Bases Conceptuales De Las Organizaciones Como Sistemas Abiertos

TRABAJO PRESENTADO: LAE. HÉCTOR MANUEL BARAHONA PALMA.

BASES CONCEPTUALES PARA EL ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS Y SU ADMINISTRACION

Capítulo 1

LAS ORGANIZACIONES

Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más personas. Sólo existe cuando:

1. Hay personas capaces de comunicarse;

2. Dispuestas a contribuir con la acción conjunta;

3. A fin de alcanzar o cumplir con el objetivo en común.

A las grandes organizaciones se les otorga el nombre de organizaciones complejas ya que poseen las siguientes características:

1. Complejidad

2. Anonimato

3. Rutinas estandarizadas para procedimientos y canales de comunicación

4. Estructuras personalizadas no oficiales

5. Tendencias a la especialización y diversificación de funciones

6. Tamaño

En el lapso del siglo XX, las organizaciones atravesaron por 3 etapas:

1. La era de la industrialización clásica

2. La era de la industrialización neoclásica

3. La era de la información

La primera etapa comprende de 1900 a 1950, la estructura organizacional de esta etapa se caracterizó por un formato piramidal y centralizado, departamentalización funcional, modelo burocrático, centralización de decisiones en la alta dirección y regulaciones internas para disciplinar y estandarizar el comportamiento de los integrantes. Con los 3 factores tradicionales de producción: tierra, capital y trabajo.

La segunda etapa abarca de 1950 a 1990. El antiguo modelo burocrático y funcional, centralizador y piramidal resultó ser lento ya que el mundo empezó a transformarse y avanzar con rapidez, las organizaciones probaron otros modelos de estructuras, la organización matricial produjo una mejora pero no fue suficiente, a medida que el conservadurismo condujo a la innovación la cultura organizacional sólo se enfocó en el presente.

La última etapa inició en 1990, se caracteriza principalmente por los cambios rápidos, impredecibles e inesperados. Hay que mencionar que las organizaciones del futuro funcionarán sin límites de tiempo, espacio o distancia y que el recurso esencial no es el capital financiero sino el conocimiento.

Las organizaciones como sistemas sociales

Las sociedades modernas e industrializadas se caracterizan por casi todo el proceso productivo a través de las organizaciones.

Las organizaciones pueden o no ser lucrativas, las “empresas” es un gran ejemplo de las organizaciones lucrativas.

Las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones constituyen sistemas abiertos. Un sistema es un conjunto de elementos enlazados para desarrollar una actividad y así cumplir con el objetivo determinado.

Por consiguiente consta de cuatro elementos fundamentales:

1. Entradas o insumos

2. Proceso u operación

3. Salidas o resultados

4. Realimentación

Todo el sistema existe y opera en un ambiente. El ambiente es todo lo que rodea al sistema; éste provee los recursos que necesita para existir, y es en el ambiente donde el sistema deposita los resultados.

Dependiendo de la manera de cómo se relacione con el ambiente, los sistemas podrán ser cerrados o abiertos. El sistema cerrado tiene pocas entradas al igual que salidas que lo relacionen con el ambiente externo. Por esta causa el sistema cerrado también se le denomina sistema mecánico o determinista. El mejor ejemplo de un sistema cerrado son las máquinas, motores y casi toda la tecnología.

El sistema abierto tiene una diversidad enorme de entradas y salidas en su relación con el ambiente externo.

Herbert Spencer afirmaba que un organismo social se asemeja a un organismo individual en rasgos esenciales como:

• Crecimiento.

• Aumento de complejidad.

• Al aumentar complejidad, sus partes exigen una creciente interdependencia mutua.

• Duración extensa de su vida a comparación con la de sus componentes.

• En ambos casos hay una creciente integración acompañada por una creciente heterogeneidad.

El enfoque de Katz y kahn

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y completo mediante la aplicación de la teoría de sistemas.

Entropía negativa

Es el proceso por medio el cual toda forma organizada tiende a la fatiga, a la desorganización, a la desintegración y, por último, a la muerte.

