Circular Contable

CIRCULAR BÁSICA

CONTABLE Y FINANCIERA

INDICE

CAPÍTULO I – INVERSIONES - CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE INVERSIONES 9

1. CONSIDERACIONES GENERALES 9

2. OBJETIVO Y CRITERIOS GENERALES PARA LA VALORACIÓN 9

2.1 Objetivo de la valoración de inversiones 9

2.2 Criterios para la valoración de inversiones 11

3. CLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES 11

3.1 Inversiones negociables 12

3.2 Inversiones para mantener hasta el vencimiento 12

3.3 Inversiones disponibles para la venta 13

3.4 Adopción de la clasificación de las inversiones 13

4. RECLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES 14

4.1. Reclasificación de las inversiones para mantener hasta el vencimiento a inversiones negociables 14

4.2. Reclasificación de las inversiones disponibles para la venta a inversiones negociables. 14

5. PERIODICIDAD DE LA VALORACIÓN Y DEL REGISTRO CONTABLE DE LA MISMA 15

6. VALORACIÓN 16

6.1. Valores o títulos de deuda 16

6.2. Valores o títulos participativos 20

7. CONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES 23

7.1. Inversiones negociables 23

7.2. Inversiones para mantener hasta el vencimiento 24

7.3. Inversiones disponibles para la venta 24

8. OTRAS INVERSIONES 25

9. CALIFICACIÓN DEL RIESGO Y PROVISIONES 26

9.1. Valores o títulos de emisiones o emisores que cuenten con calificaciones externas. 26

9.2. Valores o títulos de emisiones o emisores no calificados 27

El valor neto de las inversiones calificadas en esta categoría debe ser igual a cero. 28

9.3. Disponibilidad de las evaluaciones 29

10. DISPOSICIONES FINALES 29

10.1 Responsabilidad de la revisoría fiscal 29

10.2 Revisión de las clasificaciones y valoración por parte de la Superintendencia 29

10.3 Revelación en los estados financieros 29

10.4 Regla sobre revelación de información 30

CAPÌTULO II - CARTERA DE CRÉDITOS 31

1. CONSIDERACIONES GENERALES 31

2. PRINCIPIOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO DE LA CARTERA DE CREDITOS. 31

2.1. Riesgo Crediticio 31

2.2. Obligación de evaluar el riesgo crediticio 31

2.3. Proceso de otorgamiento 31

2.4. Proceso de seguimiento y control 34

2.5. Proceso de cobranza 39

2.6. Políticas de créditos 39

3. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITOS 39

3.1. Créditos de consumo 39

3.2. Créditos de vivienda 39

3.3. Microcrédito 40

3.4. Créditos comerciales 41

3.5. Otras consideraciones 41

4. CALIFICACIÓN POR NIVEL DE RIESGO 41

4.1. Categoría A o “riesgo normal” 41

4.2. Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” 41

4.3. Categoría C o “riesgo apreciable” 42

4.4. Categoría D o “riesgo significativo” 42

4.5. Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” 42

4.6. Calificación de la cartera de créditos por edad de vencimiento 42

5. REGLA DE ARRASTRE 43

6. PROVISIONES 43

6.1. Provisión General 43

6.2. Provisión Individual 44

6.3. Efecto de las garantías sobre las provisiones 45

6.4. Provisión cuentas por cobrar derivadas de operaciones de crédito 46

7. CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA 47

8. REGLAMENTACIÓN INTERNA 47

9. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL 47

CAPÍTULO III - CUENTAS POR COBRAR 49

1. CONSIDERACIONES GENERALES 49

2. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO EN LAS CUENTAS POR COBRAR 49

