Consultoria

LECTURA Nº 4

PASOS PARA CREAR UNA PROPUESTA DE CONSULTORIA

Cuando se trabaja a cuenta propia como consultor, tenemos que enfrentarnos a cerrar una venta de servicios siendo en ocasiones algo desconcertante e intimidatorio, en especial para los que inician sus pininos, por lo que paso a explicar los aspectos fundamentales del cierre de una venta en un proceso de consultaría.

En este trabajo se presentarán diversas estrategias a tener en cuenta y su importancia en la mesa de negociaciones, a la hora de redactar la propuesta.

El propósito de las propuestas tiene dos vertientes:

Primero, provee al cliente la información necesaria para alcanzar una decisión;

Segundo, sirve de vehículo para promover los servicios (Keish & Keish, 1996).

La propuesta es la base para un buen contrato, documenta lo que se pretende hacer, el tiempo en que se proyecta hacer y la forma en que ambos, el cliente y el consultor, pretenden beneficiarse. Los costos por servicios se pueden establecer de diversas formas y ofreciéndole diferentes alternativas de pago al cliente. De modo que ustedes puedan vender su propuesta y satisfacer a la vez las necesidades del cliente.

Escribiendo la Propuesta de Servicios

Luego de que se ha llegado a un acuerdo en las entrevistas iniciales, entre el cliente y el consultor, sobre la naturaleza del trabajo solicitado por el cliente, normalmente éste último suele pedir una propuesta escrita al consultor. Cohen (1985) indica que hay cinco razones principales para crear una propuesta escrita, lograr un contrato e iniciar su trabajo como consultor:

1. La propuesta escrita finaliza el acuerdo. Se convierte en el documento de venta donde se atan todos los cabos sueltos y se plantea claramente el trato.

2. La propuesta indica lo que el consultor va a realizar. Esta es la oportunidad para plantear el servicio que el consultor va a prestar de manera precisa. Deben transmitir y demostrar que lo que usted propone será de valor único para la organización (Weiss, 2003).

3. La propuesta indica el marco de referencia necesario para el tiempo en que se va a cumplir con el servicio. Tan importante como lo que el consultor va a hacer, es indicar en cuanto tiempo lo va a realizar. En la propuesta se deben describir de manera secuencial el objetivo en tiempo de ejecución para cada paso necesario para lograr el proyecto de servicio, así como el compromiso necesario por ambas partes, para lograr cumplir con el proyecto en el tiempo propuesto (Block, 1999).

4. La propuesta escrita indica lo que el consultor va a recibir por sus servicios.

5. La propuesta se convierte en la base del contrato.

Block (1999) subraya que las propuestas están diseñadas no tanto para crear obligaciones, sino más bien para aclarar la comunicación sobre lo que va a suceder en el proyecto. Las mismas deben incluir aclaraciones sobre los siguientes elementos:

1. Sociedad operacional en la empresa. Esto quiere decir, tener influencia sobre lo que pasa, sobre eventos significativos descubiertos, mantener el respeto por la contribución que usted hace.

2. Acceso a las personas y a la información de línea. Libertad de movimiento para perseguir resultados y data relevante al proyecto.

3. Tiempo de las personas de línea de la organización. Es importante aclarar que uno de los mayores costos de cualquier proyecto de mejoramiento, es el tiempo de las personas de línea de la organización, necesario para planear y lograr los cambios buscados. En ocasiones antes de empezar una asignación propuesta, se le indica al consultor que “no ocupe mucho tiempo del personal de línea, por que ellos no quieren o no deben de ser interrumpidos” (p. 54). Estas es una advertencia de que el proyecto debe ser renegociado y que se deben aclarar las necesidades de ambas partes para el logro del proyecto.

4. Oportunidad para ser innovador. Los consultores generalmente gustan de probar cosas diferentes. Sin embargo, se debe preguntar al cliente directamente por estas oportunidades, para luego no tener que estar justificando.

5. La propuesta debe balancear claramente las necesidades, consideraciones y condiciones de las partes, para luego obtener un buen contrato sobre el que apoyarse y utilizar como punto de referencia cuando inicie el servicio del consultor.

El negocio de la consultaría es negociar necesidades. Todas las necesidades son válidas. Lo importante es que el consultor sea capaz en todo momento de poder preguntar con claridad a todas las partes involucradas sobre las expectativas, sobre las preocupaciones, sobre la necesidad de tiempo de las personas de línea para el proyecto, sobre los supuestos encubiertos que usted encuentre y sobre el control en el proyecto. Si usted como consultor puede discutir abiertamente todos estos puntos, entonces usted podrá lograr una buena propuesta de servicio y, quizás en lo adelante, un contrato.

Elementos de una Buena Propuesta Escrita

Cohen (1985) indica una serie de pautas acertadas que se deben seguir a la hora de redactar una propuesta. El autor sugiere que para escribir una buena propuesta utilice al redactar un estilo franco, claro y amistoso a la vez. Se deben anticipar las preguntas y preocupaciones del lector proveyendo contestaciones específicas a dichos cuestionamientos (Keish & Keish, 1996). Resista la tentación de incluir en la propuesta ideas que no fueron discutidas con el cliente durante las reuniones previas a la entrega de la misma; evite estas sorpresas a menos que pueda consultarlas previamente. Revise antes de entregar completamente el documento, recuerde que esta es su carta de presentación formal. Revise con su cliente, además, todos los puntos principales de la propuesta antes de entregar. Se debe mantener una estructura clara y con un orden lógico en el escrito.

Se pueden dar casos en que el cliente pida que la propuesta siga un modelo específico propuesto por ellos. Si ésta es la situación, siga las instrucciones de su cliente. A continuación vamos a explicar brevemente los pasos descritos por Cohen (1985):

1. Apertura. En esta parte simplemente indique que usted escribe esa propuesta con el propósito de dar a conocer sobre el proyecto que se discute.

2. Trasfondo de la situación. Describa el trasfondo de la situación por la cual se genera la decisión de consultoría. Plantee por escrito las asunciones de su cliente relevantes al caso; si las mismas son correctas dan al cliente la credibilidad

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