CASO PRACTICO DE EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA/FINANCIERA.

CASO PRACTICO DE EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA/FINANCIERA

1.-  INTRODUCCION

Antes de empezar el desarrollo del presente Caso Practico, es necesario mencionar que, lo más importante es apreciar la metodología procedimental de la forma como se ejecuta la Evaluación Administrativa/Operativa y Financiera; en consecuencia, solamente indicaremos las técnicas, procedimientos de auditoria y los resultados obtenidos del examen que, consideramos básicos y más importantes, con el fin de lograr una cabal comprensión de la ejecución del proceso de la Auditoria y, evitar que lo extenso del tema, haga perder la vista el objetivo ya indicado; sin embargo los lectores pueden agregar las técnicas y procedimientos que crean convenientes en cada una de las fases correspondientes.

2.- ANTECEDENTES SOBRE LA FORMALIZACION DEL CONTRATO

La Compañía de Artículos Eléctricos S.A. (CAESA) solicito los servicios profesionales de la Sociedad de Auditoria  JAVE DIAZ & ASOCIADOS CCPP.S.C. con el fin de que, esta efectúe un estudio  de la eficiencia y efectividad de la gestión administrativa y financiera de la empresa.

Después de algunas deliberaciones sobre el asunto en mención, se llego a un acuerdo para llevar a cabo una Evaluación  Administrativa/Financiera a la citada Empresa; para el efecto se firmo unos contratos cuyos lineamientos básicos fueron los siguientes:

1. Se efectuara un examen de la gestión administrativa de CAESA dando énfasis especial a las áreas de organización, ventas y personal; y, a las operaciones de la Oficina principal de Lima.
2. Se tomaran como base las actividades y operaciones que la empresa esta desarrollando actualmente.
3. Se emitirá un informe que contenga recomendaciones constructivas para mejorar los controles internos, especialmente en las áreas críticas detectadas.
4. En cuanto al personal de auditoria, se designara en un principio, a un Supervisor, un Auditor Jefe de Comisión y, un Auditor asistente.
5. La Compañía pondrá a disposición de la Sociedad de Auditoria todas las facilidades que requiera.

En seguida la Sociedad de Auditoria comenzó a efectuar el planteamiento del proceso de la auditoria, para cuyo efecto empezó a preparar el programa siguiente:

3.-  PROGRAMA INICIAL

Solicitar una conferencia de entrada con el Presidente el Directorio o con el Director Ejecutivo.

Durante las conferencias:

Establezca la metodología a seguir.

Designe el Auditor para que tome nota de los aspectos más importantes de la Conferencia.

Prestar atención a las posibles deficiencias que puedan receptarse.

Una de las preguntas más importantes debe referirse a la identificación de áreas criticas.

Solicite a una persona de CAESA para que actúe como coordinador.

Prepare un Cuestionario para remitirlo al personal ejecutivo de CAESA con el fin de conocer sus actividades.

Prepare el programa para la Fase de la Revisión Preliminar.

4.-  FASE DE LA REVISION PRELIMINAR

      4.1  Conferencia de Entrada.

Las informaciones que se tienen de la Compañía Artículos Eléctricos S.A. (CAESA), a la cual se ha decidido efectuar una Auditoria Administrativa por vez primera, son muy generales, así se conoce que:

1. Se encarga de la compra y venta de artefactos eléctricos en general, como radios, radiolas, cocinas, televisores, etc.
2. La central de sus actividades es en Lima; opera en un edificio de 7 pisos y, tiene algunas sucursales en provincias.

El día........................ la Comisión de Auditoria se hizo presente en la Oficina de CAESA, e inmediatamente se presento en el despacho del Presidente del Directorio, para iniciar la Conferencia de entrada. En el transcurso de la reunión el citado funcionario menciono principalmente que:

La Empresa importaba mayormente los artículos eléctricos de Estados Unidos y Japón y que, últimamente había disminuido sus adquisiciones por dificultades en la obtención de dólares; otra parte menos apreciable de la mercancía la adquiría  de los fabricantes nacionales.

Con la finalidad de evitarse problemas de importación, estaba en conversaciones con las tres grandes empresas internacionales para adquirir los derechos de fabricación de televisores y radios.

La organización cuenta con sucursales en las ciudades de Piura, Arequipa e Iquitos; y actualmente estaban haciendo estudios de pre factibilidad para crear otra sucursal en alguna ciudad de la Sierra Central.

