Decrero 2609 Del 2012 Manejo Archivistico

DECRETO 2609 DEL 2012

El decreto 2609 de 14 de diciembre 2012, es una disposición adicional de la ley 594 del 2000. Apuesta decididamente por la gestión documental, reforzando de esta manera la ley general de archivos de Colombia. Este decreto reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.

Este decreto supone un significativo avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá a las entidades públicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado. El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental (PGD) y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. Entre los aspectos que más han llamado la atención y donde a simple vista se posiciona de una manera importante del lado legislativo:

• La consideración de cualquier tipo documental, incluyendo información en la nube, como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivístico.

• La neutralidad tecnológica impuesta a las Administraciones. Parece que terminó la época en la que se recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los intereses del propio Estado.

• La integralidad del proceso de gestión documental, en línea con los requisitos de la nueva ISO-30301 y de la ISO-15489, actualmente en fase de revisión por ISO.

• La obligatoridad del Programa de Gestión Documental para todas las administraciones, que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco efecto.

• Interoperabilidad con otros aplicativos.

• Posibilidad de uso del soporte electrónico como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los últimos decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concreción.

• Metadatos mínimos para los tipos documentales.

En general, apreciamos

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