Control Y Cierre Del Proyecto

INTRODUCCION

EL SIGUIENTE TRABAJO ABORDARA EL TEMA DE CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO EL CUAL DETERMINA LO QUE SE ESTA LLEVANDO A CABO, PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO A FIN DE ESTABLECER LAS MEDIDAS CORRECTIVAS NECESARIAS Y ASÍ EVITAR DESVIACIONES EN LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES.

PUESTO QUE EL CONTROL IMPLICA LA EXISTENCIA DE METAS Y PLANES, NINGÚN DIRECTOR PUEDE CONTROLAR SIN ELLOS. EL NO PUEDE MEDIR SI SUS DEPENDIENTES ESTÁN OPERANDO EN LA FORMA DESEADA A MENOS QUE TENGA UN PLAN, YA SEA, A CORTO, A MEDIANO O A LARGO PLAZO. GENERALMENTE MIENTRAS MÁS CLAROS, COMPLETOS, Y COORDINADOS SEAN LOS PLANES Y MÁS LARGO EL PERIODO QUE ELLOS COMPRENDEN, MÁS COMPLETO PODRÁ SER EL CONTROL.

UN DIRECTOR DE PROYECTOS PUEDE ESTUDIAR LOS PLANES PASADOS PARA VER DÓNDE Y CÓMO RECORRIERON DURANTE EL PROCESO, PARA DESCUBRIR QUÉ OCURRIÓ Y PORQUÉ, Y TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR LOS ERRORES. SIN EMBARGO, EL MEJOR CONTROL PREVIENE QUE SUCEDAN LAS DESVIACIONES, ANTICIPADOS A ELLAS, ES POR ELLO QUE ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y GENERALES DEL PROYECTO A REALIZAR Y ASI PODER UTILIZAR LA GRAFICA ADECUADA PARA ANALIZAR CADA FASE DE TODAS Y CADA UNAS DE LAS ACTIVIDADES QUE CONFORMAN EL PROYECTO A ELABORAR.

4.0 CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentación de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.

Se realiza través de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta acta de recepción del proyecto y condiciones de garantías.

En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de ejecución del proyecto.

Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseño, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniería y de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Más allá de la ejecución de los cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se construye.

Por lo tanto, el propietario por lo general requiere de un acta final para mostrar todos los cambios o, más concretamente, cualquier cambio que modifica la parte tangible de la obra terminada. El registro se hace en el pliego de cláusulas administrativas, por lo general, pero no necesariamente se limita a ello, también se debe de reflejar en el diseño de los dibujos. El producto final de este esfuerzo es lo que el cliente debe ver en el apartado de, "asbuilts.". Este es un requisito que se debe de proporcionarse en los contratos de construcción.

4.1 CONTROL IMPORTANCIA Y METODOS DE CONTROL

Las mayores desviaciones que se producen en un proyecto son debidas a deficiencias en el control del mismo. Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento:

• Seguimiento técnico.- Controlando el avance de las tareas, esto es, lo realmente conseguido, que será mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales.

• Seguimiento económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Estas son algunas acciones a llevar a cabo para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:

• Recoger datos.- La información es la principal herramienta de que dispone el director de proyectos para mantenerse alejado de los problemas. Existen varias formas de recogerla: informes (Informes de tarea), reuniones (Internas o Externas), de otros departamentos (Administración, Finanzas, etc.), etc.

• Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios: ESFUERZO (horas empleadas por recurso y tarea), COSTES y PLAZOS (duraciones, fechas de inicio y fin, márgenes), AVANCES INTERMEDIOS.

• Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados

• Informar.- Es tarea del director de proyecto elaborar los informes de seguimiento de forma periódica, puntual, concisa e impersonal y presentar propuestas de soluciones en el caso de producirse desviaciones. Estos informes deben de ser analizados por el supervisor que deberá sacar conclusiones y tomar medidas. Es conveniente que los informes tengan un formato fijo, que evite la tentación de seleccionar su contenido.

• Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos.- Teniendo en cuenta las aportaciones de la gente más afectada por la decisión, fijando prioridades y alternativas (criterios de ejecución, tiempos, costes) y comunicando las decisiones con tacto y consideración.

•

...