Contabilidad de Hospitales y Clínicas.

UPT JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI

PNF CONTADURÍA PÚBLICA

Contabilidad Especializada

Por Juan Carlos Ortega Marcano

Contabilidad de Hospitales y Clínicas

Hospital es un conjunto de elementos humanos, materiales y tecnológicos organizados adecuadamente para proporcionar asistencia médica: preventiva, curativa y rehabilitación, a una población definida, en las condiciones de máxima eficiencia y de optima rentabilidad económica. El trabajador y el paciente deben permanecer en condiciones óptimas garantizadas por el diseño y Mantenimiento adecuado de las instalaciones del Hospital, que a su vez tendrá que estar dentro de una Organización.

Funciones: Las funciones de un hospital se dividen en tres categorías esenciales: Atención Médica (promoción de la salud, prevención de enfermedades, recuperación de la salud y rehabilitación del paciente). Educación de su propio personal, de la comunidad en general y de la universitaria. Investigación médica y administrativa.

Recursos Materiales: 

Edificios: El Hospital actual requiere un edificio excepcionalmente complejo en su planeamiento, construcción, operación y mantenimiento, integrándose al ámbito urbano, orientado según factores climáticos con espacios y circulación sistematizados. En lo posible deben estar rodeados por espacios verdes, con estacionamiento para vehículos y buena iluminación, procurando que la construcción tenga la máxima flexibilidad posible.

Equipos y materiales: En la actualidad el Hospital dispone de numerosos recursos de enorme complejidad que se engloban bajo la denominación de servicios especiales de diagnostico y tratamiento como la Radiología, Patología, Fisiatría, etc. De misma manera los servicios estrictamente médicos se diferenciaron en varias especialidades como la Oftalmología, Otorrinolaringología, Cardiología, etc. Finalmente se incorporan los equipos de cocina, lavandería, eléctricos, sistemas de cómputo y otros que contribuyen al progreso.

Recursos Humanos: El Hospital exige personal numeroso y altamente capacitado, con diversidad de tareas y adecuado entrenamiento previo a su ingreso al hospital y continuo durante su permanencia en la institución. Paralelamente aumenta la necesidad de coordinación de los esfuerzos o sea del trabajo de equipo. La actividad médica comienza a exigir una remuneración acorde a su alto grado de especialización. Existen especialidades que solamente pueden ser ejercidas en hospitales por lo que el centro de interés comienza a desplazarse del consultorio o domicilio al hospital. Aparece una nueva especialidad, la  Administración  Hospitalaria.

Usuarios: El Hospital está al servicio de toda la comunidad sin discriminación alguna. Sus servicios no son totalmente gratuitos, pero siempre existen sistemas de atención para los menos favorecidos, a igual que una seguridad social.

Área de acción: El Hospital es una institución dinámica con iniciativa para realizar y coordinar todas estas funciones.

Administración: La administración de los hospitales se desarrolla como especialidad. El objetivo esencial de la Administración es asegurar condiciones de trabajo adecuadas con la finalidad de una adaptación técnica, psicológica y económica que permitan lograr su misión científica con alto grado de justicia social y solidaridad humana. De esta especialidad surge la necesidad de controlar y normalizar la atención médica con fines correctivos y esencialmente educativos y es entonces que aparece la Auditoria Medica.

Organización La organización es un aspecto del elemento de planificación de la dirección que concierne a la especificación y determinación de las responsabilidades de explotación y de funciones, así como a la organización de una empresa constituye el armazón sobre el que se llevan a la práctica las responsabilidades directivas, la coordinación de las actividades u operaciones.

La Organización de los Hospitales y Clínicas básicamente reposan en tres direcciones:

a) Unidades Administrativas:

• Contabilidad
• Facturación
• Cobranzas
• Cajas

b) Unidades de Servicios a pacientes:

• Emergencia
• Hospitalización
• Diagnostico Departamento de Rayos X
• Laboratorio de Análisis Clínico
• Atención Enfermería Admisión

c) Unidades de Servicios Internos

• Almacén o Depósito
• Mantenimiento
• Otros (Lavandería, cocina, entre otros).

