ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS EN EL PROCESO FINCANCIERO CONTABLE

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 SEDE PÉREZ ZELEDÓN

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO

INFORME FINAL

NOMBRE DEL PROYECTO: ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS EN EL PROCESO FINCANCIERO CONTABLE

ENTIDAD BENEFICIADA: INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SEDE REGIÓN BRUNCA

ESTUDIANTE: ANDREY ARAYA UMAÑA

TUTORA: SOFÍA QUESADA MONTANO

MARZO 2017

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Objetivos

Objetivo General

Colaborar con la realización de las conciliaciones bancarias, así como los diferentes tipos de actividades que se realizan dentro del sistema financiero contable en el Instituto Nacional de Aprendizaje sede Pérez Zeledón, con el propósito de que la entidad cuente con información actualizada.

Objetivos Específicos

• Actualizar la información contable requerida para la elaboración de las diferentes conciliaciones del proceso financiero contable digitando además en el sistema los datos requeridos.
• Recomendar un procedimiento administrativo adecuado para llevar a cabo las conciliaciones bancarias con el fin de que no se atrase su elaboración.    

Actividades Realizadas

• Se realizó el arqueo de las garantías pendientes en efectivo y valores registrados en el sistema financiero contable.
• Se archivaron las garantías en valores de manera alfabética en el ampo de custodia.
• Se archivaron facturas de combustibles de la flotilla de vehículos de los meses Junio, Julio, Agosto, Setiembre, Octubre y Noviembre del 2016.
• Se registraron los vales de adelantos de viáticos en el libro auxiliar de caja chica.
• Se archivaron los documentos de rendición de fondos “movimiento presupuestarios y contables del mes”
• Se dio inicio con las conciliaciones bancarias, archivando los documentos según su número de cuenta corriente.
• Se elaboró una carpeta de archivos en donde se registraron todos los formatos actualizados de caja chica, que serán usados por el encargado de caja en el periodo 2017, como cierres diarios, cierre mensual, órdenes de pago, pedido por camión remesero, presupuesto 2017, transferencias realizadas, arqueos diarios, cuenta clientes actualizadas, libro de caja chica 2017 y solicitud de registro remesa.
• Se archivaron los formularios de renta utilizados por el cajero a través de un consecutivo numérico.
• Se colaboró en realizar el cierre diario de la caja chica.
• Si dio inicio con la realización de las conciliaciones de adelantos de viáticos y perecederos, en las cuales se verificó que los datos en el Sistema de Información Financiera concuerde con los registros físicos.
• Se archivaron las conciliaciones de adelanto de viáticos y perecederos según el orden de los meses del año.
• Se verificó que las liquidaciones de viáticos a cubrir cuenten con su sello y firma respectiva.
• Se verificó que las conciliaciones de adelanto de viáticos y perecederos cuenten con su respectivo sello y firma.
• Se verificó que los datos de las liquidaciones a cubrir y vales cancelados registrados en el sistema financiero contable concuerde con los registros físicos.
• Se realizó un cuadro en Excel donde se registraron todos los gastos de caja chica y fondos de rendición de todos los meses del año 2016.
• Se actualizó el libro de bancos en colones de la cuenta Bancredito y dos cuentas corrientes del Banco Nacional, que comprende transferencias, depósitos y clientes.
• Se actualizó el libro auxiliar de las garantías pendientes en liquidar en valores.
• Se realizó arqueo de cheques en blanco que se encuentran en custodia por el cajero.
• Se digitaron transferencias de viáticos del fondo de caja chica, a través del sistema financiero “SIF”
• Se registró dichas transferencias en el libro auxiliar de caja chica.
• Se continuó con la realización de las conciliaciones bancarias, conciliando los estados del banco con el libro auxiliar de la cuenta corriente.
• Se realizó el cierre mensual de las remesas, en ellas se encuentran todas las liquidaciones de viáticos y vales cancelados.
• Se realizó el cierre de la ruta de pago de viáticos del mes de noviembre del 2016, en la cual se registró todos los bienes y servicios utilizados por los proveedores, así como también el tiempo en que los proveedores utilizaron los bienes y servicios.
• Se realizaron depósitos de viáticos a los docentes del INA, así como también digitar las liquidaciones y los vales al sistema financiero contable.
• Se continuó con la realización de las conciliaciones bancarias, verificando que los datos digitados concuerde con los registros físicos.
• Se dio inicio con la realización de la conciliación bancaria del mes de noviembre, verificando que los datos en los libros del INA concuerde con los reportes del Banco.
• Se realizó un cuadro en Excel en donde se digitó las órdenes de compra pendientes de pago, en las cuales se registró el número de la orden, la fecha en que se emitió, el nombre de la empresa o de la persona que solicitó la orden de compra y el monto total.
• Se clasificó los montos totales de las órdenes de compra según su tipo de moneda, es decir, separando las órdenes de compra en colones y en dólares.
• Se finalizó la realización de la conciliación bancaria del mes de noviembre, digitando los montos ya verificados en el sistema financiero.        

Resultados Obtenidos

Durante el desarrollo del proyecto de TCU en el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) sede Región Brunca, los resultados generados por las actividades realizadas, fueron de gran ayuda para el departamento Financiero Contable de dicha institución, ya que muchas de las tareas ejecutadas ayudaron a actualizar gran parte de los documentos que cuenta el mencionado departamento, que estaban pendientes de revisar. Por ejemplo: la mayoría de las remesas de vales cancelados y liquidaciones a cubrir, no contaban con los sellos respectivos ni con la firma del encargado, por lo que se realizó la tarea de verificar de que cada remesa (de la 1 a la 32) contaran con los sellos necesarios, las respectivas firmas del encargado, y estuvieran ordenados de acuerdo a su número de vale o liquidación.

