Control Presupuestal

Desarrollo del presupuesto

El presupuesto se desarrolla por 7 fases o procesos los cuales son los siguientes:

• Formación del comité presupuestal

Encabezado por el responsable del presupuesto, generalmente es el director de finanzas o gerente general e integrado por, los jefes de departamentos tales como gerentes de ventas, gerentes de producción, gerente de personal.

• Definición de objetivos

Un proyecto sin objetivos fijados oportunamente está destinado al fracaso. Cada empresa deberá diseñar sus propios objetivos presupuestales .por ejemplo además del control de operación, determinar la capacidad de producción ociosa, respecto del volumen de ventas nacionales pronosticado para atacar mercados de exportación o de nueva creación.

• Determinación del periodo a cubrir

El presupuesto debe estar determinada por un periodo total y este dividido en periodos menores. Por ejemplo, el presupuesto se hace anual (12 meses), dividido en cuatro trimestres, y estos en meses; el flujo de efectivo se elabora mensualmente, dividido por semanas y está en días hábiles.

• Designación de responsables de área y formación de equipos de trabajo

Cuando se involucra a las personas en un proyecto, este tendrá mayores probabilidades de éxito. Para ello y cuando la estructura organizacional lo permita, sería conveniente designar a un responsable de área dependiente del jefe de la misma que a su vez forma parte del comité presupuestal, para que coordine el trabajo de campo del área desarrollado por todo el personal de dicha área. Por ejemplo para hacer el pronóstico de ventas intervendrían: el gerente de ventas como parte del comité presupuestal; el gerente de zona como integrador del equipo; los vendedores en la investigación directa, etc.

• Plazos de entrega

Es indispensable poner una fecha límite para la entrega de resultados de cada área. Fijada por los propios equipos de trabajo. En caso contrario e presupuesto se podría eternizar y perder su funcionalidad.

La elaboración del presupuesto es una importante fase para el éxito de la planeación. Dependerá el resultado de la misma exactitud con que se hayan elaborado las estimaciones, ya que un deficiente calcula de las partidas presupuestales traería como consecuencia una planeación equivocada y por consiguiente, el fracaso de proceso presupuestal y de sus objetivos.

Es por esto que la elaboración del presupuesto es de gran trascendencia. Un presupuesto bien elaborado, con estimaciones acertadas, ni optimistas o pesimistas, cubriendo todas las operaciones de la empresa será de gran ayuda en la toma de decisiones y en la planeación de la organización; en caso contrario se podría tener graves efectos negativos para sus intereses. Para asegurar el éxito en los presupuestos, es necesario seguir un camino previamente delineado...

Antes de elaborar los presupuestos, hay que tener bien definidas la estrategias de negocios y planes estratégicos enfocados a alcanzar los objetivos de la organización , requiriendo para ella tener alineada la estructura organizacional con dichas estrategias y objetivos.

ETAPAS DEL CONTROL PRESUPUESTAL

• Planeación

Consiste en la recopilación de datos, estadísticas, variables, etc., así como en su estudio, ordenamiento e integración.

• Formulación

En esta etapa se elaboran analíticamente los presupuestos parciales de cada departamento o área de la empresa.

• Aprobación

Una vez verificados los presupuestos por los jefes de área o departamento, deben pasar a ser sancionados por el comité, director o jefe de presupuestos.

• Ejecución y Coordinación

Esta etapa a cargo de todo el personal de la compañía, bajo las órdenes de un jefe y de acuerdo con los planes y metas trazados.

• Control

En esta fase se observa y vigila la ejecución del presupuesto. Se comparan cifras reales con las cifras presupuestadas y se determinan las variaciones, localizándose las áreas problema para determinar la forma de corregirlas.

Importancia del control presupuestal

 Objetivo de Planeación

Para impulsar que se piense en el futuro.

Para promover el razonamiento y el esfuerzo coordinados.

Para crear y desarrollar modelos para futuros proyectos

Para controlar y supervisar los actos de los subordinados

 Pensar en el futuro

Obligar a las personas a pensar en el futuro es evitar que se queden viviendo en el pasado. Pero no hay que caer en el error de pensar que el futuro será siempre igual que el pasado. Pensar así significa no tener ningún plan.

 Esfuerzo y Razonamiento Coordinados

Las cuatro áreas básicas de la empresa están siempre en contraposición: Ventas vende los que producción no fabrica; esta no fabrica porque compras y personal no le dan lo necesario; estos últimos no proveen porque finanzas no les asigna recursos y esta no los tiene porque ventas no cumple con sus pronósticos.

Planear implica hacer consientes a todas las áreas de la empresa, primero de sus propias responsabilidades ante los demás, aun cuando, en apariencia, no estén directamente relacionadas.

 Modelos Futuros

Cuando no existe planeación se toma la historia como modelo a alcanzar para el futuro; pero si planeamos, la meta a alcanzar puede ser superior y haremos que el esfuerzo conjunto sea mayor y sinérgico.

Los planees proporcionan normas razonables contra las que se puede medir el funcionamiento conjunto. No son medidas exactas pero pueden ser más precisas que la historia.

 Control de los subordinados

Además de lo anterior, un presupuesto sirve para guiar los actos, objetivos y logros de los subordinados. Las variaciones al presupuesto llaman la atención sobre áreas o aspectos desviados respecto

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