Desarrollo Sustenttable

El propósito de los informes

En los sistemas organizacionales y en los de hombre-maquina, los elementos de la toma de decisiones rara vez son suministrados de manera automática y gratuita con los datos: éstos han de ser recuperados u obtenidos selectivamente de una o de las tres fuentes siguientes:

1. El Ambiente

2. El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo

3. Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar)

Pueden resultar extremadamente difíciles los métodos con que se recaba información de las tres fuentes para operar un sistema. Los costos de clasificar la información y de escribir las especificaciones destinadas a la recuperación aumenta rápidamente al volverse más complejos ambos aspectos.

Informe.

Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso D’ Santiago)

Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. (Murdick, Robert G.)

Tipos de Informes. Según Murdick, Robert G.:

• Informes sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En los fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.

• Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.

• Informes Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.

• Informes Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

• Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y elprograma para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Según Alfonso D’ Santiago, sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases de informes:

• Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora.

• Informes largos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

Elementos que Conforman un Informe. Según Lázaro, Víctor:

La naturaleza de la asignación y el tipo de estudio distarán el tipo y la extensión del informe. Básicamente el ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe comprensible de los resultados del estudio.

Cuando la modificación que se propone afecta a mas de un departamento, el informe deberá estar dirigido al ejecutivo interdepartamental que tiene la autoridad de la aprobación. Puesto que indudablemente él solicitará las opiniones de sus subordinados departamentales, el informe deberá ser comprensible. La comprensibilidad aumenta de acuerdo con el aumento de la inversión en el nuevo equipo y las instalaciones.

El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y secuencias siguientes:

1. Portada .El título u objetivo del estudio deberá ser completamente descriptivo, pero conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas autoridades les agrada añadir un mensaje en esta página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad, éste es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas personas que ayudaron valiosamente a hacer el estudio.

2. Contenido. Deberán listarse las diferentes partes del informe, ilustraciones y características especiales señalando el numero de la página para referencias fácil.

3. Presentación del problema. De preferencia en una página aparte, en que se dé explicación concisa de la razón para el estudio, sus objetivos y alcance. Ésta debe ir redactada con cuidado. El ejecutivo que va a leerla tienen otros muchos problemas que requieren su atención. Su redacción en este momento pude tener un importante significado en la acogida que dé al informe.

4. Resumen. Estará designado para el lector ejecutivo que quiere que los puntos esenciales del relato penetren con rapidez en los resultados del estudio. Indique primero las conclusiones de mayor importancia. Numérelas. Haga resaltar los puntos esenciales. Afirme sus recomendaciones principales, porqué deben adoptarse y cuál será su costo. Continúe con las recomendaciones menos importantes. Si algunas de las recomendaciones son de tal naturaleza que el supervisor pudo adoptarlas durante e curso del estudio y así lo hizo, mencione este hecho.

5. Cuerpo Principal del Informe. Éste es el detalle en apoyo de las conclusiones y recomendaciones. Establece los hechos y la lógica del estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de acuerdo con el análisis.

6. Crédito. Si no se incluyó una línea de crédito en la página titular, éste es el lugar para hacerlo. Sea generoso, pero no florido.

7. Apéndice. En esta sección

...