CONSTITUCIÓN DE UN SGC PARA LA EMPRESA “LÁCTEOS Y PERECEDEROS”

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MATERIA:

SISTEMAS DE CALIDAD

PROFESORA:

ING. PAOLA MERCEDES RICÁRDEZ GRANIEL

        INGENIERÍA PETROLERA        

PRESENTAN LOS ALUMNOS:

JESÚS ARIAS ANGULO

SARAÍ DEL CARMEN AVALOS ARIAS

JENRRY ALBERTO DE LA CRUZ AVALOS

CARLOS MIRANDA DE LA ROSA

ADRIANA SUGEY PEDRERO SÁNCHEZ

KAREN VERENICE REYES MEJIA

PROYECTO FINAL:

CONSTITUCIÓN DE UN SGC PARA LA EMPRESA “LÁCTEOS Y PERECEDEROS”

(ELABORACIÓN DE UN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN)

”PARAÍSO, TAB., A 11 DE SEPTIEMBRE DE 2016

        INTRODUCCIÓN

El buen funcionamiento de una organización es determinante para predecir su rumbo; si bien la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”, con la venta de su producto denominado “QUESO LOS HERMANOS”, ha tenido una gran aceptación entre los consumidores y ha experimentado un gran crecimiento, no se han aprovechado al 100% los beneficios que esta empresa puede dar.

Es bien sabido que todas las empresas u organizaciones se enfrentan a adversidades que les impiden o dificultan alcanzar sus objetivos; es decir, “tienen problemas”. Una buena parte de estos problemas están relacionados con la calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

Sin embargo, no todas las empresas u organizaciones saben cómo superar esas dificultades (es decir, “cómo resolver los problemas”).

A veces los problemas se resuelven de manera intuitiva, (cómo lo ha venido haciendo esta empresa),  pero frecuentemente los problemas se hacen crónicos y limitan las posibilidades de éxito de la empresa. Consecuentemente, una empresa que tenga la capacidad de “resolver los problemas” adquirirá una ventaja competitiva sobre sus competidores.

Es por esto que para lograr este buen funcionamiento es de vital importancia contar con una planeación formal de las actividades en general y  con un Sistema de Gestión de Calidad que haga referencia a mejoras de los procesos que se llevan a cabo para la operación de la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”.

La administración de esta empresa, no se ha dado a la tarea de formar una estructura organizacional, donde se muestre la delimitación de funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos existentes, no existe una Misión que indique la razón de ser de la empresa, ni una Visión que estimule el crecimiento y aunque a pesar de trabajar de forma empírica y sin los principios básicos administrativos “LACTEOS Y PERECEDEROS” ha logrado permanecer en el mercado por 18 años, lo que nos indica que la empresa es competitiva sin embargo no cuenta con objetivos específicos a corto o largo plazo, así como metas y políticas definidas que la proyecten aún más a consolidarse como una empresa líder a nivel regional. Dentro de las oportunidades de mejora para esta empresa proponemos el diseño de un Manual General de Organizacional como parte de un Sistema de Gestión de Calidad.

El manual de organización es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran; las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

En el estudio que se realizó a esta empresa se encontró duplicidad de funciones, falta de toma de decisiones oportunas, llevando a la mala inversión de los recursos financieros de la empresa.

La solución que se ofrece para poder sacar adelante a la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”, como mencionamos anteriormente es crear un Manual de Organización en donde se muestren los roles y funciones de cada uno de los integrantes de la empresa así como establecer Metas, crear la Misión, Visión, los Principios y Valores así como Política de Calidad que ayuden a alcanzar los objetivos propuestos, para lograr la consolidación como empresa líder en su ramo y colocarse en el gusto y preferencia de los consumidores, para lograr abrir nuevos canales de distribución a nivel Sureste.

“LACTEOS Y PERECEDEROS”, surge el 12 de septiembre del año 1997, como una empresa única y familiar dedicada a la elaboración del Queso de Hebra y Sopero, la empresa se estableció en un principio en la Calle Anacleto Canabal No. 225, Colonia Primero de Mayo en la Ciudad de Villahermosa, Tabasco.

Hoy en día esta empresa se encuentra en carretera Reforma km. 3 R/A Río Viejo 1era. Sección.

Se establece gracias al esfuerzo y dedicación de su fundador el L.A.E. Juan Manuel Pedrero Acosta, quien actualmente se desempeña como Gerente General de la Organización y quien está registrado en SHCP como Persona Física.

El giro de la empresa “LOS HERMANOS”, es la fabricación del Queso de Hebra y Sopero tipo Chiapas.

La idea de fundar esta empresa nace después de que el L.A.E. Juan Manuel Pedrero Acosta, se desempeñara durante 7 años como administrador general en la “Industrializadora de Alimentos CANO, S.A de C.V.” empresa que se dedica a la elaboración y venta de queso.

