CONTROL DE BIENES

PROCEDIMIENTO PR GLO 005/CB

CONTROL DE BIENES

1. OBJETIVO

Asegurar la custodia de los bienes de propiedad de la empresa, tanto de los que se encuentran en Almacén, como en las Unidades de Servicio.

2. ALCANCE

Desde el ingreso del bien al Almacén hasta su disposición final.

3. RESPONSABILIDADES

Jefe de Logística

Jefes Zonales

4. REFERENCIAS

 PR Compras y almacenamiento de bienes

 PR Asignación de Bienes y Servicios

5. REQUISITOS

 Lista de Verificación de Equipos y Uniformes

6. ETAPAS:

El responsable de la Gestión Logística realiza las siguientes actividades:

I.- CONTROL DE ALMACÉN

a. Verifica quincenalmente el stock de los bienes en físico y en el Sistema.

b. De manera periódica selecciona los bienes que no se encuentran aptos para su uso por estar desgastados o deteriorados. Para tal efecto:

 Comunica a la Gerencia sobre los bienes seleccionados para su incineración.

 Elabora el Acta de Incineración.

II.- CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

III.- CONTROL DE VEHICULOS

a. Revisa diariamente la operatividad de los vehículos; teniendo en cuenta:

 Nivel de liquido de frenos

 Nivel de aceite

 Nivel de refrigerante

 Nivel de combustible

 Nivel de kilometraje

 Estado de chasis (carrocería)

 Estado de llantas y de repuesto.

 Estado de herramientas.

 Estado de accesorios (puertas, vidrios, espejos, manijas, chapas, etc.)

b. Registra en un cuaderno de control, el nivel y estado de cada uno de los vehículos revisados.

c. Redacta un informe para comunicar al responsable de Logística sobre el estado de los vehículos y/o solicitud de requerimientos por fallas o desperfectos.

d. Realiza las coordinaciones con el responsable de logística a fin de superar los eventuales desperfectos.

e. Supervisa la frecuencia de salidas de los vehículos; a partir del registro del formato de “autorización para uso de vehiculo”, teniendo en cuenta:

 Características del vehiculo

 Persona asignada al vehiculo

 Hora de salida y de retorno.

 Destino

 Kilometraje (de salida y retorno)

f. Remite al área de logística los formatos de “autorización para uso de vehículos”

EN LAS UNIDADES

a. Solicita mensualmente las Listas de Verificación de los Supervisores y Jefes Zonales.

b. Realiza el cruce de Información en el sistema SOLUTION 2006 para determinar el registro del bien.

c. Realiza inspecciones semestrales para determinar la operatividad y la existencia de los bienes en físico.

d. Resuelve los casos de pérdida o deterioro frente a los cual se realizan las siguientes acciones:

 Solicita a los Jefes Zonales un Informe detallado sobre los sucesos que originaron el deterioro o la pérdida del bien.

 Eleva un Informe a la Gerencia General sobre los sucesos acontecidos.

 Recepciona de la Gerencia General el proveído sobre acciones a tomar.

e. Solicita Informe, de manera periódica a los responsables de la Zona sobre los bienes bajo su custodia.

7. INSTRUCCIONES

a. En el caso de los bienes (equipos de comunicación, chalecos, garret y armamento) que llegan de las Jefaturas Zonales para su internamiento:

 Se solicita los servicios de los técnicos para su revisión y mantenimiento.

 Se procede al almacenamiento.

b. En caso de pérdida o deterioro del bien el Informe que se eleva a la Gerencia considerará:

 Se determina la responsabilidad.

 El costo del bien

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