CARTA DE GERENCIA Electrodistribuidora, S.A. de C.V.

CARTA DE GERENCIA

Electrodistribuidora, S.A. de C.V.

Gerencia general

Presente

El día de hoy concluimos la visita relacionada con la revisión de auditoria del ejercicio 2016.

Los aspectos relacionados con la corrección del control interno de la sociedad Electrodistribuidora, S.A. de C.V., sugerencias de implementación de políticas y procedimientos, fueron trasladados vía verbal a la gerencia general de la sociedad habiendo sido corregidas previo a nuestro retiro de las instalaciones de la empresa.  Así mismo observamos algunos asuntos relacionados con el control interno de la empresa que consideramos deben ser conocidos por la gerencia. Estamos a sus órdenes ante cualquier duda que se pueda suscitar posteriormente.  

Atentamente,

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ASPECTOS CONTABLES

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

• El cajero no se salvaguarda sobre el monto que deja para el que remesa el día siguiente.

Se revisó y observo que los pagos por parte de los clientes que se reciben en un horario de no atención al cliente en bancos se remesa hasta el día siguiente, responsabilizándose el encargado de remesar sin encontrarse un libro de control donde se anoten las remesas pendientes de remesar.

Por tal razón se recomienda a la administración fortalecer los controles e implementar políticas que permitan manejar un control eficiente y eficaz del efectivo que se debe de remesar hasta el día siguiente. Permitiendo identificar fácilmente los cobros no remesados.

• Puede existir confusión de información o entregar documentación tardía, aunque la recepcionista tiene mucha experiencia.

Observamos que las jefaturas no se encargan de retirar su documentación a tiempo y esto hace que la información se reciba tardía o confundida y así perjudicar las operaciones de la sociedad.

Se recomienda el retiro de dichos documentos lo más pronto posible y de esa forma dar solución a todas las diferentes situaciones que se presenten. Organizarse con la persona encargada de recibir dicha información y almacenar en lugares o presentaciones que hagan identificar fácilmente la información y ser entregado al encargo del área.

• Descontrol en los gastos al estar emitiendo varios vales por un mismo gasto.

Fue revisada la información que respalda la falta de efectivo con los documentos que soportar las salidas del efectivo y observamos que se realizan gastos que superan el presupuesto asignado para dicha caja.

Se recomendó a la administración ampliar el monto o el presupuesto asignando un monto más alta para cubrir eficazmente los gastos.

• En reclamos futuros, se pierde el control del respaldo físico de los cheques emitidos.

Nuestro personal ha revisado y verificado que muchos cheques emitidos y cobrados no cuentan con el respectivo respaldo o soporte que justifique las salidas de efectivo.

En nuestra opinión se solicita respaldar los cheques emitidos y cobrados con los documentos que hacen constar las salidas de efectivo, previendo problemas a futuros por reclamos de cualquier tipo. Por el cual a la incorporación la documentación al boucher se está dejando evidencia del suceso ocurrido.

Cuentas por Cobrar

• Se está perdiendo control de la gente que no paga y sigue usando los electrodomésticos.

La firma detecto que la sociedad no cuenta con un reporte que muestra los clientes morosos, por tal razón no se le el respectivo siguiente a la gestión de cobranza.

Solicitamos a la sociedad implementar un reporte de clientes pendientes de pago con los distintos tipos de morosidad, que sea fácil de revisión y extracción para lograr realizar la gestión de cobro a tiempo ya que la cuenta por cobrar constituye el giro de la empresa y en el cual también necesita percibir el ingreso para poder adquirir servicios e inventarios para seguir operando con normalidad.

• El manual de procedimientos no es claro sobre el monitoreo a los cobradores, provocando un control débil.

Encontramos que el manual de procedimientos no es claro sobre el control que deben de recibir los cobradores para poder hacer transparente y eficiente la labor de cobro.

Se sugiere a la sociedad implementar procedimientos más claros para monitorear de una forma eficaz el trabajo de los cobradores y que ellos puedan implementar medidas de cobro que les facilite la labor con los clientes. Al implementar las medidas y filtros necesarios se estará realizando la labor y gestión de cobro que permitirá recibir un mayor flujo de efectivo con el cual se podrá hacer frente a los gastos que la sociedad demanda.

• Se permiten sesgos o manipulación de información al tener un mismo departamento controlando las 2 entradas de dinero más importantes.

Observamos que el departamento de ventas es el encargado de atender o generar los ingresos de la sociedad y a la vez gestionar el pago de las mismas.

Nosotros recomendamos que la sociedad deba contratar personal para encargarse del área de cuentas por cobrar ya que el estar encargado el departamento de ventas como generadores de ingresos y gestores de cuentas por cobrar no es nada sano para la sociedad y esto provocara que ellos descuiden cualquiera de las dos áreas asignadas.

Inventarios

• Los electrodomésticos aparte poder dañarse con facilidad están relacionados con constantes cambios tecnológicos, por los cuales se vuelven con facilidad mercadería obsoleta.

Se observó que la sociedad hasta el momento no presenta cálculos de mercadería obsoleta registrada en contabilidad.

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