Bodega Manual De Procedimeintos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BODEGA ACTIVA DE FARMACIA

Abril 2006

INDICE

1.- Introducción pag. 2

2.- Organización pag. 3

3.- Almacenamiento pag. 4

4.- Funcionamiento pag. 5

4.1.- Recepción pag. 5

4.2.- Recepción de medicamentos sin traspaso pag. 5

4.3.- Salidas pag. 5

4.4.- Entrega diaria de artículos a recetarios pag. 5

4.5.- Pedidos de Sueros a Bodega de Farmacia pag. 5

4.6.- Pedido mensual a Bodega de Farmacia pag. 6

4.7.- Solicitudes de pedidos extraordinarios pag. 7

4.8.- Despacho de medicamentos a Farmacia Ambulatoria pag. 7

4.9.- Revisiòn de fechas de vencimiento pag. 7

4.10.- Canje de medicamentos pag. 7

4.11.- Revisiòn del listado de “Medicamentos Bajop stock Critico” pag. 7

4.12.- Seguimiento Solicitud Pedido mensual pag. 8

4.13.- Revisiòn de los Traspasos Recibidos pag. 8

5.- Sistema computacional pag. 9

5.1..- Operación pag. 9

5.1.- Traspasos entre Bodegas pag. 10

5.1.1.- “Solicitud de Traspasos” pag. 10

5.1.2.- “Traspasos de artículos” pag. 10

5.1.2.- Despachos a Servicios pag. 11

5.1.2.- “Solicitud de Despachos” pag. 11

5.1.3.- Préstamos y Ventas pag. 11

5.1.3.- “Préstamos y Devoluciones a Establecimientos” (salidas) pag. 11

5.1.4.- “Préstamos y Devoluciones desde Establecimientos” (entradas) pag.12

5.1.5.- “Ventas a Establecimientos” pag. 12

5.2.- Consultas : pag. 12

- Consultas de traspaso pag. 12

5.2.1.- Traspaso de un articulo entre Bodegas pag. 12

5.2.2.- Consulta de un articulo en Solicitud de traspaso pendientes pag. 12

5.2.3.- Articulos pendientes en solicitud de traspaso pag. 13

- Consultas de Préstamo pag. 13

5.2.4.- Ventas / Prèstamos y Devoluciones pag. 13

5.2.5.- Prèstamos Pendientes a Instituciones pag. 13

5.2..6.- Prèstamos Pendientes desde Instituciones pag. 14

- Consultas de Consumo pag. 14

5.2.7- Consumo de un artìculo por paciente pag. 14

- Consultas de Tablas pag. 14

5.2.8.- Artìculos por Bodegas pag. 14

5.2.9.- Consulta de articulos pag. 14

- Consultas Varias pag. 14

5.2.10.- Consulta de Distribución de un artìculo pag. 14

Reportes pag. 14

5.3.- Movimientos de un artìculo pag. 14

5.3.1.- Prèstamos Pendientes a Establecimientos pag. 15

5.3.2.- Prèstamos Pendientes Desde Establecimientos pag. 15

1 .- INTRODUCCION

El presente Manual fue preparado para servir de apoyo y guía al funcionario encargado de Bodega Activa de Farmacia para llevar a cabo sus funciones. Los contenidos del Manual le permitirán tener todas las normas y procedimientos por escrito, para administrar la Bodega en forma eficiente.

La Bodega Activa de Farmacia permite almacenar los medicamentos que serán utilizados en el período de un mes, aproximadamente, debiéndose cumplir los requisitos de almacenamiento de cada uno de ellos, para asegurar su calidad, y por ende, su eficacia.

2.- ORGANIZACION

La Bodega Activa estará a cargo de un Auxiliar Paramédico de Farmacia y dependerá directamente de la Jefatura de la Sección. Además contará con la colaboración de un Auxiliar de Servicio para el traslado de medicamentos y aseo de la Bodega.

La Bodega estará subdividida fisicamente en Secciones para el almacenamiento de los medicamentos, siguiendo la misma codificación de la Central de Abastecimiento.

