Manual Administracion De Bodega
carolester21 de Agosto de 2013
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MANUAL
ADMINISTRACION DE BODEGAS
CONTROL DE INVENTARIOS
PLANIFICACION DE STOCK
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UNIDAD TEMÁTICA I
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Y MANEJO DE MATERIALES
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
o ADMINISTRACIÓN: Crear y mantener un ambiente adecuado en el que los
individuos, trabajando en grupo, puedan llevar a cabo funciones y objetivos
preestablecidos.
o PLANEAMIENTO ADMINISTRATIVO: Decidir qué misiones y objetivos quieren
lograrse; qué estrategias, políticas, programas y procedimientos deben
implementarse y quién será el responsable.
o ORGANIZACIÓN: Distribuir el trabajo a efectuar entre el grupo de trabajo,
estableciendo la autoridad y responsabilidad relativa de cada persona.
o DIRECCIÓN: Proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma
entusiasta el logro de las metas.
o CONTROL ADMINISTRATIVO: Medición y corrección del desempeño.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL RECURSO HUMANO DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN
1. AUTORIDAD ORGANIZACIONAL: Poder conferido a las personas que les
permite usar su juicio en la toma de decisiones.
2. AUTORIDAD PERSONAL: Se gana dentro de la organización y deriva de:
o El conocimiento del trabajo.
o El conocimiento e influencia en la organización.
o El encanto personal y la habilidad para comunicarse.
o La habilidad para hacer que las cosas se efectúen.
o La capacidad de persuasión.
3. AUTORIDAD ORGANIZACIONAL: Poder conferido a las personas que les
permite usar su juicio en la toma de decisiones.
4. CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL DE BODEGA:
o Honradez, Lealtad.
o Conocimiento de los procedimientos.
o Facilidad para adaptarse al cambio.
o Criterio para reconocer la importancia relativa de los problemas.
o Profundizar en el conocimiento de los materiales.
o Conocer los sistemas de apoyo.
o Proactividad.
o ¡¡Ordenados!!
o ¡¡Puntuales!!
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EL CAMBIO ORGANIZACIONAL
El cambio se define como “cualquier modificación observada, que permanece con
un carácter relativamente estable”.
ETAPAS DEL CAMBIO
1. SITUACIÓN ACTUAL (siempre se ha hecho así).
Fuerzas de resistencia al cambio:
o Inercia para mantener lo establecido
o Miedo a lo desconocido
o Políticas, normas y rutinas
2. ETAPA DE “DESCONGELACIÓN”:
Las personas o la empresa admiten la existencia de un problema.
3. ETAPA DE “MOVIMIENTO”:
Estudio de la alternativas.
4. ETAPA DE “RECONGELACIÓN”:
Para evitar reacción, es necesario consolidar el nuevo estado modificando las
normas, sistema y procedimientos y creando nuevas rutinas de trabajo.
LOS DIEZ ERRORES
1. No existe conciencia del problema
2. El cambio empieza después del diagnóstico
3. La parálisis por el análisis
4. Herir el orgullo de las personas
5. El poder es la única fuerza del cambio
6. Desestimar la opinión de los opositores al cambio
7. Mantener las normas y rutinas anteriores
8. No crear las nuevas reglas de juego
9. Pensar que las oportunidades se repiten
10.El cambio termina
LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
Rol del Personal de Bodega
1.- Recibir, para salvaguardar y proteger todos los materiales y suministros que será
necesario aplicar en el proceso.
Los elementos más conocidos que se pueden almacenar son:
o Materias primas.
o Productos en proceso.
o Repuestos.
o Elementos auxiliares para la mantención y conservación de la empresa.
o Productos terminados. etc.
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2. Proporcionar, en forma oportuna, los elementos almacenados que sean
solicitados.
3. Llevar y mantener los registros necesarios de los elementos almacenados.
4. Proteger los elementos almacenados evitando cualquier daño en ellos.
5. Tener una capacidad normal para el almacenamiento de los materiales.
6. Poder ser inspeccionados periódicamente a fin de estudiar su planificación. Estas
inspecciones están relacionadas con el control de las unidades, y la forma como
está almacenado el producto.
7. Poder entregar en forma oportuna toda información que le soliciten.
8. Facilitar el movimiento de personas, materiales y productos terminados.
9. Su organización debe estar programada en tal forma que evite la posibilidad de
accidentes, tanto humano como de materiales.
