Diseño de Procedimeintos

INTRODUCCIÓN

El procedimiento es lo que nos indica como hacer el trabajo ya que es conveniente escribirlo que en este caso sería realizar un manual de procedimientos con las funciones de cada cargo y puesto de la organización, esto facilita y evita pérdidas de tiempo y de materiales para la empresa así también se disminuyen errores y se pueden perfeccionar los procedimientos, si son muchas actividades en un puesto es recomendable realizar un diagrama de flujos.

Caso

Rosa María Rivas es una accionista de la Sociedad Limitada NICAFES, S.A. La empresa se dedica a la importación de café en el estado de Chiapas.

La accionista solicita ayuda ya que la organización esta creciendo aceleradamente y se expandirá alrededor de la República Mexicana. Es así que ha decidido estandarizar el procedimineto de reclutamineto y selección de personal a todas sus sucursales. Y se ha visto en la necesidad de contratar los serviciosde un consultor para elaborar uun manual de procedimientos para dicha área.

Actividad

Considerando que tú eres el consultor, se te solicita que desarrolles un manual de procedimienots para el área de reclutamiento y selección de personal de esta empresa.

Recomendaciones:

Toma de referencia los 5 pasos que se recomiendan en el recurso de apoyo.

Recuerda que este documento debe ser claro, preciso y entendido por cualquier persona que lo lea, incluso si es alguien ajeno al área.

1. Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

Manual de procedimientos:

2. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.

3. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a realizarse.

4. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que participarán en las actividades a describir, habrá entonces que describir las actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea

5. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a través de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán.

6. Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

CONCLUSIÓN

El manual de procedimientos sirve para delegar responsabilidades, especificar tareas y gracias a esto se pueden perfeccionar y así evitar pérdidas de tiempo explicando al personal el procediemiento e investigando los pasos consecuentes.

BIBLIOGRAFÍA

• Estudio, análisis y diseño de procedimientos (Rodríguez, 2002)

• Video: ¿Cómo

...