Cierre Del Proyecto

Informe de cierre de proyecto

El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.

De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho más simple.

A continuación se muestran algunos elementos que se considera importante incluir en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acápites que se entiendan necesarios:

• Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que brinde una visión global acerca de sus objetivos.

• Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes.

• Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida. Define, en el caso de que sea necesario, qué pasos se darán con cada miembro del equipo, o qué sugerencias se tienen para su incorporación a nuevas tareas.

• Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que pueden aparecer, y cómo se procederá a partir del cierre.

• Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el producto en operación y cómo se debe proceder para su monitoreo.

• Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos excedentes, y define o propone cómo serán manejados.

• Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el proyecto y qué uso posterior se les dará.

• Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación a almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además de dónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir al responsable de esta actividad.

• Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que aún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es el responsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas que no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento y soporte de los productos en operación, entre otras cosas.

• Recomendaciones: Lista cualquier recomendación que se tengan, tales cómo continuar la operación, cómo solucionar problemas que se enfrenten, etc.

• Anexos: Incluir cualquier documento que pueda brinda información adicional importante, tales como copias de la aceptación por parte del cliente para cada entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc.

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