En resumen, es necesario establecer rutinas sencillas y concretas y fijar de manera
clara la responsabilidad para los siguientes trabajos:
1. Recepción de los artículos.
2. Almacenamiento de los materiales.
3. Despacho de los artículos.
4. Control de los artículos para asegurarse de que está de acuerdo con los
registros.
5. Impedir el deterioro de los artículos dentro del almacén.
LA BODEGA
Las principales funciones del Almacén son las siguientes:
o Recepción
o Movimiento hasta el lugar de Almacenamiento
o Acondicionamiento y Preparación de Pedidos
o Movimiento hasta el lugar de Despacho
o Colocación sobre el medio de Transporte
COMPONENTES DE LA BODEGA
EL RECURSO HUMANO
Es el componente más relevante y el que en definitiva entrega verdadero valor al
proceso.
El recurso humano es el único capaz de convertir un recurso en Capacidad.
EL ESPACIO
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Es una componente estratégica, porque permite lograr ventajas competitivas en
torno al flujo de los productos.
Se deben evitar áreas ociosas o espacios pre-asignados (esto si la normativa interna
o los productos lo permiten).
MOVIMIENTOS DE MATERIALES Y DISEÑO
Se refiere a la utilización de espacios físicos frente a necesidades de recepción,
acopio y surtido de materiales en la cadena de distribución (layout).
Un almacén opera con entradas y salidas, siendo cada una de ellas un movimiento.
Todo movimiento extra debe estar sujeto a revisión.
Es importante visualizar el almacén como unidad, es decir, un solo procesamiento,
una sola unidad de seguridad y una sola unidad de servicio.
SISTEMAS COMPUTACIONALES
El software de control se debe desarrollar como una manera lógica de ordenar y
controlar los procesos en la Logística de los Materiales.
SISTEMAS DE CAPTURA DE INFORMACIÓN AUTOMÁTICOS
Entre las tecnologías de identificación automatizadas, se encuentra la de Códigos de
Barra, en donde la captura de información es automática, permitiendo ingresar a los
sistemas de computación de la empresa prescindiendo de los empleados que
digiten la misma.
Lo anterior es válido utilizando un sistema de captura de información de radio
frecuencia, con los que se pueden cargar información directamente desde un sitio
remoto hasta el computador principal.
RAZONES PARA ALMACENAR
o Economías de transporte
o Economías de Producción
o Descuentos por volumen
o Fuente de Abastecimiento
o Apoyar las políticas de servicio al cliente
o Enfrentar las variaciones de la demanda en el mercado
ESTRATEGIAS DE BODEGAJES
TIPOLOGÍAS DE ALMACENES
El Almacén Centralizado es el que más se ocupa en la actualidad, de modo que
identificaremos sus ventajas y desventajas.
Ventajas de un almacén Centralizado
o Mejor inspección
o Menos personal.
o Mejor servicio.
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o Mejor disposición de las superficies de almacenamiento y utilización más
eficiente de las estanterías y casilleros.
o Mejor control sobre las existencias.
o Es más fácil hacer comprobaciones periódicas del inventario físico.
o Se reducen los costos administrativos del almacenamiento.
Desventajas de un almacén Centralizado
o El almacén puede estar demasiado lejos de algunas secciones y, no
importando la distancia que exista, se deben transportar los materiales.
o Es necesario un mayor número de equipos en el manejo de materiales.
o Menor rapidez en el cumplimiento de los pedidos urgentes.
o Mayor número de personas.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE
La Gestión de Almacenes se ocupa de dónde y cómo debe ser almacenado el
material. Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de almacenaje son:
o Conseguir una mayor rapidez de entregas
o Tener una mayor fiabilidad en los procesos
o Reducir costos
o Maximizar los volúmenes disponibles
o Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.
RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
Las operaciones de Recepción tienen por objeto la toma de razón de las
mercaderías para entrar en Almacén. Cualquiera que sea su origen, todos los
artículos deben controlarse desde un doble ángulo: cuantitativo y cualitativo.
RECEPCIÓN CUANTITATIVA
La recepción cuantitativa tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y
comprobar que son iguales a las de la nota de entrega.
El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones y, una vez realizada su misión,
debe preocuparse
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