¿Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona?

1. .- ¿Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona? R= SISTEMA ALFABÉTICO

2. ¿Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico? R= sistema numerico

3. ¿Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres? R= SISTEMA GEOGRÁFICO.

4. ¿Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica? R= SISTEMA ALFANUMÉRICO

5. ¿QUE ES El sistema de archivo alfanumérico? es una de las opciones para organizar archivos,

Sistema de archivos

Material de la Academia de Administración Participación especial de: Lic. Maria Asunción Acuña Ortega, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez

1.1 IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL ARCHIVO ALFABETICO MEDIANTE LA TÉCNICA ESTABLECIDA

1.1.1 Sistemas de archivo.

· Conceptos

Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de un Asistente Directivo. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.

Este concepto claro esta desde el punto de vista documental, pero analizando los archivos informáticos, se dice que Un Archivo es un conjunto de elementos de información relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numérico, alfabético o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario. Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de información individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar. Se anexa la anterior definición por la incorporación acelerada y en algunos casos obligatoria en las Oficinas de los archivos virtuales.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.

Guardar de manera ordenada el material reunido.

Poder localizar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que el asistente se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos. La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores, pero sigue vigente por cuestiones Fiscales y Legales la guarda de documentación de 5 a 10 años, para solventar cuestiones de orden Jurídico de la Organización, ya sea esta Física o Moral.

Siempre antes de iniciar cualquier actividad se debe consultar el archivo, tener en cuenta los catálogos y las Normas de archivo en la Organización en la que se labore. Las oficinas generalmente se agrupa en dos grupos de elementos:-

Elementos de consulta y documentación:

Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.

Elementos de trabajo:

Archivo General

Proyectos.

Originales.

Copias y correcciones.

Fichero Alfabético.

Fichero Numérico.

A su vez en la Oficina se dispone de diferentes elementos para la realización de trabajos:

- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.

- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.

- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.

- Guillotina: Para recortar las láminas.

-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ø Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

Ø Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

Ø Guardar la documentación es tiempo que sea útil.

Ø Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la

Ø documentación empleada y necesaria.

Ø Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.

Ø Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

 Sistemas de clasificación.

Los

...