Decreto 2609 De 2012

LA IMPORTANCIA DEL DECRETO 2609 DE 2012 DE AGN

Conforme a cambiado el mundo y la forma de realizar diferentes labores se hace necesario que se creen y reglamenten leyes para una mejor administración de los documentos por ejemplo en las empresas de administración pública y empresas privadas que ofrezcan servicios públicos u organismos regidos por la ley 594, en cuestión de leyes de archivo se hace indispensable que se implementen tecnologías que permitan a las entidades públicas tener un mejor manejo de los documentos de archivo en físico y de manera digital por esto fue creado este decreto 2609 de 2012 que se aplica a cualquier tipo de información y documentos sin importar su formato ya sea producida, publicada o recibida por una entidad pública

Por lo tanto este decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital: de las entidades territoriales indígenas, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y entidades del Estado. Las distintas ramas del poder. A si mismo se aplicara a todo tipo de documento independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan por ejemplo documentos de archivo, archivos institucionales, portales, intranet y extranet, uso de tecnologías en la nube, estas últimas también llamadas “Cloud computing” las cuales son muy importantes y que están marcando la diferencia en la organización de archivos, se refiere a la utilización de servidores desde internet encargados de atender las peticiones en cualquier momento. Se puede tener acceso a su información o servicio, mediante una conexión a internet desde cualquier dispositivo móvil o fijo ubicado en cualquier lugar. Esta medida reduce los costes, garantiza un mejor tiempo de actividad y que los sitios web sean invulnerables a los hackers.

Tenemos también que la responsabilidad de la gestión de los documentos es de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presente servicios a entidades públicas; desde luego que la responsabilidad en cuanto a política planes y programas es del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones.

Por con siguiente se hace referencia a los principios del proceso de gestión documental que rigen en gran manera este proceso documental, por ejemplo La Planeación que expone que la creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia la eficiencia que habla sobre que las entidades solo deben producir los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. Otra también indispensable la economía dice que las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de función archivística. Entre otros también esenciales pera el cumplimiento de este decreto.

De la misma manera observamos que en este decreto se instruye sobre la política de gestión documental y debe ser formulada por las entidades publicas y que se deben constituir por algunos componentes como el marco conceptual claro, un conjunto de estándares para le gestión de la información en cualquier soporte, una metodología

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