Definición y estandarización del proceso de Gestión de nómina de sueldo

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Definición y estandarización del proceso de Gestión de nómina de sueldo

Documentación del proceso

Contenido

Gestión de horas extras        4

1.        Descripción del Proceso        4

1.1.        Release Notes        4

2.        Diagramas del proceso        5

2.1.        Diagrama general del proceso        5

2.2.        Subproceso Ejecutar        6

3.        Matriz de roles        7

4.        Matriz de visibilidad de campos        8

5.        Mockups        14

5.1.        Solicitud de horas extras        14

5.1.1.        Ejemplo        14

5.2.        Aprobación por el líder        15

5.3.        Aprobación por gerencia        15

Gestión de horas extras

1. Descripción del Proceso

1. Release Notes

El proceso inicia en la fase Preparación donde el Responsable de planilla inicia el procesamiento de nóminas luego arma un consolidado de los datos fijos y variables, este documento debe contener los sueldos fijos, horas extras facturables, bonos, vacaciones, licencias y adelantos de sueldo por cada colaborador. Posteriormente, el Responsable de planilla envía este documento al Analista de talento y planilla quien descargará esta información para proceder a la siguiente fase Cálculo de nóminas. En esta fase, dependiendo del tipo de pago se realizará el cálculo. Si el tipo de pago es CTS iniciará el subproceso Calcular pago de CTS en donde el Analista de talento y planilla será notificado y podrá seleccionar entre mantener o no el recordatorio, si el analista de talento y planilla opta por mantener el recordatorio activo las notificaciones seguirán llegando, caso contrario, si opta por desactivar los recordatorios dejarán de llegar las y a su vez tendrá que calcular el pago de CTS para posteriormente enviar el reporte de cálculo de CTS al Responsable de planilla quien revisará el reporte para dar el visto bueno, si tiene observaciones el Responsable de planilla enviará las observaciones para que el Analista de talento y planilla levante las observaciones y envíe nuevamente el reporte de cálculo de CTS, sin embargo, si no hay observaciones se notificará la aprobación y finalizará el subproceso Calcular pago de CTS. Cabe recalcar que las fechas de pago de CTS son del 31 de octubre al 15 de noviembre y del 31 de abril al 15 de mayo. Por otro lado, si el tipo de pago es nómina el Analista de talento y planilla tendrá que realizar los cálculos en paralelo de los días efectivos laborados, vacaciones del periodo, bonos, horas extras pagables, archivo de 5ta y los descuentos y aportes, cuando finalice los cálculos los consolidará en un reporte y lo enviará al Responsable de planilla quien validará este reporte, si hay alguna observación el Responsable de planilla enviará las observaciones correspondientes para que el Analista de talento y planilla levante las observaciones y envíe nuevamente el reporte de cálculo de nómina de sueldo, si no hay observaciones se notificará la aprobación y finalizará el subproceso Calcular nómina de sueldos. En cambio si el tipo de pago es Gratificación el Analista de talento y planilla será notificado y podrá seleccionar entre mantener o no el recordatorio, si el analista de talento y planilla opta por mantener el recordatorio activo las notificaciones seguirán llegando, caso contrario, si opta por desactivar los recordatorios dejarán de llegar las y a su vez tendrá que calcular el pago de gratificaciones para posteriormente enviar el reporte de cálculo de gratificaciones al Responsable de planilla quien revisará el reporte para dar el visto bueno, si tiene observaciones el Responsable de planilla enviará las observaciones para que el Analista de talento y planilla levante las observaciones y envíe nuevamente el reporte de cálculo de gratificaciones, sin embargo, si no hay observaciones se notificará la aprobación y finalizará el subproceso Calcular pago de gratificaciones finalizando la fase de cálculo y dando paso a la fase Desembolso donde se ejecutarán en paralelo los subprocesos Registrar en PLAME, Registrar en AFPNET y Realizar pagos. El subproceso Registrar en PLAME inicia cuando el Analista de talento y planilla sincroniza datos con T-Registro, luego registra los datos variables (horas efectivas laborables, ingresos, descuentos, aportaciones del trabajador y aportaciones del empleador) posteriormente registra la factura de EPS y finalmente guarda y valida la información. Por otro lado, el subproceso Registrar en AFPNET inicia cuando el Analista de talento de planilla registra la planilla en AFPNET, luego sube el archivo el cual es enviado por correo al responsable de planilla a través de la solicitud de visto bueno, el Responsable de planilla verificará la información si hay observaciones las enviará al Analista de talento y planilla quien  levantará las observaciones y solicitará nuevamente el visto bueno por parte del Responsable de planilla, por otro lado si el archivo no tiene observaciones se notificará al Analista de talento y planilla la aprobación para que finalmente realice la declaración del pago y finalizará el registro. Mientras tanto, el Analista de finanzas iniciará el subproceso Realizar pagos donde traspasará los cálculos de pago a la platilla de Interbank y enviará esta plantilla de pago para realizar el pago. Finalmente, se da inicio a la fase de Generación de boletas donde el Analista de talento y planilla reporta y paga los impuestos de planilla y genera las boletas de pago, haciendo en primer lugar la generación del PDT PLAME, luego da el formato iDO a las boletas y finalmente envía estas boletas por correo electrónico con copia al Gerente general.

1. Diagramas del proceso

1. Diagrama general del proceso[pic 2]
2. Subproceso Calcular CTS

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1. Subproceso Calcular nómina de sueldos[pic 4]
2. Subproceso Calcular pago de gratificaciones

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1. Subproceso Registrar en PLAME

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1. Subproceso Registrar en AFPNET[pic 7]

1. Subproceso Realizar pagos

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1. Subproceso Generar boletas de pago

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1. Matriz de roles

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