Estado estable y homeostasis dinámica

Un sistema abierto trata de preservar cierta constancia de energía importada y exportada con el ambiente, para poder garantizar su carácter organizacional y prevenir el proceso entrópico.

De este modo los sistemas abiertos se determinan por el equilibrio.

Equifinalidad

Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad propuesto por Von Bertalanffy. Un sistema adquiere el mismo estado final por distintos caminos partiendo de diferentes direcciones, es decir la equifinalidad se refiere a la preservación de un estado en equilibrio fluyente.

Misión organizacional

Es el propósito y la finalidad de la empresa en términos del producto y el mercado.

La misión se renueva mediante la modernización del negocio.

La misión se define por los aspectos siguientes:

• Razón de la organización.

• Papel de la organización ante la sociedad.

• Naturaleza de la organización.

• Actividades de la organización.

Visión organizacional

La visión organizacional se refiere a como la organización o negocio se desea ver en el futuro. Entonces la visión debe ser inspiradora por lo que se depende de:

• Manifestara todos los grupos de interés la dirección u orientación del negocio;

• Proyectar la situación futura;

• Motivar a los interesados a realizar acciones necesarias;

• Dar un enfoque claro;

• Inspirar al personal a trabajar hacia un conjunto de objetivos.

Objetivos organizacionales

La organización constituye un grupo de elementos cuyo fin es acatar el objetivo de acuerdo con un plan.

Esta definición tiene tres puntos fundamentales:

1. Un propósito u objetivo para que se proyecta el sistema.

2. Conjunto establecido de elementos.

3. Entradas de información, energía, y materiales se emplean para que el sistema funcione.

Toda organización necesita un propósito o un fin. Requiere de una misión, objetivos y el tipo de clima organizacional.

Los objetivos naturales suelen:

• Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la sociedad;

• Proporcionar un uso productivo a todos los factores de producción;

• Aumentar el bienestar de la sociedad;

• Dar un retorno justo a los factores de entrada;

• Crear un clima agradable para los trabajadores.

Racionalidad organizacional

La racionalidad organizacional se refiere a muchos aspectos. La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines u objetivos que se desean alcanzar.

Eficiencia y eficacia.

Eficacia es una medida normativa del logro de resultados, mientras eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en los procesos.

Entonces algunos ejemplos serían:

Eficiencia Eficacia

• Hacer bien las cosas.

• Resolver problemas.

• Salvaguardar los recursos.

• Rezar.

• Jugar futbol con técnica.

• Hacer las cosas correctas.

• Alcanzar los objetivos.

• Optimizar la utilización de resultados.

• Ganarse el cielo.

• Ganar el campeonato.

Fuerzas que afectan el macro ambiente:

• Variables económicas.

• Variables tecnológicas.

• Variables sociales.

• Variables políticas.

• Variables legales.

• Variables culturales.

• Variables demográficas.

La complejidad ambiental

Las fuerzas que impactan en el ambiente en general escapan del control, previsión e igualmente del entendimiento de las organizaciones. Es decir, debemos adquirir toda la información posible de estas fuerzas para poder procesarla y conforme a como se comporten en un momento diseñar estrategias para un futuro.

Concepto de eficacia organizacional

La eficacia organizacional engloba indicadores contables y puede comprender también otros indicadores financieros. En general son unidades de medición muy claras pero no refleja todo, sólo se refiere al pasado de la organización, no comprende el presente y futuro de ésta, y se enfoca sólo al activo tangible.

La eficacia administrativa puede llevar a la eficacia organizacional solo si se alcanza las tres condiciones fundamentales:

1. Logro de los objetivos organizacionales.

2. Mantenimiento del sistema interno.

3. Adaptación al sistema externo.

Medidas de eficacia organizacional

Los principales elementos de la eficacia organizacional son:

• Producción (corto plazo);

• Eficiencia (corto plazo);

• Satisfacción (corto plazo);

• Adaptabilidad (mediano plazo);

• Desarrollo (mediano plazo);

• Supervivencia (largo plazo).

Capital humano y capital intelectual

El capital intelectual es aquel que dentro de una organización es la información o activos intangibles que se posee y puede ser de gran valor, como los siguientes:

...