiempos.

 Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las actividades fijando el momento justo y la duración fijando un margen adecuado para imprevistos.

 Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay simultáneas, enganchadas, etc.

Presupuesto

Formular planes para un período a futuro en términos contables.

Involucra:

 Ingresos.

 Egresos.

 Previsiones.

 Ganancias.

Pasos a seguir:

 Con la aceptación del presupuesto se deberá concertar una segunda entrevista para lograr definiciones.

 Menú: asentar por escrito cada detalle y/o cambio, reconfirmar para seguridad del cliente

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