Criterios que deben existir para administrar una oficina

CONTENIDO

Carátula

Dedicatoria

Contenido

Presentación

ADMINISTRACIÓN DE OFICINA 1

Objetivo 1

Importancia 1

Criterios que deben existir para administrar una oficina 1

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 2

Clasificar Documentos 2

Ordenar Documentos 2

Signar Documentos 2

DIAGRAMA DE RECORRIDO 2

Utilidad 2

Elaboración 2

TEORÍAS MOTIVACIONALES 5

Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow 6

Teoría del factor dual de Herzberg 6

Teoría de los tres factores de McClelland 7

Teoría X y Teoría Y de McGregor 8

Teoría de las expectativas 8

Teoría de ERC de Alderfer 10

Teoría de la Fijación de Metas de Edwin Locke 11

Teoría de la Equidad de Stancey y Adams 11

APRECIACIÓN GRUPAL 13

PRESENTACIÓN

El propósito de este trabajo es describir la importancia de la administración en las organizaciones.

Este trabajo contiene, básicamente, los conceptos, importancia y criterios a utilizar en la administración de oficinas, elaboración y utilidad del diagrama de recorridos

1. ADMINISTRACIÓN DE OFICINA

Es una ciencia social que estudia el comportamiento de las personas en las oficinas para automatizar el desarrollo de las mismas.

Objetivo

Optimizar los recursos, el factor humano para el desarrollo de las funciones específicas que asuman en la empresa y en relación el sector a donde se encuentra orientada.

Importancia

La administración de oficina busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

Criterios que deben existir para administrar una oficina

La iluminación.- es una de las condiciones ambientales que más inciden en la salud visual y en el confort laboral en oficinas y despachos, pues las tareas que se realizan habitualmente –lectura de textos en el ordenador, reconocimiento de letras y símbolos en el teclado y lectura de documentos–tienen altos requerimientos visuales.

Climatización-.La temperatura es una variable de gran importancia en el confort y satisfacción de los trabajadores. La percepción de frío o de calor excesivos en oficinas y despachos genera malestar y puede producir estrés.

Condiciones acústicas-.Cuando hablamos de “ruido” desde el punto de vista ergonómico estamos refiriéndonos a una condición acústica que nos resulta molesta y que puede llegar a ser un verdadero problema no desde el punto de vista de la pérdida de audición sino del confort.

Color-. El color es uno de los elementos del entorno que influye tanto en la modificación de nuestras reacciones fisiológicas como en nuestras emociones. Es sabido que hay colores que producen un efecto relajante, como el rosa, los azules y verdes, y otros provocan efectos estimulantes o excitantes (como el rojo, el naranja).Así pues, la elección de colores en el entorno de trabajo será importante en función de la tarea que se vaya a realizar y de cara a favorecer la adecuada luminosidad, evitar los deslumbramientos, prevenir la monotonía y/o facilitar un adecuado clima laboral.

2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

Clasificar Documentos

Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

Ordenar Documentos

Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

Signar Documentos

Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

3. DIAGRAMA DE RECORRIDO

Representación objetiva de la distribución de planta, en la que aparece el lugar de todas las actividades registradas en el Diagrama de Análisis de Procesos- DAP.

Es un plano a escala de la zona de trabajo, en el que aparece la ubicación de las máquinas y puestos de trabajo, así como el movimiento del producto o de sus componentes, utilizando los símbolos estándar.

Utilidad

Como suplemento al DAP, especialmente cuando en el proceso existe gran cantidad de espacios recorridos.

Para mostrar recorridos y congestión de tránsito.

Para hacer revisiones de las distribuciones de equipo y de la planta.

Elaboración

1-.Haga un croquis de la zona de trabajo.

2-.Indique la ubicación de los equipos.

3-. Use los símbolos convencionales numerándolos para identificar cada elemento.

4-. Haga observaciones “in situ” para trazar los movimientos.

4. TEORIAS MOTIVACIONALES

4.1 Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow.

4.2 Teoría del factor dual de Herzberg.

4.3 Teoría de los tres factores de McClelland

4.4 Teoría X y Teoría Y de McGregor.

4.5 Teoría de las expectativas.

4.6 Teoría de ERC de Alderfer.

4.7 Teoría de la Fijación de Metas de Edwin Locke.

4.8 Teoría de la Equidad de Stancey y Adams

4.1 Teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow

Es quizás la teoría más clásica y conocida popularmente. Este autor identificó cinco niveles distintos de necesidades, dispuestos en una estructura piramidal, en las que las necesidades básicas se encuentran debajo, y las superiores o racionales arriba. (Fisiológicas, seguridad, sociales, estima, autorrealización). Para Maslow, estas categorías de relaciones se sitúan de forma jerárquica, de tal modo que una de las necesidades sólo se activa después que el nivel inferior esta satisfecho. Únicamente cuando la persona logra satisfacer las necesidades inferiores, entran gradualmente las necesidades superiores, y con esto la motivación para poder satisfacerlas.

Autorrealización Autoexpresión, independencia, competencia, oportunidad.

Estima Reconocimiento, responsabilidad, sentimiento de cumplimiento, prestigio.

Sociales Compañerismo, aceptación, pertenencia, trabajo en equipo.

Seguridad Seguridad, estabilidad, evitar los daños físicos, evitar los riesgos.

Fisiológicas Alimento, vestido, confort, instinto de conservación.

4.2 Teoría del factor dual de Herzberg

Sus investigaciones se centran en el ámbito laboral. A través de encuestas observo que cuando las personas interrogadas se sentían bien en su trabajo, tendían a atribuir esta situación a ellos mismos, mencionando características o factores intrínsecos como: los logros, el reconocimiento, el trabajo mismo, la responsabilidad, los ascensos, etc. En cambio cuando se encontraban insatisfechos tendían a citar factores externos como las condiciones de trabajo, la política de la organización, las relaciones personales, etc. De este modo, comprobó que los factores que motivan al estar presentes, no son los mismos que los que desmotivan, por eso divide los factores en:

- Factores Higiénicos: Son factores externos a la tarea. Su satisfacción elimina la insatisfacción, pero no garantiza una motivación que se traduzca en esfuerzo y energía hacia el logro de resultados. Pero si no se encuentran satisfechos provocan insatisfacción.

- Factores motivadores: Hacen referencia al trabajo en sí. Son aquellos cuya presencia o ausencia determina el hecho de que los individuos se sientan o no motivados.

Los factores higiénicos coinciden con los niveles más bajos de la necesidad jerárquica de Maslow (filológicos, de seguridad y sociales). Los factores motivadores coinciden con los niveles más altos (consideración y autorrealización).

Factores Higiénicos Factores motivadores

- Factores económicos: Sueldos, salarios, prestaciones.

- Condiciones físicas del trabajo: Iluminación y temperatura adecuadas, entorno físico seguro.

- Seguridad: Privilegios de antigüedad, procedimientos sobre quejas, reglas de trabajo justas, políticas y procedimientos de la organización.

- Factores Sociales: Oportunidades para relacionarse con los

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