Banquetes

5. Banquetes

1. Introducción.

Dentro de un hotel, el Departamento de banquetes será el responsable de la organización de diferentes tipos de eventos, tales como: cócteles, bodas, graduaciones, cenas, comidas, desayunos, conferencias, seminarios, tes, etc., ya sean de carácter social o empresarial.

De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la infraestructura del hotel, su material y equipo y sobre todo, el conocimiento y la experiencia del personal, tanto administrativo como operacional, en este tipo de eventos, lo cual tiende a garantizar un desarrollo impecable.

Este tipo de departamento permite planificar de ante mano los horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y mantener un mejor control de costos en la mercancía; para así obtener una alta rentabilidad. Esto se hace aún más evidente, si este punto de venta se compara con otros dentro del Departamento de alimentos y bebidas, como pueden ser: los restaurantes, bares o room- service. En realidad, es relativamente más fácil administrar un Departamento de banquetes que un restaurante.

Un evento se debe organizar, tomando en cuenta hasta el más pequeño de los detalles. Tanto la experiencia como la intuición juegan un papel fundamental, pues se deben tomar en cuenta las contingencias inherentes al personal y al establecimiento.

En varios hoteles, una reservación de más de diez personas es considerada como un banquete. E inclusive pueden llegar a planearse eventos con cientos o miles de personas, donde éstas conocerán el establecimiento, para convertirse en clientes potenciales de los diferentes tipos de servicio que éste ofrece.

La anterior, es una de las razones por la cual la calidad del servicio y la cocina deben ser muy buenas. Esto se logrará solamente gracias a una adecuada organización.

2. Diferentes tipos de Banquetes

1. Celebraciones de carácter social.

• Bautizos.

• Primeras comuniones.

• Confirmaciones.

• Fiestas de quince años.

• Bodas.

• Aniversarios.

• Graduaciones.

• Tes.

• Bar Mitzvah o Bat Mitzvah.

• Fiestas de fin de año.

• Compromisos matrimoniales.

• Fiestas navideñas.

• Desayunos, comidas, cenas.

2. Celebraciones de carácter empresarial.

• Fiestas de empresas.

• Conferencias.

• Ferias.

• Seminarios.

• Exposiciones.

• Asambleas.

• Congresos.

• Desayunos, comidas, cenas.

Por lo general, el organizador del evento posee una idea bastante precisa de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas de banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en la medida de lo posible, en cuanto a las capacidades del establecimiento y los medios financieros de los que dispone el organizador (cliente).

Con el fin satisfacer las demandas del cliente, parte de una adecuada organización por medio del hotel, incluye el formular una serie de preguntas específicas, generalmente incluidas en las listas de control (check - lists), donde se incluyen detalles como:

• Pasteles de cumpleaños.

• Mesas para los regalos.

• Bases o jarrones para las flores.

• Medios de transporte para los invitados.

• Entretenimiento, etc.

3. El departamento de Banquetes.

Normalmente, el Departamento de banquetes tiende a dividirse en dos áreas principales, una administrativa y otra operativa.

Dentro de un hotel con un importante Departamento de banquetes, se puede encontrar que la cabeza de éste último es el director de banquetes, quien reporta directamente al director de alimentos y bebidas y tiene a su cargo las dos áreas, es decir, tanto al Maître-D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados de montaje (parte operativa), así como los gerentes de ventas, de actividades y secretarias, (parte administrativa).

A continuación se van a presentar las descripciones de puesto de las tres posiciones, que se pueden encontrar en el sector administrativo de un Departamento de banquetes.

1. Descripción de puesto del Director de Banquetes.

Función principal:

Este profesional administra la operación de eventos privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.

Funciones:

Administración:

• Desarrolla el plan de ventas y promociones de banquetes.

• Desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo de todo el año.

• Desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo.

• Prepara y evalúa el pronóstico de ingresos.

• Otorga la aprobación final para las reservaciones de salones, realizadas por los gerentes de ventas de banquetes.

• Atiende reuniones regulares junto con otros directores del hotel, en representación del departamento de banquetes.

Supervisión:

• Supervisa a los gerentes de banquetes, entrevista y recomienda tanto para contratar personal, como para promociones.

• Realiza las llamadas de atención necesarias, establece las metas y se encarga del entrenamiento

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