La mayoría de las conciliaciones de viáticos y perecederos estaban pendientes de revisar, debido a que los registros en el sistema financiero no concordaban con los registros físicos, lo que generaba que la conciliación no dieran números exactos, por lo que se vio en la obligación de revisar todas las conciliaciones del año 2016, para verificar cuales dieron números exactos y cuáles no, y realizar las correcciones necesarias, así como también se verificó que estuvieran ordenados según a los meses del año. En algunas ocasiones se revisó las conciliaciones del año 2014 y 2015, ya que algunos de los registros físicos de esos años tenían datos incompletos, por lo que se tuvo que buscar en el sistema financiero la información faltante, para completar los documentos respectivos.

ANALISIS FODAL

A. Fortalezas

1. La puntualidad, seriedad, responsabilidad y el ordenamiento para realizar las tareas fueron mis principales fortalezas para el desarrollo del proyecto.

1. El departamento financiero contable del Instituto Nacional de Aprendizaje cuenta con la seguridad adecuada para el ingreso a dicho departamento, ya que se usan bitácoras para el registro de las visitas que realiza el personal de la institución. Además que posee un reglamento de uso de recursos informáticos que cuentan con deberes y prohibiciones a nivel nacional del INA, el cual garantiza el adecuado uso de la tecnología disponible. También se puede destacar que Instituto Nacional de Aprendizaje siempre ha tenido una gran calidad y prestigio en los cursos que imparte.
2. La principal fortaleza del proyecto es que el departamento financiero contable de la institución ahora cuenta con la documentación actualizada, por lo que los colaboradores de dicho departamento ya no tendrán problemas para la realización de sus tareas diarias, ya que todos los documentos se encuentran sellados, firmados y ordenados según a los meses del año, por su número de cuenta o por diferentes archivadores. Además que las diferentes conciliaciones fueron finalizadas con números exactos y ordenados en sus respectivos ampos.

B. Oportunidades

1. El Instituto Nacional de Aprendizaje podría contratar a más personal, ya sea funcionarios o profesores, que cumplan con los estándares de la institución. Además que con la gran calidad y prestigio que cuentan los cursos que imparte el INA, la organización puede llegar a formar estudiantes con excelente formación académica.
2. El adquirir nuevos conocimientos en las labores contables fue una gran oportunidad para mi persona, ya que con esos conocimientos adquiridos, se pueden ejercer más adelante en el mercado laboral.

C. Debilidades

1. La carencia de personal en el departamento financiero contable, así como también el desplazamiento del recurso humano, es decir, el personal o los profesores de la institución encuentran salarios más competitivos en el mercado laboral.
2. Es un proyecto que lleva mucho tiempo y dedicación, ya que muchas de las tareas realizadas ocuparon la mayor parte del día para poder finalizarlas.
3. La elaboración de las conciliaciones bancarias en muchas empresas utilizan métodos muy distintos a los que enseñan en la universidad, por lo que es importante para mi persona reforzar este punto, ya que estas conciliaciones son de suma importancia en las organizaciones para llevar un control adecuado de los reportes de la empresa y del banco.

D. Amenazas

1. La pérdida de tiempo de trabajo dedicado a la realización de muchos trámites administrativos (burocracia). Así como también estar expuesto a daños por la presencia de un desastre natural.

E. Limitaciones

1. El exceso de trabajo que presentan los colaboradores del departamento financiero contable les impide finalizar las labores pendientes, ya que cada día se presentan nuevas tareas a realizar a un tiempo mucho menor, por lo que los trabajadores tienden a dejar una tarea sin terminar para dedicarse a las nuevas labores que se le presentan a diario.
2. En la tercera semana de noviembre, el país se encontraban en alerta roja por el paso del huracán Otto, por lo que las instalaciones del INA, sede Región Brunca se encontraron cerradas en el tiempo que duró dicho huracán (dos días) en el país, por lo que se me impidió continuar con mis labores en la institución.

VALORACIÓN DE LA EXPERIENCIA

1. Antes de la realización del proyecto de TCU en el Instituto Nacional de Aprendizaje, sede Región Brunca, el departamento financiero contable contaba con la mayoría de los documentos sin sus sellos respectivos, firmas del encargado o bien se encontraban mal ordenados, por lo que parte de mi trabajo, a como se mencionó anteriormente en los resultados obtenidos, fue revisar todas las remesas (de la 1 a la 32) para verificar cuales fueron los documentos que carecían de los sellos y las firmas del encargado, por lo que al final, todas las remesas anteriormente mencionadas, terminaron firmados por el encargado de caja de chica, sellados y ordenados por su números de vale o liquidación.

También se debe mencionar que la mayoría de las conciliaciones de viáticos y perecederos del año 2014 y 2015 les faltaban documentos que estaban registrados en el SIF (sistema financiero contable) pero no estaban impresos, por lo que se tuvo que revisar todas las conciliaciones realizadas en los años antes mencionados, para verificar cuales documentos estaban pendientes de imprimir; al final del trabajo, todas las conciliaciones de viáticos y perecederos del año 2014 y 2015 quedaron finalizados con sus documentos respectivos, así como también revisados y firmados por el contador.

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