Dar a conocer de manera detallada cada uno de los pasos a seguir en el proceso de Devoluciones de Distribuidores

Objetivo:  Dar a conocer de manera detallada cada uno de los pasos a seguir en el proceso de Devoluciones de Distribuidores.

Material Necesario:  Computadora/ Teléfono

Procedimiento:

I.- Mercancía Faltante:

1. El Departamento de Reclamos recibe del  distribuidor  el formato: Reclamo de mercancía faltante(por valija); procediendo a revisar el contenido del formato mencionado anteriormente vs. Nota de Despacho, se sella como recibido/firma/saca copia.
2. A su vez realiza una revisión con el n° de pedido vs. Auditoria  de Calidad, para verificar que el pedido en reclamo no este auditado, ya que si se encuentra auditado el reclamo no procede.
3. Postea en el sistema  de Reclamos la solicitud recibida.
4. Reclamos prepara el pedido.
5. Despacho Directo envía la mercancía faltante al distribuidor y Reclamos archiva la nota de despacho con el formato de reclamo de faltante.

II.- Mercancía Dañada :

Nota:  Los productos TW se les realiza reposición automática.

            Los productos no TW primero pasan al departamento de Calidad y son evaluados, si la devolución procede se comienza en el paso n°2.

PASO 1:

El Departamento de Reclamos recibe del  distribuidor  la solicitud de Devolución de Mercancía Dañada. Se revisa el contenido de  la solicitud vs. Sistema. Luego elabora la autorización de devolución, la firma y se la  entrega al despachador de D.D.D. anexándole el formato de mercancía dañada enviado por el Distribuidor, se hace una reposición automática si la mercancía es TW, se prepara el pedido y se envía con la cava.

Si la mercancía en reclamo es TH se espera la evaluación de calidad.

La cava debe traer lo que se autoriza a retirar, al llegar a DDD calidad evalúa y hace observación escrita y respaldada con fotos.  

PASO 2:

El chequeo en el sistema se realiza de la siguiente forma:

• Menú de Despacho
• Menú principal (2)
• Inventario Producto (11) – código de planta despacho.
• Mantener -  código de venta o código de planta

Este chequeo consiste en revisar que el producto en devolución este incluido en el despacho y corresponda a las semanas especificadas; si no trae el n° de pedido se cargará a la semana que corresponda.

1. La persona encargada de reclamos envía la mercancía faltante al distribuidor y archiva los documentos de Reclamos y notas de entrega en el departamento para sus respectivos controles.
2. Cuando la mercancía esta agotada: La jefe del Departamento de Despacho Directo realiza una solicitud de nota de Crédito y la envía a Créditos y cobranzas.
3. La persona encargada de reclamos hace seguimiento a la nota de Crédito hasta que la misma haya sido procesada.

Proceso interno de Despacho Directo:

1. Recepción de Autorización de Devoluciones
2. Posteo en el Sistema (Faltantes opción 91y Mercancía Dañada opción 100)
3. Menú de Despacho Directo opciones 1/3/5
4. Elegir opción agregar/opción, se coloca el número del documento y se comienza a postear.
5. Elegir opción 9 (Listado de predespacho)
6. Opción 5 Conciliar.
7. Opción 6 Notas de Despacho (demo) para imprimir almacén 5
8. Con la nota de despacho la persona encargada de Reclamos se va al rack, prepara el pedido y lo entrega al despachador, enviando el documento original de despacho al Distribuidor y la copia debe ser archivada en el Departamento de Reclamos.
9. Se envía al Distribuidor una Constancia de Reposición de Mercancía.
10. La constancia debe ser firmada por la persona encargada de reclamos, el chofer que transporta la mercancía y por el Distribuidor que recibe la misma.
11. La Distribuidora debe revisar la mercancía en constancia de haber recibido completo.

Proceso de Evaluación de Mercancía TW por Calidad:

1. El Departamento de Calidad recibe las autorizaciones de devoluciones con los respectivos productos dañados.
2. Evalúa la mercancía en el formato (Relación de análisis con defecto), comparando lo especificado por el distribuidor vs. lo que presenta el producto.
3. Si en la evaluación se presenta algún producto que no es cubierto por la garantía se procede a:

• Tomar fotos del mismo.
• Realizar memo a la distribuidora involucrada, informando que su reclamo no procede y se le devolverá el producto.
• Como la reposición es automática y la mercancía ya esta en manos del Distribuidor se deberá notificar al Departamento de Crédito y Cobranza para la realización de la nota de Débito correspondiente.

 III.- Mercancía Buena x Error de Posteo:

1. El distribuidor envía a Crédito y Cobranza la Solicitud de Devolución de Mercancía.  
2. El analista elabora el  compromiso de devolución entregando una (1) copia a la persona encargada de Reclamos.
3. El distribuidor envía el compromiso de Devolución firmado, junto con la mercancía, especificando si es parcial o total la devolución.  
4. Reclamos verifica el pedido con el formato de devolución.
5. Posteo en el sistema:

• Menú de Calidad y Despacho (1).
• Almacén de Devoluciones (10)
• Devolución de Distribuidores (4)
• Colocar N° del Distribuidor, N° de factura y se carga la devolución total o parcial.

1. El listado impreso es anexado a la Devolución y se envía a Crédito y Cobranzas.
2. Automáticamente se genera la nota de crédito.
3. El analista de Crédito y Cobranzas envía al Distribuidor la Nota de Crédito y Cobranza.

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