CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN

La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo y conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.

Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y dirigidos hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en le archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.

El comité de conservación de Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación de Colombia y el Laboratorio de Restauración mediante la evaluación del estado actual del patrimonio documental colombiano, la posición de los archivos en la estructura de las instituciones, las graves deficiencias existentes formulando, diseñado e implementado una estrategia de carácter integral enfocada a garantizar la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a partir del momento de su emisión, durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el archivo histórico, esta estrategia es el Sistema Integrado de Conservación.

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las

NORMATIVIDAD

En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación plantea como normatividad y directriz, mediante el reglamento General de Archivos, que las acciones de restauración sobre documentos oficiales, solo podrán realizarse en los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación de Colombia.

En tal forma, los tratamientos, métodos y procedimientos, deberán limitarse, en una primera etapa, a aquellas acciones que se inscriben dentro de los planteamientos del Sistema Integrado de Conservación y en ningún caso pueden exceder el nivel de la conservación preventiva.

Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel

la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de esté en rango de 7.0 a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de Impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:

Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo y control de los principales factores externos de deterioro que interactúan entre si y que inciden en la conservación del material de archivo. Estos factores son los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogénicos.

El contexto político, administrativo, de personal e infraestructura que ha caracterizado la historia de los bienes documentales del país, presenta como denominador la acumulación e interacción reiterativa de los cuatros factores de deterioro.

• Ambientales:

Involucran elementos como la temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes atmosféricos y el polvo, los cuales por la acción permanente o por las fluctuaciones degradan los diferentes soportes.

Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de depósito, involucran a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental que por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas formas y pueden condensarse en: debilitamiento y pulverización de los soportes, reblandecimiento de encolados, manchas, deformación de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia estructural, decoloración de los soportes y registros, acumulación de suciedad y oxidación.

• Bióticos:

I

nteractuando con los anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes,galerías, cavernas, entre otros.

Interactuando con los medios-ambientales, propician la aparición de todos estos agentes biológicos que alteran y deterioran el material documental.

• Desastres:

A las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).

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