Es en esta empresa donde el propietario de “LACTEOS Y PERECEDEROS”, adquiere la experiencia y aprende el manejo de la venta y distribución del queso.

Dándose cuenta que es un negocio rentable y decide separarse de la “Industrializadora de Alimentos CANO, S.A de C.V.” y fundar su propia empresa.

“LACTEOS Y PERECEDEROS”, comenzó vendiendo 200 Kgs; de producto a la semana. Producto que no era producido en la empresa, ya que aún no contaba con el equipo y la maquinaria necesaria para su elaboración.

El queso era comprado a otras empresas y este se envolvía con la etiqueta de la empresa y era distribuido en pequeños comercios locales.

El personal que laboraba en esta micro-empresa era netamente familiar, pero poco a poco el producto fue tomando auge y se fue colocando en preferencia de los consumidores, se pudo invertir en moldes, maquinaria y equipo que permitían la producción a pequeña escala, lo que dejaba un margen de utilidad mayor y así es como es comienza a desarrollarse y a convertirse en la empresa que es hoy; actualmente en la empresa laboran 05 obreros, 02 distribuidores, y se producen actualmente 500 kgs diarios de producto terminado.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el siguiente fragmento de la norma ISO 9001:2000 se muestra un requisito más del sistema, la definición de las responsabilidades y autoridades respecto a las actividades del sistema de gestión de calidad, así como su conocimiento por parte del personal de la organización.

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5.5.1 Responsabilidad y autoridad.

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están                                                                                                  definidas y son comunicadas dentro de la organización.

Si bien, estas responsabilidades y autoridades pueden definirse y plasmarse en los distintos documentos del sistema, tales como manual de calidad, procedimiento, instrucciones, etc., en la empresa objeto del proyecto se ha preferido crear un documento que recoja todo esto.

De este modo se facilita el estudio de las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización, evitando que estas se repitan en varias personas o que existan tareas sin responsable.

Ambas cosas pueden acarrear una serie de inconvenientes, pues si cierta tarea carece de responsable, esta puede no ejecutarse según lo planeado y, si existen dos o más responsables para una misma tarea, esta responsabilidad puede ser evitada por cada uno de ellos respaldándose en que existen otros responsables.

El documento en el que se ha plasmado lo anterior se ha llamado Manual de Organización, y en él se incluyen las responsabilidades y autoridades para cada uno de los requisitos del sistema, es decir, para los requisitos que dicta la norma ISO 9001:2000 más lo añadidos por la organización.

Este manual es revisado y aprobado por Gerencia y comunicado al personal correspondiente.

Lo primero que se tiene que hacer, antes de empezar el desarrollo e implantación de un Sistema para la calidad, es definir cuáles son los beneficios esperables como resultado de la implantación del mismo.

Los Objetivos y Beneficios esperables, definidos “a priori”, constituyen los imperativos de diseño del sistema, además de ser los factores críticos de éxito del mismo. No es posible pensar que el sistema va a servir para algo cuando no se le fijó un objetivo.

Por lo que procederemos a fijar estos objetivos

1. El objetivo principal de crear un Manual General de Organización de la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”  es que los miembros de la empresa conozcan la estructura administrativa de la organización.
2. Este Manual pretende dar a conocer los puestos, su delimitación y la relación que existe entre ellos, así como explicar la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad de cada uno de los puestos que conformar la empresa de una forma clara y que facilite la comprensión de las dudad del personal.
3. Lo que esperamos lograr con la elaboración e implantación de este Manual de Organización es el que los trabajadores aclaren sus dudas con rapidez, que sea de utilidad y que sobre todo sea una herramienta de planeación organizacional que los haga sobresalir y consolidarse como  empresa.
4. Y que sea revisado y actualizado periódicamente para un mejor aprovechamiento.

Los beneficios esperables más comunes deberían ser:

• Cumplir los objetivos de la institución
• Ser competitivos
• Ser eficaces, cumplir el compromiso que se tiene con los clientes,
• Ser eficientes, hacer las cosas cada vez de una manera más simple, (no necesariamente más barato), evitando mayor trabajo a la gente,
• Simplificar la interacción y la comunicación entre las distintas áreas
• Asegurar que todos, en la organización, trabajan para cumplir los requisitos del cliente.

PROBLEMAS DETECTADOS EN LA EMPRESA

La empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”, es una empresa familiar que a lo largo de su creación ha logrado un crecimiento sostenido y ha contado con la aceptación de su producto. Sin embargo, haciendo un análisis se puede observar que no es una empresa que este aprovechando al máximo los recursos ya que tiene como problemática general que “NO HAY UNA PLANEACIÓN FORMAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A  CABO EN LA ORGANIZACIÓN”; además de no contar  con los principios básicos de la administración, tales como Visión, Misión, Política de Calidad, Metas, y/o Objetivos que la guíen hacia un crecimiento de consolidación, no existe una delimitación de funciones.

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