SECCIONES:

o 201 = Medicamentos para Pensionado

o 208 = Medicamentos para .P.A.D. y C.P.

o 209 = Frascos y cajas de plástico, bolsas NP

o 210 = Preparados Farmacéuticos

o 211 = Antisépticos y desinfectantes

o 213 = Antimicrobianos y corticoides

o 214 = Comprimidos

o 215 = Polvos ( drogas para preparaciones )

o 216 = Inyectable

o 217 = Jarabes, gotas y supositorios

o 218 = Sueros

o 219 = Drogas Oncológicas

o 223 = Material de Osteomía

o 262 = Medicamentos que requieren refrigeración

Para llevar las existencias de los distintos artículos se utilizará la tarjeta bincard (Anexo 1) de la siguiente manera:

En la parte superior de la tarjeta se anota con letra legible el nombre, presentación, código y unidad del artículo.

Se registrarán todos los movimientos del artículo en la tarjeta: en rojo todos los ingresos y en azul las salidas.

Cada ingreso se registra en una linea, anotando fecha, nº de guía de traspaso, procedencia, cantidad y saldo resultante.

Cada salida se debe registrar también en una sola línea, anotando la fecha, destino, cantidad y saldo resultante.

3.- ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de medicamentos se deberá tener presente las siguientes normas básicas, que son :

* Cada medicamento tiene su espacio asignado en las estanterías según su clasificación (sección y código) el cual debe mantenerse siempre rotulado con su identificación completa (nombre, presentación, unidad y código).También deberá quedar indicado cualquier situación de excepción, como por ej. vía de administración para el caso de Fitoquinona EV.

* Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia adelante.

* Siempre dejar en primera fila o más próximo para el despacho aquellos artículos que tienen vencimiento más cercano.

* Los artículos recientemente recepcionados deben quedar detrás de aquellos que ya estaban almacenados, de tal manera que estos últimos siempre esten más próximos para el despacho (excepto si se cumple el punto anterior)

* Al almacenar se deberán tomar las precauciones para evitar caídas de cajas, sobre todo en el caso de ampollas o frascos de vidrio.

* En el caso de los sueros, se apilan uno sobre otro, hasta una altura máxima de un metro.

* Los medicamentos que deben almacenarse a 4º C., una vez recepcionados deben introducirse inmediatamente al refrigerador.

4.- FUNCIONAMIENTO

4.1.- RECEPCION

- Consiste en recibir los artículos indicados en la guía de traspaso correspondiente, comprobando su identidad (nombre, presentación, fecha de vencimiento), cantidad y el estado de los mismos. Si se detecta alguna difererencia, se debe registrar en la misma guía y regularizar la situación con Bodega, a la brevedad. Cada guía de traspaso deberá ser firmada luego de la recepción conforme, debiendo devolver a Bodega de Farmacia las copias firmadas.

- Luego, se procede a colocarlos en los sitios asignados, siguiendo las normas de almacenamiento descritas anteriormente.

- Se registra cada ingreso en la tarjeta bincard.

- Al saldo existente, se le suma la cantidad recibida y se anota en la columna saldo.

4.2.- RECEPCION DE MEDICAMENTOS SIN TRASPASOS

 Excepcionalmente se recepcionarán artículos sin traspasos desde la Bodega BF, debiéndo registrar un préstamo computacional (entrada) ficticio por la cantidad total recepcionada para poder digitar los despachos o recetas a los Servicios Clínicos.

 Imprimir el préstramo y luego dejar anotado en la hoja, fecha y hora de lo recepcionado y que además se debe a una falta de traspaso de bodega BF.

4.3.- SALIDAS

- Se anotan las salidas en la tarjeta bincard, de acuerdo a lo descrito anteriormente.

- Se cuenta la cantidad, verificando que está correcto y se procede a sacar lo solicitado.

- Se verifica que el saldo registrado en la tarjeta coincida con la cantidad restante.

4.4.- ENTREGA DIARIA DE MEDICAMENTOS A RECETARIOS

- A primera hora de la mañana se reciben las solicitudes de medicamentos de cada Sección por separado.

- Se procede a entregar los medicamentos solicitados, teniendo la precaución de despachar para mínimo una semana de consumo. Si esta cantidad no está registrada en la solicitud, se deberá verificar el consumo semanal en la misma tarjeta bincard, o bien, en el reporte pedidos mensuales por Bodega,

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