DESARROLLO GUÍA N° 2 APRENDICES

DESARROLLO GUÍA N° 2

APRENDICES

KEILA FERNANDA DURÁN

LENNY OFENIR CÓRDOBA

YESSIKA VIVIANA MURIEL

N° FICHA 1620514

INSTRUCTOR

GUILLERMO ALEXANDER INSUASTI CÓRDOBA

CENTRO AGROFORESTAL Y ACUÍCOLA ARAPAIMA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MOCOA PUTUMAYO

2018

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Técnico en organización de archivos.
• Código del Programa de Formación: 134401 Versión 101
• Nombre del Proyecto: Implementar los sistemas de atención al cliente, producción de documentos, archivos de gestión y organización de eventos en la subsede Mocoa edificio Maguaré del SENA.
• Fase del Proyecto: Planeación
• Actividad de Proyecto: Recupera la información a través de los instrumentos de descripción documental (inventario, índices y utilización de las nuevas tecnología
• Competencia:  Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las Normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y Presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.

Duración de la Guía 50 horas

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz:

Bienvenido al proceso de aprendizaje sobre el trámite de los documentos de archivo, e identificación de los elementos, equipos y puesto de trabajo su desarrollo en la función administrativa acorde con la legislación vigente.

El estudio y comprensión de cada uno de los temas que abordaremos y el desarrollo de actividades de E.A.E, le propiciara el desarrollo de competencias, habilidades y destrezas  para  desempeñarse eficientemente frente al trámite  de documentos  como uno de los componentes del P.G.D. (Programa de Gestión Documental).

• Guiar y organizar el aprendizaje de manera que se oriente al desarrollo integral del aprendiz

Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.

Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo

Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico, identificación de material afectado por deterioro, revisión y foliación, re almacenamiento, amarre y embalaje.

Organización de documentos transferidos: Recepción, cotejo con el inventario y aplicación de tablas de retención,

Concepto, normatividad, uso y aplicación

Comité archivo, concepto e importancia

Documento de archivo: concepto, usos, clases, características y tipología

Ciclo vital de los documentos y clasificación documental.

Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.

- Cajas, y Carpetas

Ubicación topográfica y actualización del inventario documental en el archivo central.

Tablas de Retención Documental: concepto, normatividad, uso y aplicación.

Comité de Archivo. Concepto e importancia.

Documento de archivo: Concepto, clases, características y tipología.

Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación.

3.  FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1.- Realizar un ensayo de dos páginas donde defina, explique con sus propias palabras y análisis que se entienda por Gestión Documental

ENSAYO

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.  En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.

La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos, a diferencia de la información almacenada en un ERP, no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además, a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

la importancia de los archivos hoy en día los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, y recopilada por una entidad, grupo o persona de todas las actividades que ésta realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel y/o en medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o computadoras, etc. Actualmente, podría decirse, que desde unos años el gobierno colombiano y las empresas ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo. En toda organización ya sea pública o privada, se debe tener en orden el archivo, es por esto que legalmente se debe tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico. Como podemos analizar que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder en algún objetivo importante para la entidad. Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.  Actualmente el archivista moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

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