Control Presupuestal

Introducción

El origen de los presupuestos se remonta al origen del hombre mismo, de alguna forma el ser humano siempre ha estado tratando de anticiparse al futuro, previniendo que es lo que puede ocurrir y cómo va a enfrentarse a las situaciones venideras.

Indudablemente existe una gran diferencia entre la forma como el hombre hacia sus proyecciones en el pasado y cómo las realiza ahora. Los presupuestos responden a la necesidad de conocer con qué recursos, en que tiempos y de qué manera llevaremos a cabo un proyecto dentro de cualquier organización.

El presente trabajo de investigación expone el origen, evolución, principales características y requisitos de los presupuestos.

Para analizar este tema fue necesario mencionar los principios del control presupuestario, los factores que lo determinan, así como, su ubicación dentro de la empresa.

OBJETIVO

Adquirir conocimientos sobre las bases fundamentales del control presupuestal con el fin de enriquecer nuestro desarrollo académico y profesional.

ORIGEN, EVOLUCIÓN Y CONCEPTO

Se podría afirmar que de manera empírica el ser humano ha creado presupuestos desde los inicios de las grandes civilizaciones, por ejemplo los egipcios ya hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo y así regular el consumo de las reservas, los romanos estimaban los recursos que obtendrían al solicitar el tributo de los pueblos conquistados.

Oficial e informalmente los presupuestos nacieron en Inglaterra en el siglo XVI; dos siglos después obtuvieron formalidad cuando el Canciller Ejecutivo debía entregar al Parlamento un reporte anual que incluía: un estado de gastos del año anterior, la estimación de las erogaciones para el siguiente año, el detalle de los impuestos que cubrirían estos gastos y las recomendaciones sugeridas para su aplicación.

En el año 1820 el sistema presupuestal fue adoptado en Francia, posteriormente por otros países europeos y en 1921 por el Gobierno de los Estados Unidos de América, con algunas variantes en relación al sistema inglés. La primera Guerra Mundial influyó grandemente para que las empresas privadas empezaran a adoptar sistemas presupuestales, ya que por una parte se vieron reflejados los beneficios y reducción de costos así como la publicidad que el sector público le dio.

Más adelante en el año 1922 James Mckinsey publicó el libro “Control presupuestal” el cual marcó una pauta en la evolución de la materia.

En nuestro país se inició el uso de presupuestos alrededor del año 1930, iniciándose con el establecimiento de la técnica presupuestal por las empresas General Motors Co. Y Ford Motors Co.

Este sistema se fue adaptando poco a poco en medida que las necesidades económicas, el crecimiento y la perspectiva de las empresas en México se fueron modernizando.

ETIMOLOGÍA Y CONCEPTO DE PRESUPUESTO

La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas:

PRE = indica antes de

SUPUESTO = hecho, formado, realizado.

Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho”

En términos generales, la palabra “presupuesto” adoptada por la Economía Industrial, es:

“La técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”

Por otra parte el presupuesto también es considerado como herramienta de la administración y por ello se le concibe como:

“La estimación programada de forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado”

En conjunto podemos concretar que el presupuesto es la técnica de planeación que basada en apreciaciones permite estimar el resultado de una empresa por un periodo determinado.

Los presupuestos nos alimentan de la información necesaria para prever y controlar las actividades de una entidad, se desarrollaron como un proceso lógico y normal del desarrollo económico en general. Representan un instrumento importante para las empresas.

En la actualidad las empresas difícilmente pueden prescindir del apoyo del sistema de control presupuestal y los presupuestos.

Cabe aclarar que el sistema de control involucra a la técnica directamente, mientras que los presupuestos implican la cuidadosa planeación de las operaciones de la entidad en todos sus niveles, mientras que los presupuestos se refieren a cifras y estados en los que se plasman numérica y objetivamente los planes de acción de la entidad.

