CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Título: Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Autora: Lic. Yoleidys Manso Ríos.

Especialista en Conservación y Restauración. Archivo Histórico Provincial. Villa Clara. Teléfono: 202097.

Calle 8va #2 entre Tercera y Carretera a Sagua. Santa Clara. Villa Clara. Teléfono: 216811

Introducción:

Los Archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los Archivos Históricos donde son considerados, además de como testimonio, como fuente primaria para la investigación y conforman el Patrimonio documental del país.

La conservación del Patrimonio documental como dimensión natural del ejercicio profesional de la archivística está determinada por las tradiciones profesionales de cada país y, en muchos casos, por la moda que tiende a imponerse o importarse, bien por procedimientos miméticos o bien por políticas, a veces incluso avaladas por organizaciones internacionales.

La transformación de la sociedad cubana, sus avances científico-técnicos y el desarrollo de la archivística contemporánea, obligan a perfeccionar y actualizar las normativas vigentes, de forma tal que refleje los principios de aplicación general rectores de esta disciplina, para garantizar la adecuada conservación, organización, control y consulta de los documentos que forman parte del Patrimonio documental de la nación.

La importancia de conservar e investigar el Patrimonio documental radica en que los documentos brindan información, reflejan la producción de bienes materiales y de las relaciones económicas, políticas, ideológicas, culturales y morales de una Sociedad dada y también ellos permiten conocer los orígenes, estructura y funciones de las propias instituciones o personas que lo han creado, es decir que son un testimonio importante de la historia, que se debe mantener siempre presente porque es a partir de esos momentos que las personas se unen con la historia de una nación y afrontan juntos un solo presente y un futuro. Por ello es de gran significación la preservación de su integridad física constantemente amenazada por diversos factores extrínsecos (externos) e intrínsecos (internos).

Los factores intrínsecos están determinados por las características internas debido a la fabricación y confección del documento, mientras que dentro de los extrínsecos se encuentran los factores medio-ambientales, bióticos, antropológicos y el factor desastre.

El descontrol de los factores antes mencionado provoca deterioro en el Patrimonio documental, por lo cual los archiveros deben presentar especial atención al cumplimiento de los requerimientos necesarios para su conservación.

En el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara la problemática de conservación de los documentos es compleja, no solo por la baja calidad del papel y los materiales de escritura, sino por el empeoramiento general del medio ambiente donde se almacenan, situación que se agrava por las condiciones adversas que impone un clima tropical, el cual cataliza los procesos de degradación del papel, así como incrementa notablemente el daño biológico, por lo que se plantea como problema científico la ausencia de un Programa de Conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Se propone la siguiente Hipótesis: Si se incorpora un Programa de Conservación para los documentos en el trabajo del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara entonces será posible el mantenimiento de la integridad física del Patrimonio documental.

Declarando como Objetivo General: Elaborar un Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

La novedad científica radica en que se ofrece un Programa de conservación para los documentos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara que permite el mantenimiento de la integridad física del Patrimonio documental, partiendo de diagnósticos ambientales, microbiológicos y riesgos de desastres. Además se ofrece información sobre los daños que ocasionan a la salud humana algunos géneros fúngicos y bacterianos.

Desarrollo

La documentación del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara no está exenta del deterioro como consecuencia de la incidencia de los factores extrínsecos e intrínsecos, además de las condiciones inadecuadas de almacenamiento y las necesidades constructivas de la edificación, lo que conllevó en el 2005 a elaborar un Plan de conservación preventiva para la documentación, que como su nombre indica no tuvo en cuenta el proceso de restauración, ni las evaluaciones ambientales y microbiológicas, tampoco las especificidades dentro de las Colecciones.

Por lo que para determinar la situación existente en los Fondos y Colecciones se realiza el análisis macroscópico de los documentos así como el diagnóstico de las variables climáticas (temperatura y humedad relativa) y microbiológico. Además de la aplicación del método Diagnos para evaluar el estado de conservación de los materiales atesorados, derivando las siguientes conclusiones:

• Durante todo el año las temperaturas y las humedades relativas son altas (+ de 220C y de 55% respectivamente), encontrándose por encima de los parámetros establecidos para la conservación de los documentos. Las fluctuaciones de ambas magnitudes también sobrepasan los valores recomendados para instalaciones de Archivo.

• Los valores elevados de la humedad están determinados fundamentalmente por la presencia de capilaridad y de paredes con instalaciones hidráulicas. No existen, además, equipos extractores de humedad (deshumidificadores).

• Los valores elevados de temperaturas están relacionados con la incidencia directa del sol en las fachadas de la edificación, orientación desfavorable del edificio, presencia de personal en algunas de las áreas de almacenamiento, los locales cerrados y la no existencia de equipos controladores del clima que permitan regular las condiciones climáticas en el interior de los locales, pues solo una Nave se encuentra climatizada.

• El mayor nivel de contaminación microbiana se encuentra en la Nave: 5 (2,0x102 UFC/m3 de bacterias y 3.3x102 UFC/m3de hongos) donde los valores de temperatura y humedad relativa oscilan entre 23-29 0C y 66-73% respectivamente, lo que ha provocado faltantes, roturas, empalidecimiento, manchas, etc. En la figura 1 se pueden apreciar los representantes de grupos bacterianos donde existe un predominio de los mismos en la nave número cinco.

Figura 1: Representación de grupos bacterianos por naves.

• La documentación de la Nave: 1, 2 y 3 contiene gran cantidad de polvo (suciedad) pues las ventanas permanecen abiertas durante el día con la consiguiente entrada de aire cargado de polvo y hollín, a los cuales se adhieren las esporas microbianas, lo cual está determinado por la ubicación de la edificación en una de las calles principales del Centro Histórico, la cual comunica la Plaza Ernesto Guevara con el Parque Leoncio Vidal. Además se puede apreciar que el papel en que se encuentra archivada la información está, en su mayoría, quebradizo y amarillo, lo cual es un indicio de que se está deteriorando con rapidez.

• Se puede apreciar que existe un dominio, en la mayoría de las Naves, de los géneros: Aspergillus, Penicillium y Cladosporium. Se muestran en las figuras 2-5 microfotografías de hongos aislados en los documentos.

Figura 2. Aspergillus fumigatus Figura 3. Cabeza conidiales de

Aspergillus fumigatus.

Figura 4. Cabezas conidiales de Figura 5. Chaetomium sp.

Aspergillus flavus.

• Presencia de Termobia doméstica (Thysanura lepiomatidae) conocida como traza, causante de galerías en los documentos.

• Los documentos dañados tienen que ser sometidos a un proceso de restauración.

• La presencia de hongos y bacterias patógenas pueden provocar daño a la salud de los trabajadores.

• Los documentos presentan faltantes, roturas, manchas diversas, quemaduras de óxido, afectaciones por microorganismos, indicando pérdida de su integridad física y de la información (Observar fotos) lo que conlleva a que las futuras generaciones no podrán satisfacer sus necesidades informativas, no conocerán parte de la historia. Las presencia de hongos y bacterias en los documentos y locales del Archivo contaminan el aire siendo un peligro para el ser humano, pues son causante de enfermedades. Los productos químicos empleados en las fumigaciones pueden deteriorar la documentación y afectar la salud humana. Constituyendo lo planteado un impacto social y ambiental negativo.

Fotos de la situación existente en los locales y en la documentación del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

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