CONTROL DE LA ADMINISTRACION

MATERIA

ADMINISTRACIÓN

TEMA 6

CONTROL

CONTENIDO

6. Control

6.1 Concepto e importancia

6.2 Principios

6.3 Etapas de control

6.3.1 Estándares

6.3.2 Medición

6.3.3 Corrección

6.3.4 Retroalimentación

6.4 Factores o campos del control

6.5 Control por áreas funcionales

TEMA 6 CONTROL

Conocer el proceso de control a través del estudio de cada una de sus etapas que permitan verificar el cumplimiento de los planes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Al finalizar el tema el alumno deberá ser capaz de:

• Comprender la importancia del control para la supervisión de los grupos de trabajo y el logro de los objetivos organizacionales.

• Identificar y explicar los principios básicos del control como parte fundamental del proceso de control.

• Identificar y aplicar las diversas etapas del proceso de control y sus componentes básicos en la solución de casos prácticos

• Identificar los controles utilizados con mayor frecuencia en los factores de control.

• Identificar y diferenciar el control por áreas funcionales, según sus características particulares.

6.- Control

6.1 Concepto e importancia

Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas de las definiciones más aceptadas:

BURT K. SCANLAN. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

ROBERT ECKIES, RÓÑALA CARMICHAEL Y BERNARD SARCHET. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

GEORGE R, TERRY. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

HENRY FAYOL. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

HAROLD KOONTZ Y CYRIL O'DONNELL. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

ROBERT B. BUCHELE. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

ROBERT C. APPLEBY. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Importancia del control

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades administrativas. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no, y por qué sí o porqué no. El valor específico de la función de control, sin embargo, radica en su relación con la planificación y delegación de actividades.

La importancia del control radica principalmente en los dos puntos siguientes:

• Cierra el ciclo de la Administración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión, que retroalimentan a la planeación.

• Se da en todas las funciones y recursos de la administración de todo organismo social, ya sea de carácter público o privado. Es por ello un medio para controlar su manejo y hacerlas productivas.

Para tener un control eficaz, es necesario que éste, posea ciertas características y elementos fundamentales en su aplicación.

Características del control

Las características del control son:

• Es fundamentalmente un proceso interactivo.

• El tiempo para toma de decisiones es normalmente limitado.

• El número de variables que deben considerarse es muy variado y grande.

• Las variables que interactúan en el control administrativo tienen su origen en muy diversas disciplinas.

• El resultado final debe ser controlado, varía de lo concreto, que puede ser medido a lo abstracto que no puede ser medido objetivamente.

• Se relaciona con individuos y situaciones específicas.

• Es generado frecuentemente por circunstancias aleatorias e imprevistas.

• Es un proceso de conducta o de actuación, debido a su naturaleza interactivo.

Concepto de Control Estratégico

Es un sistema que establece puntos de referencia, reglas, métodos y dispositivos para medir la congruencia, el avance, la eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de las metas estratégicas y permite además una mejor comprensión de las crisis.

El control estratégico es un tipo especial de control de la organización que tiene por objeto el seguimiento y la evaluación del proceso de administración estratégica para asegurar su adecuado funcionamiento. El control estratégico está orientado a garantizar que todos los resultados planeados a lo largo del proceso de administración estratégica se hagan realidad.

El Sistema de Control Estratégico contesta las tres preguntas claves de la alta gerencia en la vida de cualquier organización tanto en el sector público como en el privado.

1. ¿Qué tenemos?

2. ¿Qué vamos a hacer?

3. ¿Cómo y con quiénes lo haremos?

O bien, estas preguntas también pueden plantearse como tres elementos de la siguiente manera:

El control estratégico supone la adaptación del sistema de control a los requerimientos de la dirección estratégica y tiene que dar respuesta, al menos, a tres hechos:

• Si la estrategia se está implementando como se planificó.

• Si los objetivos concretos siguen siendo pertinentes (Análisis de la pertinencia de los objetivos). El control estratégico tiene que detectar si hay cambios o discontinuidades en el comportamiento de los factores componentes del entorno que aconsejen provocar cambios en los objetivos actuales. (Por ejemplo: La disminución de la natalidad aconsejará a algunas universidades ir pensando en cambiar la cultura del establecimiento de "numerus clausus" y la consiguiente regulación de las listas de espera con el fin de que no se produzcan agravios comparativos y desórdenes en la cola de espera, para pasar a una nueva cultura de promoción comercial para cuyo desarrollo quizás no estén todas las universidades igual de preparadas. En unos entornos que cambian de una forma tan constante, pueden surgir nuevas estrategias de capitalización de oportunidades o de contrarrestar amenazas, que no se preveían cuando se articuló el plan estratégico inicial.

• Si, después de todo, los resultados producidos por la estrategia son, o no, los esperados (La validez de la estrategia). El control estratégico tiene que verificar la validez de las hipótesis clave acerca de la evolución de la empresa y su entorno, sobre las que descansa la formulación de la estrategia. Si los empleados y directivos de una organización han implementado bien la

...