A su entender las áreas de venta y Taller no operaban rentablemente, debido a que los jefes a cargo de esas áreas no habían respondido a las exigencias de la empresa; sobre el particular recalco que, ambas personas habían sido colocadas en la organización durante la jefatura del Presidente anterior.

Indico as mismo que no incidiéramos en los órganos de Planeamiento. Control presupuestal y Auditoria interna porque a su criterio estas unidades estaban operando eficientemente.

Luego les presento al auditor interno, al Gerente General, al Contador General y a otros funcionarios de la empresa, quienes comentaron diversos

aspectos sobre las áreas donde estaban actuando, a los primeros de los nombrados se le designó coordinador entre CAESA y la Comisión de Auditoria.

En seguida se trató sobre los aspectos siguientes:

Objetivo de examen.

Alcance (áreas a examinar)

Tiempo que demandara el examen.

Personal de Auditores.

Metodología a seguir respecto a las diferencias encontradas.

Coordinaciones en general.

Apoyo de los niveles administrativos.

Finalmente el Gerente General manifestó que, la estructura organizativa de la empresa se adecuaba al cumplimiento de los objetivos, y que mayormente no había problemas sobre el particular, además manifestó que la distribución física de las diferentes áreas en el edificio, era la más razonable.

Después de la entrevista, la Comisión de auditoria se instaló en el 5° piso, en el área correspondiente a la Gerencia Administrativa; y de acuerdo a la información obtenida en la entrevista, preparo el siguiente Cuestionario para remitirlo al personal ejecutivo de CAESA:

4.2   Preparación del Cuestionario al Personal.

1. Nombre y Apellido.
2. Señale el cargo que desempeña actualmente (desde que fecha) y los cargos anteriores que ha desempeñado.
3. Señale su sueldo actual y anteriores.
4. Describa sus funciones o responsabilidades.
5. Indique si tiene objetivos definidos y/o específicos.
6. Detalle las actividades que desarrolla para cumplir con los objetivos que ha indicado en la pregunta N° 5.
7. A quién o a quienes reporta sobre el desempeño de sus actividades y, sobre las decisiones que ha tomado.
8. Señale sintéticamente los conceptos a que se refieren los informes que emite.
9. Indique de quien depende directamente.
10. Indique si tiene trabajo pendiente y, los motivos de esta situación.
11. Describa como está organizada el área donde labora, en la concerniente a:

Personal a su cargo.

Como ha distribuido las funciones de su área.

Instrucciones impartidas a su personal para el cumplimiento de sus responsabilidades.

1. Opine sobre la cantidad y calidad de los recursos asignados a su área.

1. Qué relaciones y coordinaciones se han establecido con el Directorio, Gerencias, departamentos y oficinas.
2. Señale otros cargos y funciones desempeñados en la empresa aparte de su cargo principal.
3. A su criterio,  ¿Cuáles son los problemas fundamentales que en general adolece CAESA?.
4. Cuáles serían las recomendaciones y/o sugerencias que puede plantear con el fin de solucionar las deficiencias que se han señalado en la pregunta Nº15.
5. Señale otros aspectos de interés que crea conveniente.

Una vez que la comisión de auditoria preparó y remitió el cuestionario ya indicado,   empezó a elaborar el Programa principal para cumplir con la FASE DE LA REVISION PRELIMINAR, como sigue:

1. Programa de Auditoria.

Información sobre su Creación y Desarrollo.

Solicite lo siguiente (Requerimiento) :

1. Base legal sobre su creación:

• Escritura de constitución (Copia)
• Estatutos (Copia).
• Libro de Actas de Directorio (Prestado).
• Memoria anual de los últimos 5 años  (Copia).

1. Una relación de los accionistas y miembros del Directorio.
2. Acuerdos de la Junta General  de Accionistas  (Copia).
3. Los contratos celebrados  con los proveedores extranjeros (Copia).
4. Información que permita apreciar:

• La Evolución de CAESA en los últimos 5 años.
• Las necesidades de financiamiento.
• Las fuentes de recursos financieros.
• La posición de la empresa en el  mercado nacional.

Organización.

Solicite a nivel de Empresa lo siguiente:

Manual de Organización y Funciones  (Copia).

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos, incluyendo entre otros aspectos los correspondientes a, seguridad mantenimiento, etc. (Copia)

Organigrama para conocer su organización.(Copia)

Directivas Emitidas por la Gerencia General.(Copia)

Flujograma de operaciones.(Copia)

Recorrido de la empresa (Visita a las Instalaciones).

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