Decreto 2649 1993

Ley 527 de 1999 1.Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones 2.Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30 numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán “Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.” 1.Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puede prestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientes requisitos en cuanto a la información que se archiva: a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL  Determinación del Origen – Autenticidad Establecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico – Integridad  Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación – Extremos de conservación temporal Posterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad

NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO •Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo •Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo” •Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas. •El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice: a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

Alternativas 1.Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la Equivalencia Funcional – Ley 527 2.Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos – Digitalización 3.Posibilidades de destrucción DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS

Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro del proceso archivístico: • En primer lugar, la preparación física; • La segunda es la etapa reprográfica; • La tercera, el control de calidad con su respectivo documento, analizando el tema de la encriptación; • En cuarto lugar, la indización ó Descripción; • La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de • La consulta. DIGITALIZACION DIGITALIZACION

La Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse con forme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos que se transforman a ambientes electrónicos. A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión del documento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana se conoce como mensaje de datos que es aquella información generada, creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando se digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que es consecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuenta desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben comenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnica establecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, será necesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionales descritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de escrito, original, firma y Archivo y conservación). DIGITALIZACION DIGITALIZACION

La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, se resalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir, que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante un procedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documento electrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. La integridad presupone que en el proceso de digitalización

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