2.1 Riesgo de crédito 49

2.2 Obligación a evaluar el riesgo de crédito 49

3. CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE ALGUNAS CUENTAS POR COBRAR 50

3.1. Cuentas por cobrar derivadas de operaciones de créditos 50

3.2. De los Deudores por venta de bienes y servicios la clasificación se realiza así 50

3.3. Créditos a empleados 50

3.4. Otras cuentas por cobrar 51

4. REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES 51

4.1 Provisión de los intereses e la cartera de crédito 51

4.2 Provisión de las deudoras patronales 51

4.3 Provisión de los créditos a empleados o trabajadores 52

4.4 Provisión de otras cuentas por cobrar 52

5. CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA 53

6. PROCESO DE SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO Y REVISORÍA FISCAL 53

6.1 Proceso de seguimiento y control 53

6.2 Reglamentación Interna 54

6.3 Responsabilidad del revisor fiscal 54

CAPITULO IV - ACTIVOS DIFERIDOS 55

1. GASTOS ANTICIPADOS. 55

2. CARGOS DIFERIDOS 55

2.1. Amortización de los cargos diferidos 56

CAPÍTULO V - BIENES RECIBIDOS EN PAGO 60

1. CONSIDERACIONES GENERALES 60

2. PLAZO PARA LA VENTA DE LOS BIENES RECIBIDOS EN PAGO 60

3. EFECTO SOBRE LAS PROVISIONES 61

3.1. Sobre bienes inmuebles 61

3.2. Sobre bienes muebles: 61

4. MANEJO CONTABLE 62

CAPÍTULO VI - CASTIGO DE ACTIVOS 63

1. CONSIDERACIONES GENERALES 63

2. CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR ACTIVOS 63

3. PLAZO PARA REPORTAR CASTIGO DE ACTIVOS 64

4. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL 64

CAPÍTULO VII - FONDOS SOCIALES PASIVOS Y FONDOS MUTUALES 65

1.CONSIDERACIONES GENERALES 65

2. FONDOS SOCIALES PASIVOS 66

2.1. Artículo 54 de la Ley 79 de 1988 66

2.2. Artículo 56 de la Ley 79 de 1998 69

3. FONDOS MUTUALES 69

3.1. Auxilio mutual 69

3.2. Fondos mutuales que se asimilan a seguros - artículo 72 de la Ley 79 de 1988 70

4. SERVICIO DE RECAUDO 71

5. RESPONSABILIDAD 71

CAPÍTULO VIII - APORTES SOCIALES 72

1. CONSIDERACIONES GENERALES 72

2. RUBROS 73

2.1 Aportes ordinarios. 73

2.2 Aportes extraordinarios. 73

2.3 Aportes amortizados. 74

3. APORTES SOCIALES NO REDUCIBLES 75

4. DEVOLUCIÓN DE APORTES SOCIALES 75

4.1 Devolución por retiro del asociado 75

4.2 Devolución por exceder el límite individual del 10% o del 49% 76

4.3 Amortización de aportes 76

4.4 Devolución por liquidación 76

5. REVALORIZACIÓN DE APORTES 76

5.1 Procedimiento 77

6. RETENCIÓN Y DEVOLUCIÓN DE APORTES 77

CAPÍTULO IX - RESULTADOS 79

1. CONSIDERACIONES GENERALES 79

2. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN COOPERATIVAS 79

2.1. Porcentaje obligatorio 79

2.2. Remanente 80

3. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN FONDOS DE EMPLEADOS 81

3.1 Porcentaje obligatorio 81

3.2 Remanente 81

4. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN OTRAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS 81

5. APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 10 DE LA LEY 79 DE 1988 81

6. EDUCACION FORMAL 82

CAPITULO X - ESTADOS FINANCIEROS 83

1. ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS. 83

1.1. Consideraciones generales 83

2. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS. 83

2.2. Balance general. 84

2.3. Estado de resultados. 84

2.4. Aspectos comparables 84

3. PLAZO PARA REMITIR INFORMACIÓN FINANCIERA DE CIERRE DE EJERCICIO 85

3.1. Información financiera de cierre de ejercicio 86

4. APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA ASAMBLEA GENERAL EN COOPERATIVAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA 95

CAPITULO XI - ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 96

1. CONSIDERACIONES GENERALES 96

2. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS OBLIGADAS A CONSOLIDAR 96

3. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR 96

4. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 97

4.1. Revelaciones 97

4.2. Certificación y dictamen de estados financieros de propósito general consolidados 97

4.3. Aprobación de estados financieros de propósito general consolidados 97

4.4. Papeles de trabajo 98

4.5. Notas a los estados financieros 98

CAPÍTULO XII - PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN 99

VALIDACIONES PREVIAS A LA TRANSMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 99

1. CONSIDERACIONES GENERALES 99

2. FORMULARIO OFICIAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS 99

2.1. Medio de Reporte 99

2.2. Periodicidad 100

FORMATOS ELIMINADOS 102

2.3. Fechas de presentación 103

3. DOCUMENTOS PREVIOS A LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE CIERRE DE EJERCICIO 104

4. DISPOSICIONES VARIAS 105

4.1 Balance inicial de operaciones 105

4.2 Verificaciones 105

4.3 Extemporaneidad y sanciones 105

CAPÍTULO XIII - LIBROS OFICIALES DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS VIGILADAS 106

1. CONSIDERACIONES GENERALES 106

2. LIBROS OBLIGATORIOS 106

3. REGISTRO DE LOS LIBROS OFICIALES 108

4. IMPRESIÓN DE LOS LIBROS 108

5. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES 108

6. EXHIBICIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS 109

7. CONSERVACION Y TENENCIA DE LOS LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES 109

8. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OFICIALES Y CORRECCIONES 109

9. OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES 110

10. EXAMEN DE LOS LIBROS 110

11. LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD 110

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