DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS

Antecedentes del Análisis y Descripción de los puestos de trabajo.

Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.

La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la psicología industrial.

Los estudios preliminares en el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo coinciden con la revolución industrial en Europa y en Estados Unidos, Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unión Americana fueron los primeros autores que plantearon que el trabajo podría y debía estudiarse de manera sistemática y en relación con algún principio científico.

La revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la tecnología de producción, la división y la especialización del trabajo, la producción en masa, mediante procedimiento de ensamble, así como la reducción del trabajo físico pesado. Con ella aparecieron métodos científicos aplicados a la ingeniería de producción y el desarrollo computarizado de control.

Como uno de los resultados de la revolución industrial, los empleados comenzaron a discutir colectivamente temas de interés mutuo y surgen los sindicatos que influyeron notablemente en las relaciones entre empleados y patrones. El sindicalismo contribuyó a la expansión de programas de beneficio para los empleados, a la definición clara de las obligaciones laborales, a la implantación de estructuras sistemáticas de salarios y al sistema de manejo de quejas entre otras más.

De forma paralela a la revolución industrial surgió la administración científica que fue un intento por investigar métodos de producción y montaje y establecer la manera más eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de este movimiento fue Frederick Taylor.

Después de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniería del factor humano comenzaron a experimentar en el diseño de las tecnologías, las instalaciones y el equipamiento, obteniéndose resultados a finales de la década de 1940.

Algunos años después se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existentes eran el resultado de fenómenos humanos en vez de mecánicos. Este reconocimiento impulsó la intervención del psicólogo industrial en el mundo del trabajo, introduciéndose la idea de que los trabajadores tenían necesidades emocionales y psicológicas que debían considerarse en el trabajo, convirtiéndose la satisfacción del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando así algunos aspectos relacionados con la gestión del personal como la selección, capacitación, colocación, entre otras.

En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las personas fueron más valiosas, los métodos y funciones de los Recursos Humanos se convirtieron en aspectos claves de las organizaciones

Las tendencias actuales de la Gestión de los Recursos Humanos se dirigen hacia enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinarios y participativos que consideran el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo como una herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos pues casi todos las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la información que proporciona este procedimiento.

Autores

F.Taylor (Finales Siglo XIX) Se interesó en hacer un análisis del trabajo para conocer cómo se deben llevar a cabo las tareas para que fueran más eficientes, y propuso el pago de los incentivos para fomentar la eficiencia de los trabajadores.

Fayol Propuso un método científico para por medio de la observación, recopilación e interpretación acumular conocimientos, con el fin de alcanzar la eficiencia de toda la organización.

Elton Mayo A través de los estudios de Hawthorne descubre que la motivación de los trabajadores no era necesariamente monetaria, sino que más bien existían otros motivos que inducen a los trabajadores a realizar sus labores con eficiencia; sostenía que la relación informal entre jefe y subordinados provoca una energía distinta y aumenta la productividad.

Las teorías motivacionales surgen también tratando de explicar los motivos que impulsan al ser humano a desempeñar su trabajo eficientemente.

Maslow Sostenía que el hombre trabaja para satisfacer diferentes tipos de necesidades, propuso la "Jerarquía de necesidades humanas" en las cuales para el hombre sentirse auto realizado, debe satisfacer necesidades primarias (fisiológicas y de seguridad) y secundarias (Sociales, de estima y de autorrealización).

McGrego Gregor plantea la teoría X e Y, y dice que el hombre es visto de dos maneras; por ejemplo plantea que X el hombre es irresponsable, sin iniciativa y resistente a los cambios.

Tunnenbaum sostuvo que la organización formal debe tener una forma estructural para desarrollar el trabajo, lo que va a hacer y quienes lo harán, tener un esquema claro del nivel organizacional.

Blabe y Mounton desarrollaron la teoría de la "rejilla gerencial" con el fin de describir los diferentes tipos de gerentes.

Hersey y Blanchard tomaron el modelo anterior y le agregaron el factor madurez, decían que se toma en cuenta además de la actitud de los líderes en sus estilos, la observación de la conducta de eficiencia de los colaboradores.

Teoria del Liderazgo La eficiencia depende del grado de madurez que tengan los grupos de trabajo y que sus jefes se adapten a las situaciones organizacionales.

George S. Odiorne Teoría de administración por objetivos: Propone como necesario que las organizaciones evolucionen y para que esto se de los gerentes y colaboradores tienen que definir cuales metas o objetivos quieren alcanzar y ambos son responsables de estas, y se deben realizar esas metas de la mejor manera para alcanzar la eficacia y la eficiencia.