Analizando conjuntamente los planes de acción, pronósticos y presupuestos en cuanto a su permanencia en el tiempo y su fuente de datos, se determina que:

a) Lo más genérico y a largo plazo (6 años) reflejaría los objetivos de la entidad considerando sus recursos disponibles.

b) Los pronósticos como proyecciones a plazo medio (2 a 5 años) pueden determinar la posibilidad y el grado en el cual la entidad puede cumplir con sus programas de acción a largo plazo.

c) Presupuestos a corto plazo (1 año) estas proyecciones poseen antecedentes inmediatos que permiten mayor objetividad.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

Los objetivos del presupuesto son de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección y Control, el presupuesto se encuentra totalmente inmerso en el Proceso Administrativo como se detalla a continuación:

UBICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO

El presupuesto en el tiempo destaca la existencia de información histórica de la cual no es factible prescindir al efectuar los pronósticos; ello no implica que los hechos del pasado tiendan a repetirse. Los datos históricos son trascendentales para la elaboración del presupuesto ya que por ejemplo, la evolución de las ventas dada en valores absolutos o porcentuales, puede constituir un parámetro a considerar en la proyección. El presupuesto, que implica materializar los planes empresariales en información cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los estados financieros proyectados y representa la base de la toma de decisiones.

El presupuesto es una excelente herramienta que facilita la administración por objetivos, se establece en toda la empresa para lograr las metas en términos monetarios; igualmente, es útil en la administración por excepción donde se ayuda a cumplir los objetivos de los compromisos contraídos y canalizar la energía en áreas más relevantes que requieren la atención de la alta dirección.

Dentro de los presupuestos, así como en la vida cotidiana, es necesario recurrir a un proceso que nos lleve a alcanzar nuestros objetivos: el proceso Administrativo es fundamental para poderlo llevar a cabo ya que consciente o inconscientemente lo usamos en todo momento.

Todas las organizaciones hacen planes. En todas ellas los ejecutivos planean el futuro de la organización, es decir, determinan sus objetivos y el mejor método para lograrlo, siendo el presupuesto una de las herramientas fundamentales.

IMPORTANCIA

Tradicionalmente los hombres de negocios habían venido utilizando la información financiera histórica para tomar decisiones; sin embargo en la actualidad la filosofía de la administración ha cambiado, porque aun cuando puede decirse que siguen ocupándose del pasado y presente, es cierto que el futuro constituye su máxima preocupación; en la actualidad un buen administrador invierte gran parte de su tiempo en delinear el curso de acción de la entidad, vigilando que las desviaciones con relación a los planes sean razonables y no sean graves. Es evidente que el pasado de la entidad está perdiendo interés para el hombre de negocios.

Desde otro punto de vista, puede decirse que el control interno es el sistema nervioso de la entidad y que de lo adecuado del mismo dependerá en gran parte su presente y futuro en los aspectos administrativos, contable y financiero, dado que uno de los elementos (tentáculos o avanzada) del sistema de control interno en relación al futuro de la entidad, es precisamente el sistema de control presupuestario.

Reconociendo que la importancia del control presupuestario es un asunto de grado, que depende en alguna forma de la magnitud de la entidad, de la etapa de evolución en que se encuentre y de los recursos disponibles, la misma podría enmarcarse como sigue:

a) Los presupuestos debieran intervenir en todo el devenir de las operaciones de la entidad, desde su planeación hasta la consumación de las mismas, sirviendo como un rasero, para medirlas y el ideal o la meta a lograr.

b) Permite definir las políticas a seguir.

c) Facilita la toma de decisiones; además que las mismas estarían basadas en estudios previos y en conclusiones definidas y razonadas.

d) Coadyuva a la solución de problemas en forma anticipada y evita riesgos y contingencias que puedan originar pérdidas o gastos innecesarios.

e) Facilita una vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la entidad y su personal.

Parece ser que lo más relevante en este caso es que, con el establecimiento del control presupuestario

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