Principales Operaciones:

Prestar servicio de atención medico- quirúrgico a través de los servicios de Emergencia y Hospitalización. El servicio de emergencia se encarga de recibir a aquellos pacientes que ingresen en circunstancias inesperadas y transitorias; se dice que son transitorias ya que estos pacientes después de realizado el diagnostico medico y aplicado el tratamiento correspondiente, se decide de acuerdo a la gravedad del caso si el paciente debe ingresar al servicio de hospitalización o no aunque no es la única vía de ingreso por hospitalización. Adicionalmente existen  los servicios de consulta externa.

La Contabilidad:

La contabilidad requiere la jerarquización de las áreas de responsabilidad, para poder sistematizar el registro adecuado. Estas áreas suelen incluir la contraloría, departamento de contabilidad, auditoría interna, Facturación, más departamentos operativos: Caja, Cuentas por Cobrar, Almacén, Cuentas por Pagar, entre otras.

Contraloría. Diseña  y Controla el establecimiento de políticas contables o procedimientos de control, con base a normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y adecuados a la actividad.

Contabilidad. Lleva el registro cronológico y de manera sistematizada de las transacciones financieras del ente de acuerdo a las normas y principios de contabilidad adecuados y aplicables al ente. Asimismo, debe elaborar los informes financieros periódicos destinados a presentar la información relevante y oportuna de la situación financiera y los resultados operacionales.
Auditor.

Auditoría Interna. Se encarga de la planificación y ejecución de trabajos de examen de auditoría para evaluar el desempeño, las desviaciones del control interno y sugerir las recomendaciones pertinentes, mediante la observación, inspección, examen, cálculos, entre otras pruebas de auditoría... La presentación de informes sobre las auditorias realizadas. Supervisar todas aquellas medidas de control interno que se juzguen adecuada para garantizar el empleo conveniente de los bienes.

 
Facturación. Se encarga de la elaboración de los documentos de cobros necesarios, la conciliación global o parcial de los datos, que se le suministren para su elaboración y manejo, preparar las facturas, documentos contables y correspondencia a su jefe inmediato superior, la revisión de facturas y documentos que se presenten para su pago a la institución.

Caja. Recibe el efectivo, elabora la relación de recibos y cobros en efectivo por los servicios prestados. Realiza pagos a proveedores, prestadores de servicios y el personal del hospital.

Control Interno Contable:

Registrar diariamente las transacciones principalmente las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, llevar un flujo de caja adecuado. Organizar de una manera sistemática el flujo de documentos en el departamento. Mantener interrelación con la administración de la organización. Conciliar saldos semanales para tener una buena planificación fiscal. Plan de cuentas estructurado a las necesidades de la empresa. Control sobre las cuentas de los seguros. Control de los inventarios de material medico- quirúrgico y de medicinas. Esto para evitar la merma de los mismos, pues en todas estas instituciones siempre suele escaparse del control de la persona encargada del almacén.

Estados Financieros:

Como en todo negocio o empresa a los usuarios de información financiera les urge tener elementos suficientes para tomar decisiones respecto a la continuidad de las operaciones. Por lo tanto, a igual que cualquier empresa se deberán realizar  y presentar los estados financieros exigidos por las normas internacionales de contabilidad, balance general, estado de resultados, cambios en el patrimonio y de flujo de efectivo. Todos estos Estados Financieros se realizan a costo histórico y se representan ajustándolos por exposición a la inflación a petición de los propietarios de la empresa, los mismos deben ser presentados a la Junta Directiva anualmente dentro de los 3 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio económico.

Informes Especiales.

La Gerencia aparte de conocer los resultados de los Estados Financieros desea conocer los resultados de un periodo dado por los departamentos y de la clínica en conjunto, para ello se realizan informes estadísticos que muestran lo siguiente:

•  El costo por día de paciente de los componentes totales de cada departamento.
• El costo por día de paciente de los gastos generales de la Clínica.
• El Costo por día de paciente de los gastos de administración y oficina.
• El costo de los alimentos por comida.

Teneduría de Libros

Además de los libros exigidos por la ley (Diario, Mayor e Inventarios) los Hospitales y Clínicas llevar los siguientes libros auxiliares:

• Auxiliar de cuentas por cobrar
• Auxiliar de cuentas por pagar
• Auxiliar de Caja
• Auxiliar de Bancos
• Auxiliar de compras
• Auxiliar de Almacén
• Auxiliar de pólizas.

Los libros Mayores comprueben lo siguiente:

Mayor General: Contiene todas las cuentas de control, cuentas del balance, activo, pasivo y capital, cuentas detalladas de ingresos y gastos. Estas últimas se agrupan por departamento.

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