 Necesidad legal: Importante tener presente el artículo que establece que deberá tenerse por escrito “el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisión posible”; Conocimiento del articulo donde se hace referencia que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en responsabilidad, “al desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado”. Cumplir con el articulo referente a obligación de los trabajadores “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos”

 Necesidad social: El hombre moderno pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo. Si a esto agregamos que las 8 horas diarias que destina a ello constituyen un 50% de la vida que pasa en estado de vigilia, se hará necesario reflexionar que durante ese tiempo no puede renunciar a su personalidad, interés, sentimientos, etc. Y que por tanto, requerirá que su trabajo constituya una forma de realización de sus potencialidades. Por el contrario las labores que desempeña le causan ansiedad, monotonía o simplemente les disgustan, se tendrá un nombre que ha sido rebajado a la categoría de componente de la maquinaria productiva.

 Necesidad de productividad: La eficiencia y productividad en el trabajo son motivo de preocupación constante entre los administradores; es por ello que la especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos, se buscan afanosamente. Sin embargo para llegar a una auténtica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo en el ámbito de los puestos que compone una organización.

DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS

Descripción de cargos: La descripción del cargo se refiere a las tareas, lo deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita cumplir; por tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. El ocupante del cargo debe tener características compatibles con las especificaciones del cargo, en tanto que el rol que debería desempeñar es el contenido del cargo registrado en la descripción.

Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido. La descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace), y los objetivos del cargo (porque lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama.

Análisis de cargos: Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante.

Estructura del análisis de cargos: La descripción de cargos es una simple exposición de las tareas o atribuciones que el ocupante de un cargo desempeña, en tanto que el análisis de cargos es una verificación comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.

Por lo general, el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos; cada una de las cuales se encuentra dividida en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Las cuatro áreas de requisitos se refieren a:

- Requisitos Intelectuales: tiene que ver con las exigencias del cargo, los requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada.

1.- Instrucción básica.

2.- Experiencia básica anterior.

3.- Adaptabilidad al cargo.

4.- Iniciativa necesaria.

5.- Aptitudes necesarias.

- Requisitos Físicos: tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental requeridos para desempeñar el cargo adecuadamente:

1.- Esfuerzo físico necesario.

2.- Capacidad visual.

3.- Destreza o habilidad.

4.- Complexión física necesaria.

- Responsabilidades Implícitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, además del trabajo normal y de sus atribuciones.

1.- Supervisión de personal.

2.- Material, herramientas o equipo.

3.- Dinero, títulos o documentos.

4.- Contactos internos o externos.

5.- Información confidencial.

- Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores. Evalúan el grado de adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeño.

1.- Ambiente de trabajo.

2.- Riesgos.

Métodos de descripción y análisis de cargos

La descripción y el análisis de cargos son responsabilidades de línea y función de staff, es decir, las responsabilidades por las informaciones que se dan es de línea únicamente, en tanto que la prestación de servicios de obtención y manejo de información es responsabilidad de staff (analista de cargos). El analista de cargos puede ser un funcionario especializado del staff, como el jefe de departamento en el que está localizado el cargo que va a describirse y a analizarse, como también puede ser el propio ocupante del cargo.

Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de cargos son:

1.- Observación Directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. Su aplicación resulta muy eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, de tiempos y de métodos. El análisis del cargo se efectúa mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista de cargos anota los puntos claves de su observación en la hoja de análisis de cargos. Como no siempre responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor.

Características

a.- El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante.

b.- La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas

Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y al hecho de que esto sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

a.- No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.

b.- Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.

Desventajas

a.- Costo elevado, pues para que el método sea completo el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo.

b.- La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no permite obtener datos realmente importantes para el análisis.

c.- No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.

2.- Cuestionario

El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que será analizado o sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de análisis de cargos, o que responda a las preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

Características

a.- La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo que llena el ocupante o su supervisor.

b.- La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas

a.- Proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias dependencias de la empresa.

b.- Este método es el más económico para el análisis de cargos.

c.- Es el que más abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos, y devuelto con relativa rapidez tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los otros métodos.

d.- Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas

a.- No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel en el que el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

b.- Exige que se planee y se elabore con cuidado.

c.- Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las respuestas escritas.

3.- Entrevista Directa

Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas. Se basa totalmente en el contacto y en los mecanismos de colaboración y de participación.

Características

a.- La recolección de datos se hace mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.

b.- La participación del analista y del ocupante es activa.

Ventajas

a.- Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor.

b.- Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas.

c.- Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional como se obtienen los datos.

d.- Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.

Desventajas

a.- Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione negativamente, lo que resulta en falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos.

b.- Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

c.- Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde demasiado tiempo.

d.- Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo.

4.- Métodos Mixtos

Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis.

Los más utilizados son:

a.- Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y después se hace una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.

b.- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

c.- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

d.- Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.

e.- Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

f.- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.

La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, tiempo, objetivos del análisis y descripción de cargos.

...